Comment gérer les mauvaises performances en 5 étapes

Devenir un nouveau manager peut être l’une des transitions les plus difficiles de votre carrière. En plus de diriger une équipe, vous devez également apprendre à gérer les mauvaises performances de vos subordonnés directs.

Même si vous gérez des équipes depuis des années, la gestion des mauvaises performances est une compétence unique qui demande beaucoup d’entraînement. La bonne nouvelle ? C’est quelque chose que vous pouvez apprendre.
Nous sommes là pour vous aider en vous donnant un exemple concret de ce que représente la gestion des mauvaises performances au travail. De plus, nous vous expliquerons ce qu’est une mauvaise performance d’un employé, quelles en sont les causes et comment vous pouvez y faire face en toute confiance en tant que manager ou dirigeant.

Qu’est-ce qu’une mauvaise performance ?

Par définition, on parle de mauvais rendement au travail lorsqu’un employé ne répond pas aux attentes ou aux responsabilités de son poste. Un employé peut également être sous-performant s’il n’atteint pas ses objectifs ou ne franchit pas certaines étapes dans une période donnée.
Les problèmes de performance peuvent également être liés à la façon dont un employé s’engage ou se comporte au sein de son équipe. En fait, les mauvaises performances au travail peuvent aller de l’arrivée en retard systématique à l’oubli de tâches essentielles, en passant par les conflits avec les collègues.

Exemples de mauvaises performances

Des performances insatisfaisantes au travail peuvent nuire à la productivité et au moral de toute votre équipe. Même si elles ne sont pas intentionnelles, les erreurs de bureau doivent être traitées. Voici quelques exemples pour montrer à quoi ressemble une mauvaise performance au travail :

• Jamais à l’heure : qu’il s’agisse d’une réunion ou d’une échéance, les employés peu performants ne sont jamais capables de répondre aux attentes en matière de temps.

• Attitude négative : au lieu de collaborer avec les membres de l’équipe et d’entreprendre de nouveaux projets avec une attitude positive, les employés se plaignent et provoquent des conflits.

• Incapacité à accomplir les tâches : que ce soit parce qu’ils manquent de capacités ou qu’ils sont simplement paresseux, les employés peu performants n’arrivent tout simplement pas à accomplir les tâches.

• Incapacité à accepter le retour d’information : lorsque vous partagez un retour d’information pour aider vos employés à s’améliorer, ils n’en tiennent pas compte et, en fin de compte, font les mêmes erreurs de manière répétée.
• Manque d’attention aux détails : qu’il s’agisse de ne pas répondre à des courriels importants ou de manquer des étapes lors de la réalisation de projets, les employés semblent avoir la tête dans les nuages, plutôt que de se concentrer sur leur travail.

Gérer les mauvaises performances d’un employé : un exemple concret

Voici un exemple de mauvaise performance auquel j’ai été confronté avec l’un de mes clients de coaching.
Imani a été promue à un poste de manager plus tôt cette année. Son équipe de 5 personnes se porte très bien, à une exception près, Juliette. Le travail de Juliette ne répond pas aux attentes d’Imani. Son travail est bâclé, les soumissions sont pleines d’erreurs et elles sont souvent soumises en retard.
Imani a essayé de donner du feedback à Juliette, mais alors que Juliette corrige les problèmes de performance qu’Imani lui signale, elle ne semble pas intégrer le feedback dans les devoirs suivants, qui présentent souvent des problèmes similaires. Le travail de Juliette ne s’améliore pas, malgré les commentaires constants d’Imani.
Imani a commencé à envisager de la laisser partir, mais elle craint de ne pas avoir fait assez pour aider Juliette à s’améliorer. Elle veut être juste envers Juliette, mais aussi envers le reste de son équipe et réussir en tant que nouveau manager. Imani doit apprendre à gérer les mauvaises performances de Juliette.

Quelles sont les causes d’une mauvaise performance ?

Avant de s’attaquer aux problèmes de performance, il est bon d’en comprendre la cause profonde. Chaque employé est différent, et les mauvaises performances peuvent provenir de n’importe où.
Cela dit, voici quelques-unes des causes les plus courantes des mauvaises performances au travail :

• Problèmes dans leur vie personnelle : Nous savons tous que, que vous soyez épuisé par la garde de vos enfants ou que vous souffriez de problèmes médicaux, cela peut avoir un impact important sur votre travail. Si la vie se met en travers de votre chemin, vous et votre employé pouvez peut-être travailler ensemble pour trouver une solution temporaire jusqu’à ce que le problème personnel soit résolu.

• Épuisement professionnel ou autres problèmes de bien-être : Il peut être difficile de maintenir un équilibre entre le travail et la vie privée. Si l’épuisement professionnel est à l’origine des problèmes de performance de votre employé, vous aurez besoin d’une approche unique pour l’accompagner tout en lui apportant le soutien dont il a besoin pour se rétablir.

• Conflit sur le lieu de travail : Souvent, un conflit entre collègues est subtil – mais même s’il n’est pas évident, il peut être source de stress, de distraction et de frustration pour les personnes concernées. Cela conduit inévitablement à de mauvaises performances. La bonne nouvelle ? Les conflits, s’ils sont bien gérés, peuvent en fait être productifs.

• Lacunes en matière de compétences : Votre employé s’est peut-être vu confier une responsabilité qu’il ne sait pas du tout comment gérer, mais il a peur d’admettre qu’il a besoin d’aide. Il essaie de se débrouiller tout seul, mais ce dont il a vraiment besoin, c’est d’un manager pour le former et le guider.
• Manque de motivation : Parfois, les employés ne sont tout simplement pas assez motivés pour s’intéresser à leur travail. Ils pensent peut-être que leur travail n’aura pas d’impact, alors pourquoi faire des efforts ? Ils peuvent aussi se sentir dépassés, ne pas savoir quelles sont leurs responsabilités ou tout simplement s’ennuyer. Tout cela peut réduire leur motivation à travailler.

Identifier les mauvaises performances

Il y a de fortes chances pour que vous reconnaissiez une mauvaise performance quand vous la voyez. Cela dit, il peut être nécessaire d’observer intentionnellement pour distinguer une tendance à la mauvaise performance d’une erreur occasionnelle sur le lieu de travail.
Personne ne peut être parfait en permanence. Voici donc quelques questions à vous poser pour identifier les mauvaises performances des membres de votre équipe :

• Est-ce qu’un employé n’a pas atteint ses objectifs pendant un mois ou plus à la fois ? Manquer un objectif est logique, mais si c’est constant, c’est un signal d’alarme.
• La qualité du travail qu’il soumet est-elle constamment médiocre, ou s’agissait-il d’un seul travail ?
• Ne parviennent-ils pas à terminer leurs tâches, à respecter les délais et à communiquer ? Est-ce qu’ils empêchent constamment votre équipe de travailler en ne remplissant pas leurs propres responsabilités ?
• Ont-ils tendance à entrer en conflit avec leurs collègues ou leurs supérieurs ? Ou n’avez-vous vu qu’un seul désaccord hors de propos ?
• Répondent-ils positivement aux commentaires, en apportant des changements immédiatement lorsque vous le leur demandez ? Ou sont-ils sur la défensive et ne parviennent-ils pas à mettre en œuvre une critique constructive ?

Comment s’attaquer aux mauvaises performances

Le lancement d’un processus de gestion des performances peut être intimidant. Il n’est jamais agréable de critiquer quelqu’un, ou pire, de le licencier s’il ne peut pas apporter les améliorations dont vous avez besoin.
Nous sommes là pour vous aider avec le guide ultime, étape par étape, pour lutter contre les mauvaises performances des employés :

1. Préparez-vous à une réponse émotionnelle
2. Aborder le problème en face à face
3. Impliquer les ressources humaines dès le début
4. Établir un plan de réussite
5. Assurez le suivi et prenez des décisions difficiles lorsque vous en avez besoin.

Maintenant, plongeons un peu plus profondément dans chacune de ces étapes.

1. Préparez-vous à une réponse émotionnelle

Avant toute conversation difficile, vous devez vous entraîner – et être prêt à tout.
Revenons à l’exemple d’Imani et Juliette. En tant que manager abordant une conversation sur les performances, Imani doit se préparer à une forte réaction. Imani connaît Juliette, mais ce genre de conversation n’est jamais facile.

• Que fera Imani si Juliette nie tous ses problèmes de performance ?
• Et si elle se met à pleurer ?
• Et si elle se met en colère ? Ou ne montre aucune émotion ?

Si votre subordonné direct devient trop émotif pour poursuivre la conversation, faites une pause. Cependant, revenez toujours à la discussion. N’abandonnez pas la conversation parce qu’elle est difficile.

2. Aborder le problème en face à face

Une fois qu’Imani a identifié exactement les problèmes de performance de Juliette, elle doit s’asseoir face à face avec Juliette (même si c’est par un appel Zoom). Imani devra être franche et factuelle lorsqu’elle communiquera que le travail de Juliette ne répond pas à ses attentes.
Vous vous demandez par où commencer ? Essayez une déclaration d’ouverture comme « Juliette, nous avons eu cette conversation à plusieurs reprises, à propos de [these specific errors]et nous les voyons toujours. Aidez-moi à comprendre ce qui vous empêche de faire ce travail de manière à répondre aux attentes. »
Une fois que vous avez entamé la conversation, voici quelques conseils pour la rendre aussi fructueuse que possible :

• Évitez la technique du « sandwich au compliment ». Certaines personnes essaient d’atténuer le choc d’un retour négatif en faisant cela, mais cela peut en fait détourner l’attention de votre message principal. Les gens choisissent souvent d’entendre les bonnes choses et d’ignorer les mauvaises.
• Assumez un rôle de coach. Posez beaucoup de questions pour comprendre si les problèmes de performance sont plus profonds que la surface. Les meilleurs managers accompagnent leurs employés – ils ne s’attendent pas à ce que les employés trouvent seuls une solution.
• Écoutez activement. Une conversation franche peut souvent révéler de nouvelles informations, alors écoutez attentivement votre coéquipier. Vous lui donnerez ainsi l’espace dont il a besoin pour exprimer ses propres préoccupations, ce qui peut ensuite vous aider à créer une stratégie pour améliorer ses performances.

3. Impliquez les ressources humaines dès le début

En tant que coach, je crois qu’il est important d’impliquer un partenaire des ressources humaines dès le début lorsqu’il s’agit de problèmes de performance. Par exemple, Imani, un nouveau manager, aurait besoin de comprendre les politiques de l’entreprise pour traiter correctement les mauvaises performances. Un partenaire RH peut vraiment l’aider dans ce cas.
Si Juliette a toutes les compétences et le soutien dont elle a besoin et qu’elle n’est tout simplement pas performante, Imani devra peut-être suivre la voie du plan d’amélioration des performances. Un partenaire RH sera très utile pour s’assurer que cela est fait correctement. Par exemple, les RH peuvent aider à déterminer le temps nécessaire pour corriger le problème. Quelle que soit la cause de la non-performance, les RH sont une excellente source de soutien.

4. Faites un plan pour réussir

Il est maintenant temps de créer une stratégie qui aidera vos employés à améliorer leurs performances. Avec le bon plan et un bon coach (vous !), vous pouvez voir les travailleurs peu performants commencer à s’épanouir à nouveau.
Voici les éléments les plus importants d’un plan visant à améliorer les mauvaises performances :

• Définissez des attentes claires : Assurez-vous que les employés comprennent exactement ce qu’ils sont censés faire différemment. Mettez-le par écrit pour qu’ils sachent ce qu’ils sont censés faire.
• Remédiez aux lacunes en matière de compétences : Y a-t-il des compétences spécifiques qui manquent à l’employé ? A-t-il besoin d’une nouvelle formation ? Existe-t-il un parcours d’apprentissage qui pourrait l’aider à se perfectionner et à améliorer ses performances ? Décidez des actions concrètes que votre employé peut entreprendre, et assurez-vous qu’il les mène à bien.
• Examinez l’adéquation globale du poste : Si un employé n’a pas les bonnes compétences techniques pour sa description de poste actuelle, quelles sont ses autres compétences ? S’il a un bon esprit d’équipe et s’il correspond à la culture de l’entreprise, vous pourrez peut-être lui trouver un meilleur rôle au sein de votre organisation.

• Évaluez votre propre style de gestion : Demandez-vous s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour affiner votre style de gestion et qui pourrait vous aider. C’est le moment idéal pour demander à votre propre patron de vous faire part de ses commentaires et de vous conseiller afin que vous puissiez devenir le meilleur leader et manager possible.

5. Faites un suivi, et soyez prêt à prendre une décision difficile si nécessaire.

Une fois que vous avez créé une stratégie à toute épreuve pour aider votre employé à améliorer ses performances, assurez-vous de faire un suivi régulier. Si vous ne constatez aucun changement, vous devrez commencer à poser des questions difficiles.
Par exemple, votre employé possède-t-il toutes les compétences requises mais ne parvient pas à faire son travail ? Si c’est le cas, une formation supplémentaire ne contribuera pas à améliorer les performances, et il est peut-être temps d’envisager un licenciement. Ce n’est jamais la décision que vous voulez prendre en tant que manager, mais les meilleurs leaders savent comment et quand prendre des décisions difficiles.
À long terme, même s’il faut en venir au licenciement, tout le monde y gagnera : votre employé trouvera un rôle mieux adapté à ses compétences et votre organisation pourra embaucher quelqu’un qui conviendra mieux à l’équipe.

Améliorer la motivation en créant un sentiment d’utilité

Vous savez maintenant comment gérer les mauvaises performances de votre équipe. Mais avant de conclure, nous souhaitons vous faire part d’une stratégie unique pour améliorer les performances. Saviez-vous que les employés qui se sentent concernés par leur travail ont tendance à être beaucoup plus engagés et motivés ?
Une étude Gallup montre que lorsque les employés sont liés à la mission ou à l’objectif d’une organisation, cela réduit le taux de rotation du personnel et améliore la rentabilité. Les employés ont besoin de s’approprier leur travail, et ils doivent voir comment celui-ci a un impact au-delà de leur quotidien.
Alors, comment pouvez-vous améliorer la motivation de votre équipe et l’aider à se sentir plus concernée par son travail ? Vous devez rendre les choses personnelles :

• Discutez avec votre équipe de ce qui compte pour eux, de ce qu’ils apprécient à un niveau personnel, et de la manière dont cela se rattache à la mission de l’entreprise.
• Aidez-les à voir comment leurs forces personnelles et leurs responsabilités quotidiennes peuvent faire une réelle différence dans le monde et dans l’organisation.
• Reliez les objectifs de l’équipe et les projets individuels à l’objectif global de l’entreprise, et discutez de la manière dont chacun d’entre eux a un impact réel.

Ces actions peuvent vous aider à créer une culture de haute performance. Les employés auront un véritable sens de l’objectif et seront donc motivés pour faire leur meilleur travail.

Améliorer les performances médiocres

La gestion des mauvaises performances est une compétence essentielle à acquérir. C’est toujours difficile, mais cela devient plus facile. Si vous pouvez aider un membre de l’équipe à se remettre sur la bonne voie et à réussir dans son rôle, vous éprouverez un incroyable sentiment d’accomplissement.
Pour bien faire, vous devrez communiquer ouvertement et honnêtement et adopter une attitude positive et empathique. Vous aurez également besoin de patience et de courage pour avoir des conversations difficiles.