Comment fonctionnent les avantages sociaux des employés ?

La portée des avantages sociaux s’est élargie au fil du temps, mais le concept de base reste le même. D’excellents avantages permettent d’attirer de nouveaux talents et de soutenir les employés que vous avez déjà.
Des avantages compétitifs peuvent aider une entreprise à recruter des talents recherchés. D’excellents avantages permettent également de garder le personnel actuel en bonne santé, motivé et moins distrait par les préoccupations de la vie quotidienne.
Dans cet article, nous examinerons certains avantages sociaux courants et la manière dont les entreprises créent des régimes d’avantages sociaux. Nous verrons également comment l’assistance offerte par l’employeur évolue pour répondre à des besoins changeants.

Que sont les avantages sociaux des employés ?

Les avantages sociaux sont une forme de compensation offerte en plus d’un salaire ou d’une rémunération. Les avantages non salariaux les plus courants sont l’assurance médicale, l’assurance invalidité, l’assurance vie, l’épargne retraite, les congés payés et les congés maladie.
Aux France, l’IRS exclut de nombreux avantages du salaire imposable d’un employé. Les employés ne sont pas imposés pour l’assurance maladie, les cotisations au compte d’épargne santé, l’assurance vie, l’aide aux frais de scolarité et l’épargne retraite.
Une variété d’avantages sociaux non pécuniaires – également appelés « avantages accessoires » – peuvent également contribuer à attirer et à retenir les employés. Il peut s’agir d’une aide aux frais de scolarité et de comptes de dépenses médicales ou de garde d’enfants flexibles.

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L’importance des avantages sociaux des employés

Le coût monétaire de l’offre d’avantages compétitifs peut être élevé pour un employeur. Mais, la valeur réelle qu’ils procurent est plus élevée à long terme.
Selon le Bureau of Labor Statistics des France, l’indemnisation des travailleurs a coûté aux employeurs du secteur privé 35,95 euros par heure travaillée en moyenne. Les avantages sociaux représentent près de 30 % de ces coûts. Les salaires et traitements constituent le reste.
Ce montant peut sembler élevé pour maintenir une main-d’œuvre heureuse. Mais la pénurie de talents est un risque majeur pour les organisations du monde entier, selon une enquête de Gartner sur les risques émergents de 2019. Être trop frugal avec les avantages sociaux des employés rend plus difficile la concurrence pour les talents en demande. De bons avantages permettent également de retenir les employés de longue date qui possèdent de précieuses connaissances institutionnelles.
L’assurance médicale, en particulier, peut être très coûteuse. Mais si des employeurs concurrents proposent un lieu, un salaire et un titre de poste similaires, un meilleur régime d’assurance maladie peut vous mettre en position de force.
Un bon ensemble d’avantages sociaux est également bon pour le moral et peut inspirer la loyauté des travailleurs. Les travailleurs voient que leur employeur s’investit pour les aider à atteindre leurs objectifs personnels et financiers. Les employés satisfaits ont tendance à manquer moins de jours de travail, sont moins susceptibles de démissionner et s’engagent davantage en faveur des objectifs de l’entreprise.

La différence entre les régimes obligatoires et non obligatoires d’avantages sociaux des employés

Les avantages obligatoires sont exigés par la loi. Les avantages non obligatoires, ou discrétionnaires, sont conçus pour accroître la loyauté et la satisfaction au travail et attirer les employés potentiels.
Les entreprises sont tenues par le gouvernement fédéral de fournir les avantages obligatoires suivants :

• Medicare et Social SecurityTous les employés américains cotisent à ces programmes d’avantages sociaux mandatés par le gouvernement fédéral pendant qu’ils travaillent. Les travailleurs « bénéficient » de ces programmes après leur retraite ou à l’âge de 65 ans. Medicare et Social Security sont appelées taxes sur les salaires car l’employé et l’employeur paient par le biais de déductions salariales.

• Assurance contre les accidents du travailL’assurance contre les accidents du travail couvre les coûts de l’employé liés à une blessure ou à une maladie résultant de son travail. Ces coûts comprennent les soins médicaux, les traitements, la réadaptation et les congés payés ou les revenus de remplacement.

• Assurance chômageCette assurance obligatoire est disponible si un employé perd involontairement son emploi. Elle fournit un remplacement partiel du revenu pendant une période déterminée. L’employé et l’employeur cotisent tous deux à l’assurance chômage. Elle est administrée par le gouvernement, tant au niveau des États qu’au niveau fédéral. Ne confondez pas avec l’indemnité de licenciement – une entreprise peut verser une indemnité de licenciement à un employé qui est licencié ou mis à pied. Les personnes demandent souvent des allocations de chômage après le versement de leur indemnité de départ.

• Couverture des soins de santéL’Affordable Care Act (ACA) exige que toute organisation comptant 50 employés à temps plein ou plus fournisse une couverture des soins de santé. Les entreprises doivent déclarer la valeur de l’assurance maladie sur les formulaires W2 des employés. Elles doivent également remplir des documents auprès de l’IRS détaillant le coût et les types de plans d’assurance qu’elles offrent à leurs employés. En vertu de l’ACA, le gouvernement fédéral peut imposer des pénalités aux entreprises qui n’offrent pas une assurance maladie suffisante à leurs employés à temps plein.

• Federal Family Medical Leave Act (FMLA)Cette loi oblige les entreprises privées employant plus de 50 personnes à accorder aux travailleurs jusqu’à 12 semaines de congé sans solde. La FMLA protège la sécurité de l’emploi de l’employé. Les employés peuvent demander un congé familial à la naissance d’un enfant, lorsqu’un conjoint ou un membre de la famille souffrant d’un grave problème de santé a besoin de soins, lors de la transition vers le service militaire actif ou lorsqu’ils s’occupent de leur propre problème de santé grave.

• Les gouvernements des différents États peuvent avoir d’autres exigences. Par exemple, la plupart des États autorisent les employés à prendre des congés pour être juré ou pour voter.

Voici quelques-uns des nombreux avantages discrétionnaires que les employeurs ne sont pas tenus de fournir :

• Certaines formes d’assurance complémentaire
• Assurance-vie
• Plans d’épargne-retraite
• Soins dentaires et visuels
• Programmes de bien-être, tels que le remboursement de l’abonnement à une salle de sport
• Vacances payées, jours fériés ou congés de maladie
• Assurance maladie (uniquement si l’employeur ne remplit pas les conditions de couverture de l’ACA, par exemple s’il emploie moins de 50 personnes).
  Comprendre quels sont les avantages obligatoires est la partie la plus facile – chaque entreprise les aura. Les avantages discrétionnaires sont ceux pour lesquels les employeurs peuvent être créatifs. C’est là qu’ils réfléchissent le plus lorsqu’ils conçoivent un paquet.

Voici plus de détails sur les avantages discrétionnaires les plus courants que les employeurs offrent à leurs employés.

Types d’avantages sociaux

Avantages en matière de garde d’enfants et de soins aux personnes à charge
Un employeur peut offrir des services de garde d’enfants sur place. Certains allouent des montants précis pour les soins aux enfants et aux personnes âgées. D’autres entreprises offrent des programmes permettant aux employés de mettre de côté des fonds pour ces dépenses à partir de leur salaire avant impôt.
Aide au transport quotidien/aux déplacements
Certains employeurs dont les bureaux sont situés dans des zones à fort trafic ou à fort taux de pollution offrent un service de fourgonnette d’entreprise, une allocation de covoiturage ou des allocations de transport public pour encourager les employés à utiliser des moyens de transport écologiques. Ces allocations peuvent être prélevées sur le salaire avant impôt de l’employé.
Assurance dentaire
Cette assurance peut être proposée séparément pour couvrir les examens dentaires, les nettoyages et les radiographies, ainsi que les soins chirurgicaux et orthodontiques. Les employeurs déterminent quels services sont couverts et dans quelle mesure (précisés par les franchises, les quotes-parts, les limites annuelles et les plafonds à vie).
Assurance invalidité
Cette prestation remplace tout ou partie du revenu perdu lorsqu’un travailleur est incapable d’exercer son emploi en raison d’une maladie ou d’une blessure. Les deux principaux types d’assurance invalidité sont les suivants :

• L’assurance invalidité à court terme commence immédiatement ou quelques semaines après un accident, une maladie ou une autre invalidité. Par exemple, une personne blessée dans un accident de voiture se verra offrir quelques semaines payées pour se rétablir.
• L’assurance invalidité de longue durée offre des prestations à un employé qui est incapable d’exercer son emploi en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une invalidité de longue durée.

Avantages pour les partenaires domestiques
Les avantages pour les partenaires non mariés varient selon l’employeur et le lieu. Ceux qui n’offrent pas de tels avantages pourraient se trouver désavantagés par rapport à leurs concurrents qui le font.
Assistance aux employés
Les programmes d’aide aux employés (PAE) peuvent aider les employés en période de crise et pour des besoins spécifiques. Il peut s’agir de planification financière et d’aide fiscale, de conseil en matière de drogues et d’alcool, de conseil en santé mentale et de soins cliniques, et d’autres types de soutien en cas de crise.
Programmes de reconnaissance des employés
Ces programmes permettent aux employeurs de reconnaître les performances de leurs employés. Les programmes de reconnaissance envoient un message sur les types de performances que l’entreprise apprécie et sur la manière dont le comportement des employés est évalué.
Abonnements ou réductions dans les salles de sport
Les employeurs peuvent proposer de payer tout ou partie de l’abonnement à un club de santé ou à une salle de sport afin de promouvoir la santé physique et le bien-être.
Comptes de dépenses ou de remboursement de soins de santé

• Compte d’épargne santé (HSA) – compte bancaire sur lequel les employés versent des fonds, généralement directement à partir de leur salaire. Ces fonds peuvent être utilisés pour les dépenses de santé admissibles ou épargnés pour la retraite. Cet argent peut souvent être investi.
• Compte de dépenses flexible (FSA) – un compte de dépenses qui peut être utilisé pour les services de soins aux personnes à charge, les frais dentaires ou de vision, et les frais médicaux non couverts par un plan de santé.Ces fonds expirent généralement à la fin de chaque année.
• Dispositifs de remboursement des soins de santé (HRA) – un compte que l’employeur possède et auquel il contribue. Les HRA ne sont disponibles que pour les employés qui bénéficient d’une couverture de soins de santé de la part d’un employeur.

Assurance-vie
L’assurance-vie aide les employés à offrir une sécurité financière à un bénéficiaire – souvent un conjoint, un enfant ou un autre membre de la famille – en cas de décès de l’employé. Les employeurs parrainent généralement une assurance-vie qui est plafonnée à un montant fixe de couverture. Les employés ont la possibilité d’acheter une couverture supplémentaire sur la même police. Les plans d’assurance-vie parrainés par l’entreprise sont typiques pour presque tous les travailleurs à temps plein des moyennes et grandes entreprises aux France.
Congé de maternité et de paternité
La durée du congé la plus courante pour les femmes est de six semaines payées et de six semaines non payées. Pour les hommes, de plus en plus d’employeurs commencent à offrir un congé de paternité de deux à six semaines. Souvent, ces congés s’étendent également aux adoptions. Environ 40 % des organisations aux France offrent un congé parental payé, mais cela ne concerne que 16 % de tous les travailleurs américains du secteur privé.
Prestations d’infertilité
Les prestations d’infertilité peuvent être extrêmement précieuses pour les femmes. Les femmes qui poursuivent des études, obtiennent des diplômes avancés et planifient leur carrière dans la vingtaine savent qu’elles pourraient avoir besoin d’un soutien supplémentaire pour devenir parents dans la trentaine et la quarantaine. La valeur ne se limite toutefois pas aux femmes. Les hommes peuvent également avoir besoin d’une intervention médicale pour eux-mêmes ou pour leur partenaire.

Assurance médicale et de santé
Cette assurance couvre les coûts des soins médicaux. Cela comprend les honoraires des médecins et des chirurgiens, les chambres d’hôpital et les médicaments sur ordonnance. Les employeurs prennent généralement en charge au moins une partie de ces coûts. Les employés paient souvent un pourcentage du coût mensuel pour se couvrir et couvrir leurs personnes à charge. Certains régimes médicaux comprennent une couverture des soins dentaires et des soins de la vue. D’autres les proposent séparément, moyennant un coût supplémentaire pour l’employé.
Congés payés (PTO)
Les congés payés comprennent les jours fériés, les congés de maladie et les jours de vacances. En général, les employés accumulent des congés payés au fur et à mesure qu’ils travaillent, ce qui leur permet de continuer à être payés lorsqu’ils s’absentent du travail. Certains employeurs offrent un nombre spécifique de jours fériés, de jours de maladie et de jours de vacances. D’autres les regroupent en une seule catégorie que les employés peuvent utiliser comme ils le souhaitent. Il est de plus en plus fréquent que les entreprises offrent des congés illimités.
Aide à la réinstallation
Les entreprises souhaitent parfois encourager leurs employés à s’installer dans une nouvelle ville ou une nouvelle région. Elles peuvent également utiliser l’aide à la réinstallation pour inciter les nouveaux candidats à accepter une offre d’emploi. L’aide à la réinstallation peut couvrir de nombreux aspects du processus de déménagement. Il peut s’agir de services d’emballage et de déballage, de frais de transport et de déménagement, d’un logement temporaire, de la cession d’une résidence, de l’acquisition d’une nouvelle résidence, d’une aide hypothécaire et d’une formation culturelle et linguistique.
Prestations ou comptes de retraite
Ces fonds sont mis de côté pour fournir aux employés un revenu ou une pension lorsqu’ils prennent leur retraite. Ces prestations se répartissent en deux catégories générales :

• Les régimes à prestations déterminées – souvent appelés régimes de retraite – versent une prestation prédéterminée en fonction du salaire et des années de service. Dans ces régimes, l’employeur assume le risque de l’investissement. Ils sont courants dans les emplois gouvernementaux et chez certains grands employeurs.
• Les régimes à cotisations définies, généralement les régimes 401(k), permettent à l’employeur ou à l’employé de spécifier le nombre de cotisations. Le montant réel de la prestation est généralement lié au rendement des investissements, qui n’est pas garanti. Un programme 401(k) peut offrir aux employés un moyen fiscalement avantageux d’épargner pour leur retraite. Il est plus facile (et plus probable) pour l’employé de désigner une contribution fixe à partir de chaque chèque de paie. Les entreprises versent souvent une contribution équivalente à un pourcentage des cotisations des employés.

Télétravail
Ce qui a commencé comme un avantage pour améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est devenu essentiel pendant la pandémie de COVID-19. Alors que les employeurs consolident des baux immobiliers coûteux et ferment des bureaux pour faire face à l’impact économique de la pandémie, beaucoup étendent les politiques de travail à domicile. D’autres ont adopté des accords de télétravail hybrides permanents. Reste à savoir quelles dispositions seront considérées comme des avantages.
Remboursement des frais de scolarité
Les employeurs prennent parfois en charge tout ou partie des frais de participation à des cours liés au domaine de travail d’un employé, avec l’accord de l’employeur. Il peut s’agir de cours déjà suivis ou de cours à suivre, comme ceux d’un programme d’études supérieures. Parfois, les employeurs aident les employés à réduire leur dette d’études.
Assurance soins de la vue
Tout comme l’assurance dentaire, l’assurance pour la vue peut faire partie d’un ensemble d’assurances médicales ou être offerte séparément. Cette assurance couvre souvent une partie du coût des examens de la vue, des lunettes, des lentilles de contact et d’autres services offerts par les ophtalmologistes, les optométristes et les opticiens.
Programmes de bien-être
Les programmes de bien-être visent à améliorer la santé ou la condition physique des employés. Les employeurs peuvent proposer des dépistages, des programmes de remise en forme, des conseils en nutrition, un encadrement et des soins préventifs.

Comment élaborer un plan d’avantages sociaux pour les employés

Vous souhaitez concevoir des régimes d’avantages sociaux uniques et attrayants pour votre personnel. Les possibilités ne manquent pas. Mais il est important de les présenter de manière claire et utile. Enfin, assurez-vous que les employés comprennent ce qui leur est proposé.
Que ce soit votre première fois ou que vous remaniiez un ensemble existant, voici quelques étapes clés à suivre :

1. Ayez des objectifs clairs. Les objectifs et le budget de l’organisme en matière d’avantages sociaux serviront de guide général pour établir la sélection et la conception du programme d’avantages sociaux. Vous pouvez suivre ce guide pour déterminer la meilleure façon d’évaluer le coût des avantages sociaux.
2. Sachez ce que veulent vos employés. Une évaluation des besoins peut éclairer la perception qu’a un employeur des besoins en matière d’avantages sociaux de ses employés, des pratiques de ses concurrents en matière d’avantages sociaux et des lois et réglementations fiscales. Pour la plupart des entreprises, il n’y a pas de réponse unique à ce que veulent les employés. La main-d’œuvre se répartit entre les générations et les étapes de la vie, ainsi qu’en fonction de la répartition géographique. Le meilleur régime d’avantages sociaux est celui qui offre le plus de souplesse et de possibilités de personnalisation possible.
3. Formulez un programme d’avantages sociaux. Concevez le programme de manière à ce que vos offres correspondent à votre budget. À l’aide des données recueillies à l’étape 2, l’employeur peut établir des priorités dans ses offres d’avantages sociaux.
4. Communiquez avec les employés. La compréhension des avantages par les employés est essentielle à leur adhésion et à leur utilisation. Travaillez avec votre service de communication interne pour promouvoir les offres. Et envisagez des conversations plutôt que de simples messages.
5. Évaluez périodiquement l’efficacité des avantages sociaux. Évaluez dans quelle mesure le programme et les avantages spécifiques répondent aux objectifs de l’organisation et aux besoins des employés.

Dans l’ensemble, il est préférable de considérer les avantages sociaux comme des incitations à aider vos employés dans leur vie en dehors du bureau. La plupart des employés tiennent compte des avantages sociaux d’une entreprise lorsqu’ils décident d’accepter une offre d’emploi. Maintenez les vôtres au niveau de ceux de vos concurrents afin de ne pas laisser passer de grands talents.