Comment établir un plan d’action pour le management en 6 étapes

Il est probable que nous ayons tous des objectifs que nous aimerions atteindre dans notre vie professionnelle. Parfois, ils commencent par de grandes ambitions. Nous avons une idée du type de résultat final que nous souhaitons obtenir, mais nous ne sommes pas toujours sûrs de la manière dont nous y parviendrons.

D’autres fois, nous avons des objectifs très concrets. Pourtant, il se peut que nous ne connaissions pas le chemin pour y parvenir. Un plan d’action pour vous aider à rester responsable de la réalisation de vos objectifs est un moyen de vous aider. Un plan d’action est comme une feuille de route. Il vous servira de guide pour vous aider à franchir toutes les petites étapes qui jalonnent votre parcours.

Avec la collaboration accrue entre les équipes, il est probable que plusieurs membres de l’équipe devront vous aider à atteindre vos objectifs. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, un plan d’action peut contribuer à améliorer l’alignement de l’équipe.

Si vous vous demandez comment établir un plan d’action pour la gestion de projet, nous allons le détailler dans ce guide. Nous vous expliquerons également comment vous assurer que votre plan d’action fonctionne efficacement.

6 étapes pour établir un plan d’action pour le management

Une grande partie de la planification stratégique se concrétise par des plans d’action. Afin de créer un plan d’action efficace, il est important de travailler à rebours à partir du résultat souhaité. Il est également important d’être réaliste quant aux objectifs que vous vous fixez, c’est-à-dire de vous assurer qu’ils sont à la fois SMART et réalisables.

Si vous êtes prêt à vous lancer, suivez ce guide étape par étape.

1. Identifiez les objectifs de votre projet

Tout d’abord, déterminez quel est le résultat que vous souhaitez obtenir. Commencez à réfléchir à l’objectif dans une perspective globale. Définissez votre objectif et, à partir de là, vous serez mieux équipé pour élaborer un modèle de plan d’action.

2. Décrivez vos principaux objectifs

Chez RecrutementPro, nous utilisons ce que l’on appelle des objectifs et des résultats clés (OKR). Il s’agit d’un cadre de définition des objectifs qui nous aide à aligner la planification de nos projets, en particulier lorsque nous collaborons avec d’autres personnes.

Il est également possible qu’il y ait plusieurs façons d’aborder un même objectif. En définissant votre objectif, vous pouvez commencer à réfléchir au type de résultats que vous aimeriez obtenir en l’atteignant. À partir de là, vous pourrez affiner votre approche stratégique pour atteindre cet objectif spécifique.

3. Décomposez vos actions en tâches plus petites

Prenons un exemple simple pour mieux cerner cette étape. Par exemple, votre objectif est d’organiser un événement « happy hour » pour un client potentiel. Votre objectif est d’inciter ce client potentiel à devenir un client.

À première vue, ce projet peut sembler purement lié à l’organisation d’un événement. Bien sûr, vous devrez prendre en compte des éléments tels que le calendrier, les principales parties prenantes, la liste des invitations et des invités, et la recherche d’un lieu.

Mais vous devrez également prendre en compte des éléments tels que la communication tout au long du processus de planification. Par exemple, quelles sont les étapes spécifiques que vous devez suivre pour préparer un courriel de rappel pour votre liste d’invités ? Pouvez-vous décomposer la liste des tâches qui sont regroupées sous chaque étape ?

Il s’agit notamment de fixer des délais, de déléguer des tâches et de définir des étapes. Cela peut finir par ressembler à une liste de tâches géante. Mais à bien des égards, elle vous permettra de mieux comprendre comment élaborer un plan de gestion qui englobe tout ce que vous devez faire. Plus c’est détaillé, mieux c’est.

4. Rassemblez votre équipe

Comme toute chose dans la vie, atteindre des objectifs n’est presque jamais une quête solitaire. Pour assurer la réussite de votre projet, vous devrez réunir des membres de l’équipe.

Selon l’ampleur du projet, vous devrez peut-être planifier les ressources. Cela implique de communiquer avec les principales parties prenantes et de définir les attentes avant le lancement du projet. Vous pouvez également envisager de décrire les dépendances dont vous devrez tenir compte en cours de route. Après tout, l’alignement de l’équipe est d’une importance capitale pour atteindre les objectifs.

Chez RecrutementPro, nous utilisons un cadre décisionnel appelé ACID.

• Approbateur

• Contributeur :

• Informé

• Pilote

Il existe de nombreux cadres décisionnels. Mais au début de tout projet d’envergure, nous identifions le cadre ACID pour nous assurer que les rôles et les responsabilités sont clairs.

Il est également judicieux de réfléchir à la manière dont les tâches spécifiques seront réparties au sein de votre équipe. Clarifier clairement les rôles et les tâches permet d’améliorer le travail d’équipe. N’oubliez pas non plus d’inclure des éléments tels que les délais à respecter.

5. Déterminer les résultats mesurables

Pour toute initiative, une bonne pratique consiste à mesurer ses performances. Déterminez les paramètres que vous utiliserez pour évaluer le succès du projet.

Certaines organisations utilisent des indicateurs clés de performance pour mesurer le succès d’un objectif final. D’autres peuvent avoir besoin d’établir des paramètres de référence avant d’évaluer réellement la performance d’un objectif.

6. Utiliser un outil de gestion de projet

La technologie a été conçue pour nous aider à travailler plus intelligemment et mieux. Si votre organisation utilise un logiciel de gestion de projet, profitez-en.

Chez RecrutementPro, nous utilisons de nombreux outils. L’un d’entre eux, Asana, nous aide à garder nos projets sur la bonne voie. Il nous aide à tout gérer, de la gestion des tâches à la gestion du temps. C’est aussi un excellent moyen de garder les lignes de communication ouvertes avec tous les membres du projet.

Comment s’assurer que le plan d’action fonctionnera

Nous sommes tous probablement familiers avec les plans qui vont de travers. Après tout, même les plans les mieux conçus peuvent rencontrer des obstacles. Avec l’accélération des changements et l’évolution rapide des priorités, il est probable que vous deviez rester agile.

Pour ce faire, nous avons compilé six conseils pour garantir l’efficacité de votre plan d’action.

• Définissez les attentes de tous les membres de l’équipe dès le début. La communication sur les attentes, surtout au début du projet, est essentielle. Si vous êtes le chef de projet, communiquez les attentes dès le lancement. Si vous êtes un membre de l’équipe, n’ayez pas peur de poser des questions pour clarifier les choses.

• Communiquez plus souvent que vous ne le pensez. Suivez les progrès en cours de route. Mais surtout, communiquez avec les membres de votre équipe de projet. Favorisez la transparence et la visibilité, surtout lorsqu’il s’agit de défis.
  Par exemple, si vous prévoyez de manquer une date limite, communiquez à l’avance. Chez RecrutementPro, nous parlons beaucoup d’engagements conscients. Au fond, c’est une question de communication. Si nous prenons du retard sur un projet ou si nous devons renégocier une prestation, c’est une question de communication efficace.
  Lorsque vous travaillez sur vos étapes d’action et que vous accomplissez des tâches, communiquez. Mais surtout, si vous rencontrez des obstacles et des barrages routiers, communiquez. Un outil de gestion de projet peut également contribuer à promouvoir la visibilité entre les équipes.

• Fournir un retour d’information en cours de route. Un feedback continu tout au long du projet peut faire la différence entre atteindre vos objectifs ou les manquer. Si vous pensez qu’il y a lieu d’améliorer le processus, faites part de vos commentaires. Mais demandez aussi un retour en retour.
  Vérifiez régulièrement auprès des membres de l’équipe comment les choses se passent pour eux. En demandant un retour d’information, vous établissez également une sécurité psychologique et une confiance au sein de l’équipe.

• Célébrez les petites victoires en cours de route. Parfois, les projets peuvent être difficiles. Certains projets sur lesquels j’ai travaillé ont pris des mois, voire plus d’un an, pour être achevés.
  Surtout si vous avez l’impression que la fin est loin d’être proche, célébrez les petites victoires. Intégrez également la reconnaissance des employés dans votre stratégie. Par exemple, pouvez-vous célébrer un membre de l’équipe qui s’est surpassé ? Comment prenez-vous un moment pour célébrer les progrès accomplis, même si vous n’avez pas encore atteint l’objectif final ?

• Si nécessaire, ayez un plan d’action correctif à portée de main. Les pires scénarios ne sont pas idéaux mais ils se produisent. Chez RecrutementPro, nous avons étudié ce que nous appelons l’esprit du futur. C’est l’idée que l’on peut se projeter dans l’avenir avec optimisme et pragmatisme.
  Le changement évoluant rapidement, il est probable que vous devrez corriger le tir à un moment donné de votre projet. Si nécessaire, préparez un plan d’action correctif. Restez agile et flexible, surtout dans un contexte d’incertitude et de changement.

2 exemples de plans d’action comme guides

Chaque flux de travail sera différent en fonction de l’entreprise, des rôles et de la complexité des équipes. Ces plans de projet sont des plans bruts qui pourraient être adoptés pour être utilisés dans un outil de gestion de projet, comme Asana.

Exemple 1 : Lancement d’une campagne multicanal

Type de contenu

Chaîne

Propriétaire

Document de planification/notes

Date d’échéance

Article de blog n°1

Blog

Nom de la personne

Lien vers le document de planification / Blog rédigé par la personne sur le sujet XYZ

Insérer la date

Message social n° 1

LinkedIn

Nom de la personne

Lien vers le document de planification / Poste de la personne sur le sujet XYZ

Insérer la date

Bulletin d’information

Marketing par courriel

Nom de la personne

Lien vers le document de planification

Insérer la date

Message social n°2

Histoire Instagram

Nom de la personne

Lien vers le document de planification / Histoire sur le thème XYZ

Insérer la date

Exemple 2 : Envoi d’une communication à l’ensemble de l’entreprise concernant l’inscription ouverte.

Canal de communication

Expéditeur et/ou personne

Lien vers le projet de contenu/Propriétaire de la tâche

Date d’échéance

Courriel à toute l’entreprise

PDG de l’entreprise

Lien vers le document / Responsable de la communication

Insérer la date d’échéance

Mise à jour de la page intranet de l’entreprise avec une FAQ

Responsable RH

Lien vers le document / gestionnaire des prestations RH

Insérer la date d’échéance

Message Slack pour toute l’entreprise

PDG de l’entreprise

Lien vers le document / Responsable de la communication

Insérer la date d’échéance

Bulletin d’information de l’entreprise

Alias de l’entreprise

Lien vers le document / Responsable de la communication

Insérer la date d’échéance

Courriel de rappel à toute l’entreprise

Département RH de l’entreprise

Lien vers le document / Responsable de la communication

Insérer la date d’échéance

Commencez à créer des plans de projet efficaces

Quels que soient les défis que vous rencontrez dans la planification de votre projet, RecrutementPro peut vous aider. Grâce à l’accès au coaching virtuel, vous pouvez vous assurer que les membres de votre équipe ont les moyens d’atteindre leurs objectifs.