Comment donner un feedback constructif en tant que manager

Pourquoi devrais-je donner un feedback constructif ?

Bien que vous puissiez vous sentir mal à l’aise de donner un feedback franc, les études montrent que c’est exactement ce que la majorité des gens souhaitent. Une évaluation de 2014 des attitudes des employés à l’égard du feedback « positif » et « correctif » par Jack Zenger et Joseph Folkman a révélé que 57% des personnes interrogées préféraient recevoir un feedback correctif. Lorsqu’il est donné correctement, 92 % estiment que le feedback « négatif » est efficace pour améliorer les performances.

Il est intéressant de noter que les personnes qui ont privilégié les commentaires constructifs ont également donné la meilleure note à leurs managers pour leur honnêteté et leur franchise dans leurs évaluations.
Ce qu’il faut retenir, c’est que la plupart des employés veulent savoir ce qu’ils peuvent faire pour améliorer leurs performances. Attendre une évaluation annuelle risque de ralentir leur développement professionnel à un rythme d’escargot.
L’erreur commune des managers est de concentrer le feedback constructif sur ceux qui ont le plus besoin de s’améliorer.
Si vous ne donnez pas de feed-back à vos meilleurs éléments, vous risquez de compromettre vos taux de fidélisation, et leur remplacement peut coûter à votre entreprise 400 % de leur salaire annuel. C’est pourquoi il est important d’investir pour aider vos meilleurs employés à affiner et à élargir leurs compétences.
De même, le fait de ne pas réagir rapidement aux problèmes de comportement peut avoir un impact plus important sur votre équipe. Par exemple, si un employé a tendance à s’emporter, le fait de ne pas réagir à la situation peut faire déborder le vase au moment de l’évaluation des performances et avoir des effets négatifs à long terme.
En signalant à temps les comportements négatifs, vous aiderez les gens à prendre conscience de l’impact qu’ils ont sur le lieu de travail et les encouragerez à changer.
L’écoute vous aidera à mieux comprendre la situation et les problèmes plus profonds qui doivent être résolus.
En tant que manager, vous devez veiller à ce que vos subordonnés directs travaillent à un objectif commun. Lorsqu’il y a peu de communication entre vous et votre équipe, celle-ci peut partir dans des directions différentes, en donnant la priorité à des objectifs différents.
Un feedback constructif régulier permet de guider tout le monde dans la même direction et de communiquer sur les objectifs à atteindre.
Des orientations et des objectifs clairs permettront aux membres de votre équipe de rationaliser et de coordonner leurs efforts pour une plus grande réussite. Si vous évitez de donner un quelconque feedback à votre équipe, cela fera plus de mal que de bien, tant pour les individus que pour l’équipe dans son ensemble.

Les avantages d’un retour d’information constructif

Bien qu’il puisse sembler plus facile d’attendre les évaluations à 360° et les évaluations de performance pour donner un feedback constructif, il y a trois raisons pour lesquelles il est important de garder un équilibre entre ces moments et les entretiens individuels réguliers.

• Prendre le temps de programmer des réunions en face à face plus informelles montre que vous vous souciez du développement professionnel des membres de votre équipe.
• Cela vous permet de confirmer qu’ils ont compris votre feedback et qu’il a été bien reçu.
• Cela vous permet également d’entendre leur opinion et de développer ensemble des étapes suivantes efficaces.

Il se peut qu’il y ait encore des personnes qui considèrent le feedback avec un état d’esprit fixe. Veillez à traiter leurs commentaires avec soin et recherchez les signes indiquant qu’ils résistent à vos conseils. Plus vous prendrez l’habitude de donner du feedback, plus il leur sera facile de changer leur façon de penser.
Mais que les gens aient une mentalité fixe ou de croissance, il est essentiel que vous preniez les mesures appropriées pour vous assurer que vos commentaires sont bien reçus.

5 étapes pour donner un feedback constructif efficace

1. Planifiez une séance de feedback en tête-à-tête

Que ce soit dans votre bureau, dans une salle de réunion vide ou dans un café, la meilleure façon de donner un feedback est le face-à-face. Donner un feedback constructif à quelqu’un devant d’autres personnes peut miner sa confiance et le mettre sur la défensive. Lorsque vous demandez à votre subordonné direct de vous rencontrer, veillez à formuler votre demande de manière à ne pas le rendre nerveux.
Au lieu de dire « pouvez-vous passer dans mon bureau pour que nous discutions de vos performances », demandez-lui si vous pouvez le rencontrer plus tard pour discuter de ses progrès. En gardant votre demande informelle et positive, vous vous assurez qu’ils se sentent plus détendus à l’idée de vous rencontrer en tête-à-tête. Pour en savoir plus sur la façon d’organiser des entretiens individuels efficaces, lisez la rubrique « Comment organiser des entretiens individuels ».

2. Le ton et le débit

Utiliser le bon ton et le bon débit est l’étape la plus importante pour donner un feedback efficace. Gardez à l’esprit les points suivants :
Commencez de manière positive
Équilibrez vos commentaires constructifs en entamant la conversation par une chose qu’ils font bien. Cela lui donnera un exemple de ce que vous attendez de lui. Indiquez clairement que vous voulez l’aider à continuer à travailler et à développer ce type de compétences.
Soyez clair et précis
Il est important d’expliquer clairement pourquoi cela nuit à leurs performances. La meilleure façon d’y parvenir est de fournir des commentaires concrets et des exemples précis.
Structurez votre feedback en utilisant un état d’esprit de croissance
Rappelez-vous que la différence entre un état d’esprit fixe et un état d’esprit de croissance est que les personnes ayant un état d’esprit fixe considèrent leurs capacités comme statiques, de sorte que le feedback peut être perçu comme une attaque personnelle. En formulant le feed-back de manière à mettre l’accent sur le comportement plutôt que sur les traits de caractère, vous soulignez que vous attirez l’attention de la personne sur certains points parce que vous pensez que cela l’aidera à améliorer ses performances.

3. N’en faites pas trop

Bien que vous puissiez voir plusieurs domaines à améliorer, évitez de submerger les gens de commentaires. Évitez la confusion en vous concentrant sur l’amélioration d’un ou deux domaines à la fois. Vous vous demandez par où commencer ? Mark Roberge, Chief Revenue Officer chez Hubspot, suggère d’utiliser ce qu’il appelle le coaching commercial basé sur des mesures.
Cette méthode est née de son expérience en matière de leçons de golf. La plupart des instructeurs de golf lui disaient de tourner sa poignée, de changer sa position, de déplacer son poids et de tourner son poignet pour améliorer son swing.
Cela devenait déroutant et n’apportait aucune amélioration. Au lieu de cela, un instructeur lui a demandé de tourner sa poignée et de pratiquer son swing une centaine de fois. Il a ensuite continué à ajouter et à pratiquer une nouvelle compétence à la fois jusqu’à ce qu’il obtienne enfin des résultats.

4. Trouvez une solution ensemble

Donnez aux gens la possibilité de répondre à vos commentaires afin que vous puissiez les voir de leur point de vue et aborder correctement la situation. N’oubliez pas que votre travail consiste à leur donner une perspective sur leurs actions.
Une fois que vous avez rassemblé les faits, élaborez un plan ensemble. Faites des suggestions sur la façon dont ils pourraient ajuster leur performance et demandez-leur quelles mesures ils pensent pouvoir prendre pour s’améliorer. C’est aussi un bon moyen de vous assurer qu’ils ont compris et qu’ils prendront les mesures nécessaires.
Demandez-leur comment vous, en tant que manager, pouvez les aider à atteindre cet objectif. Cela renforcera votre volonté de les aider et démontrera votre réceptivité à recevoir vous-même un feedback.

5. Assurer le suivi en reconnaissant les réalisations

Les managers ont souvent du mal à savoir comment assurer le suivi, sans donner l’impression de faire de la microgestion.
Si vous avez confirmé que la personne a compris vos commentaires pendant la réunion et que vous avez créé ensemble des buts et des objectifs clairs, vous devriez pouvoir prendre du recul et la laisser les mettre en œuvre. La meilleure façon de lui montrer qu’elle est sur la bonne voie est d’assurer un suivi en reconnaissant quand elle a mis en œuvre les changements de manière efficace.

Commencez à donner un feedback constructif efficace

Donner un retour constructif aux membres de votre équipe est une partie essentielle de votre travail. Bien que vous puissiez hésiter à signaler les points à améliorer, les gens recherchent de plus en plus ce genre de conseils pour les aider à développer et à affiner leurs compétences professionnelles.
Apprendre à donner un feed-back constructif de manière efficace vous permettra d’apaiser les tensions sur le lieu de travail et d’améliorer le taux de rétention des employés.
Donner (et recevoir) un retour d’information peut contribuer à renforcer la santé mentale de vos employés. En adoptant le bon ton, le bon débit et les bonnes intentions, vous pouvez améliorer la santé mentale de vos employés. Et au final, vous verrez les performances de votre organisation ne faire que croître.