Comment donner du feedback à l’aide de ce cadre en 4 étapes

Donner du feedback peut être un défi, surtout lorsque vous avez quelque chose de critique à dire. Combien de fois avez-vous hésité à dire quelque chose ou à laisser couler ?

Un feedback constructif peut aider vos collègues à s’améliorer et enrichir les relations au sein de votre équipe. Par conséquent, il peut amener les performances de chacun à un niveau supérieur. Cependant, le retour d’information ne fonctionne que si les destinataires sont prêts à l’accepter et à y travailler, ce qui ne se fait pas automatiquement.

Vous pouvez utiliser la formule Contexte – Observation – Impact – Suivant (C.O.I.N.) pour rendre le feedback positif et constructif plus efficace. Voyons ce que nous entendons par l’utilisation de la formule C.O.I.N. et comment favoriser une culture du feedback au sein de votre organisation.

Contexte

Commencez par identifier la situation. Disons que vous trouvez qu’un de vos collègues interrompt régulièrement les autres et que cela commence à causer des frictions. D’autres personnes l’ont mentionné – et vous voulez l’étouffer dans l’œuf avant que cela ne se transforme en conflit.
Donnez à votre collègue un point de référence : un exemple précis du moment où il a pu faire preuve du comportement en question.
Par exemple, faites-lui savoir que vous faites spécifiquement référence à ce qui s’est passé lors de la réunion d’équipe de la veille, plutôt que de commenter ses interactions générales avec les autres (même si vous avez peut-être plus d’un exemple).

Observation

Communiquez le comportement d’une manière claire et objective. Concentrez-vous sur les actions de votre collègue, et non sur sa personnalité.
Par exemple, vous pouvez dire : « J’ai remarqué que pendant notre réunion d’équipe, tu étais tellement excité par le sujet dont nous discutions que tu as interrompu Mark et Julie plusieurs fois chacun. »

Impact

Aidez votre collègue à comprendre pourquoi vous commentez ce comportement en décrivant son impact. Le comportement peut avoir un impact sur une ou plusieurs personnes, voire sur une équipe entière. Il est important de traiter vos commentaires avec soin pour obtenir les changements de comportement souhaités.
Dans l’exemple ci-dessus, le fait d’interrompre à plusieurs reprises affecte la contribution de Mark et Julie à la discussion. Il peut leur donner l’impression que leurs contributions ne sont pas appréciées.
Cela a également un effet sur les autres participants qui écoutaient Mark ou Julie et compromet le déroulement de la réunion. Pensez à la situation dans son ensemble et choisissez l’impact le plus pertinent à mentionner.
Par exemple, l’impact est plus important lorsque vous parlez de l’effet sur le groupe. « Après que vous ayez interrompu Mark, la réunion a été détournée. Il aurait été préférable d’attendre que nous ayons terminé la discussion, puis de planifier une nouvelle réunion autour du point que vous avez soulevé. »

Suivant

Maintenant que vous avez franchi la partie difficile du feedback, n’oubliez pas d’offrir des suggestions sur ce que la personne pourrait faire pour s’améliorer. Par opposition à une simple critique constructive, vous donnez à la personne des tâches à accomplir pour s’améliorer. Que pourrait-elle faire différemment la prochaine fois ?
Par exemple : « La prochaine fois, vous pourriez peut-être donner à la personne qui parle plus de temps pour expliquer ce qu’elle veut dire afin que nous puissions tous comprendre son point de vue. Cela les aide également à se sentir plus à l’aise pour participer aux discussions. Demandez-vous si ce que vous voulez dire va contribuer à la discussion ou si vous allez la perturber plus que nécessaire. »

Au-delà du contenu du retour d’information, la façon dont vous le dites est tout aussi importante. La façon dont vous faites passer votre message a un effet significatif sur la façon dont il sera perçu, alors assurez-vous de choisir votre langage de façon appropriée.

Offre suggérant des déclarations

Il existe trois styles que vous pouvez adopter lorsque vous donnez votre avis :

1. Dans une déclaration forte : Je pense que la mise en œuvre était défectueuse.
2. Dans une question : Pensez-vous qu’il y avait un défaut dans l’implémentation ?
3. Dans une suggestion : Je suggérerais quelques changements dans l’implémentation la prochaine fois.

Considérez ce avec quoi vous êtes le plus à l’aise, et surtout le style auquel vous pensez que votre collègue répondra le mieux.

Évitez les « MAIS ».

Parfois, il est tentant de dire : « Je pense que tu as fait du bon travail mais… » Vous pouvez penser que cela adoucit le coup, mais votre collègue peut penser : « Qu’est-ce qui ne va pas maintenant ? » Cela peut rapidement mettre les gens sur la défensive.
Lorsque vous souhaitez donner à la fois un feedback positif et des commentaires constructifs, essayez d’énumérer vos points séparément. Par exemple :
« Tout d’abord, je dois dire que vous avez expliqué les conditions au client de manière très approfondie. C’est très bien fait.
Deuxièmement, il serait préférable que vous essayiez de garder la session de conseil un peu plus concentrée. J’ai noté quelques détails qui pourraient être laissés de côté parce qu’ils n’étaient pas pertinents dans ce cas. J’étais parfois perdu. »

Utilisez le passé

Vous voulez faire référence à un comportement spécifique dans le passé. L’utilisation du présent impliquerait que votre collègue démontre ce type de comportement tout le temps, ce qui rendrait votre commentaire trop générique et vous pourriez perdre votre point de vue.

Utilisez des verbes

Les verbes sont préférables aux adjectifs car ils laissent moins de place à l’interprétation. Par exemple :
Évitez de dire : « Vous avez été impoli avec un client hier ».
Dites plutôt : « Vous avez élevé la voix à plusieurs reprises et utilisé des phrases courtes et percutantes avec un client hier ».
N’oubliez pas d’utiliser le modèle C.O.I.N. pour que la personne comprenne pourquoi cela a posé problème.

Soyez conscient de votre langage corporel

Lorsque vous donnez un feedback en personne, soyez conscient de votre langage corporel. Évitez les gestes qui pourraient mettre les destinataires sur la défensive ou les rendre anxieux.

1. N’élevez pas la voix : vous n’êtes pas en colère, vous leur donnez un feedback pour les aider à s’améliorer.
2. Ne croisez pas les bras : Vous ne voulez pas avoir l’air fermé à la conversation et à la discussion autour du feedback.
3. Ne froncez pas les sourcils : vous n’êtes pas là pour juger mais pour apporter votre soutien. La communication non verbale peut envoyer des messages sans que vous ne disiez quoi que ce soit.

Pour créer une atmosphère d’ouverture, gardez un ton amical et un langage corporel ouvert.

Commencez à donner du feedback comme un pro

Beaucoup de gens trouvent qu’il est difficile de donner un feedback constructif. Si vous vous souvenez d’utiliser la formule C.O.I.N., vous pouvez vous assurer que vous donnez un feedback constructif et exploitable qui aidera vos pairs, votre manager ou vos subordonnés directs à améliorer leurs performances.
Avec RecrutementPro, vous pouvez fournir un soutien individualisé à vos collaborateurs. Un coach les guidera dans les conversations difficiles, notamment sur la façon de donner du feedback. RecrutementPro peut vous aider à devenir un pro du feedback pour vos collègues.
RecrutementPro vous servira de guide pour exploiter le pouvoir du feedback à l’échelle de votre organisation. Ensemble, nous pouvons libérer le potentiel de votre personnel en tirant parti de mécanismes de retour d’information qui fonctionnent.