Comment déléguer : Conseils pour déléguer des tâches au travail

Être capable de déléguer des tâches est une compétence de leadership cruciale. Les managers efficaces doivent savoir comment déléguer et ce qu’ils peuvent faire pour garantir le succès. Mais l’acte de déléguer est plus facile à dire qu’à faire.
Les managers ont du mal à déléguer pour diverses raisons.

• Il faut faire confiance à son équipe
• Il peut être difficile de laisser partir des projets qui vous appartiennent depuis leur conception.
• Il faut plus de cycles de retour d’information que lorsque vous faites le travail vous-même.

Les préoccupations de ce genre sont valables et compréhensibles. Partager ses legos peut être difficile. Mais savoir comment et quand déléguer votre travail peut vous sauver la vie à long terme.
Parlons de l’importance de la délégation et des moyens de développer les compétences de délégation essentielles à la réussite d’un leader efficace.

Qu’est-ce que cela signifie de déléguer ?

La délégation est le fait de confier des tâches à d’autres membres de votre équipe. Elle permet d’améliorer l’efficacité et de réduire la charge qui pèse sur vos épaules. C’est aussi un excellent moyen de développer les autres et de vous libérer pour un travail plus stratégique.

Les avantages de la délégation

Le partage de la responsabilité de l’accomplissement des tâches a de nombreux résultats positifs pour les équipes et les organisations.
Déléguer contribue à une culture organisationnelle de confiance et de responsabilisation. Dans les organisations où règne la confiance, les gestionnaires se concentrent sur la personne dans son ensemble et encouragent leurs employés à s’épanouir sur le plan professionnel et personnel.
Ils donnent aux employés de l’autonomie dans la façon dont ils conçoivent leur travail, gèrent leur temps et accomplissent leurs tâches.
Les recherches menées par Paul J. Zak démontrent que les employés qui travaillent dans des organisations où règne une grande confiance sont plus performants :

• La satisfaction au travail
• Engagement
• Performance

À un niveau individuel, vous, en tant que dirigeant, bénéficierez également d’une plus grande aisance à déléguer.
Vous constaterez que vous disposez de plus de temps dans votre agenda et que vous avez davantage d’opportunités de travail stratégique. Vous aurez également plus de visibilité et moins de stress.

L’importance de la délégation

Au niveau le plus fondamental, la délégation consiste à confier du travail à d’autres personnes. La délégation se produit souvent lorsque vous confiez à un autre membre de votre équipe un travail que vous pourriez faire vous-même.
Lorsque vous déléguez, vous faites preuve de confiance en transférant la propriété principale du travail à quelqu’un d’autre.
Cela fait de la délégation une activité de collaboration. En tant que leader, vous restez impliqué dans la supervision de la qualité et du respect des délais du travail.
Les organisations prospèrent lorsque les leaders réussissent à déléguer. Lorsqu’il y a délégation, les tâches et l’autorité sont partagées entre les personnes et les équipes.
Les recherches montrent que la délégation est fortement liée à :

• L’efficacité organisationnelle
• Réduction du stress
• Augmentation de la motivation
• Satisfaction au travail

La délégation permet également à vos employés de se développer et de se perfectionner en leur offrant des voies d’apprentissage pour affiner leurs compétences existantes et nouvelles.
Vous développez les forces et les capacités de votre équipe en déléguant de manière appropriée.
La délégation fait également partie du parcours de leadership de chaque personne. En déléguant, vous faites passer un employé du statut de contributeur individuel à celui de gestionnaire, ce qui lui permet de consacrer plus de temps à des tâches de plus haut niveau. Cette expérience les aidera à progresser dans leur carrière.

Pourquoi est-il si difficile pour certaines personnes de déléguer ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles même les bons leaders trouvent difficile de déléguer. En lisant la liste ci-dessous des raisons de ne pas déléguer, notez celles qui s’appliquent à vous.

• Le temps. Le manque de temps est la raison la plus souvent invoquée pour ne pas déléguer. Elle représente la conviction que déléguer à quelqu’un d’autre prend plus de temps que de faire le travail soi-même. En particulier lorsque les délais sont serrés, il est plus probable que vous retroussiez vos manches et fassiez le travail vous-même.
• L’identité. Au fil des ans, vous avez investi dans votre domaine d’expertise et vos compétences techniques. Les nouveaux managers associent souvent leur identité et leur sentiment de valeur au bureau au fait d’être des contributeurs individuels productifs.
• L’attachement émotionnel. Certaines personnes sont tout simplement trop investies émotionnellement dans le travail pour le confier à quelqu’un d’autre. Par exemple, vous avez déjà une vision du produit final dans votre esprit, et vous ne voulez pas que quelqu’un d’autre le prenne dans une direction différente.
• Culpabilité. Vous pouvez vous sentir coupable de confier du travail à des collègues occupés, surtout si vous n’avez pas d’autorité sur eux. La culpabilité est puissante – personne ne veut avoir l’impression de se décharger de son travail sur des collègues déjà très occupés.
• La confiance. Il y a peut-être une personne (ou deux) dans votre équipe à qui vous ne faites pas confiance pour exécuter des tâches. Peut-être n’ont-ils pas encore le niveau de compétence requis ou n’ont-ils pas répondu à vos attentes par le passé. Vous n’êtes peut-être même pas conscient que vous ne faites pas confiance à votre équipe. En fin de compte, surtout pour les projets importants, beaucoup de gens se font davantage confiance pour faire un excellent travail qu’ils ne font confiance aux autres.
• La peur de l’échec. La peur de l’échec est un facteur psychologique déterminant pour de nombreuses décisions sur le lieu de travail. Vous pouvez penser que la meilleure façon d’éviter la possibilité d’un échec est de faire le travail vous-même.
• L’autorité. Vous pouvez éviter de déléguer parce que vous ne vous sentez pas à l’aise d’utiliser votre autorité. Il peut être décourageant d’abandonner le pouvoir de décision. C’est particulièrement fréquent lorsqu’une personne vient d’être promue et qu’elle supervise maintenant des personnes qui étaient auparavant ses pairs.
• Les récompenses. Les cadres intermédiaires déclarent souvent être évalués et récompensés davantage pour leur contribution au travail que pour leurs compétences en gestion. Lorsque votre manager ne soutient pas ou ne reconnaît pas vos efforts pour déléguer, il peut être plus difficile d’établir des priorités.

Comment déléguer (et comment ne pas le faire)

Examinons six pratiques de délégation efficaces et six pratiques à éviter :

Pratiques de délégation efficaces

• Utilisez les réunions individuelles et d’équipe pour clarifier les objectifs individuels et collectifs et la répartition du travail entre les membres de l’équipe. Essayez de faire correspondre au mieux les missions et les individus pour renforcer l’engagement. Fournissez toutes les informations et instructions dont la personne a besoin pour la mission. Établissez clairement les critères d’achèvement afin que l’on sache quand la tâche est terminée et réussie.
• Faites savoir aux membres de votre équipe que vous êtes disponible et que les questions et les clarifications sont les bienvenues. Fournissez des commentaires constructifs, des conseils et des corrections de trajectoire d’une manière respectueuse.
• Chaque personne est à un stade différent de son développement professionnel et aura besoin de quelque chose de différent de vous.
• Déléguer signifie que vous avez transféré l’autorité de la tâche à quelqu’un d’autre. Mais, en tant que leader, vous devez quand même les tenir responsables. Parfois, les dirigeants peuvent devenir trop  » détachés  » et perdre le contact avec le travail de leur personnel.
• La récompense la plus facile est le temps. Par exemple, si vous déléguez une réunion hebdomadaire à quelqu’un d’autre, ne laissez pas une autre réunion prendre cette heure. Bloquez ce temps sur votre calendrier pour travailler sur un projet qui est important pour vous ou qui vous donnera l’occasion de briller.

Pratiques de délégation à éviter

• Ne faites pas de microgestion. Donnez aux membres de votre équipe le temps et l’espace nécessaires pour faire leur travail et évitez de les contrôler trop fréquemment. Si vous établissez ensemble les horaires des réunions et les dates d’échéance dès le début, vous n’aurez pas besoin de microgérer le processus.
• NE REPRENEZ PAS le travail après l’avoir délégué. Même si les choses ne vont pas bien, restez avec la personne et augmentez votre niveau de soutien.
• NE FAITES PAS de fixation sur le négatif. Permettez les hoquets et les petits échecs. Gardez l’ambiance positive et assurez-vous de ne pas écraser l’enthousiasme.
• NE PAS être fermé aux nouvelles idées ou aux nouvelles façons de faire le travail.déléguer signifie transférer la propriété du travail à une autre personne. Le produit final sera différent de ce que vous auriez fait. Embrassez la diversité des pensées et permettez à l’expression créative de briller.
• Ne présentez pas le travail des autres comme étant le vôtre ou sans l’attribuer à qui de droit. Soyez transparent quant à la personne qui fait le travail et attribuez-lui le mérite par son nom dans les réunions et les communications écrites.
• Ne renoncez pas à vous-même. Devenir un expert en délégation est un parcours semé d’embûches. Même avec 20 ans d’expérience en leadership, des problèmes de délégation peuvent survenir.

Quand déléguer ?

De nombreuses personnes se retrouvent surchargées en essayant de « tout faire ». C’est pourquoi nous avons identifié les obstacles qui vous empêchent de déléguer efficacement. Vous pouvez maintenant commencer à les réduire en vous exerçant.
Pour commencer, considérez ces trois moments où la délégation est une bonne idée :

1. Identifiez une tâche que vous avez effectuée tellement de fois qu’elle ne constitue plus un défi intellectuel nouveau ou unique pour vous. Ce qui vous semble redondant peut être une opportunité de croissance pour un autre membre de votre équipe.
2. Ouvrez votre calendrier et regardez vos réunions hebdomadaires permanentes. Quelles sont les réunions auxquelles vous participez et auxquelles un ou plusieurs de vos subordonnés directs participent également ? Demandez-vous s’ils ne pourraient pas se charger de cette réunion sans vous, libérant ainsi une heure de votre temps chaque semaine.
3. Passez en revue votre liste de tâches pour trouver des éléments que vous faites et qui correspondent à la description de poste de l’un de vos collaborateurs. Il se peut que vous fassiez quelque chose – ou plusieurs choses – qui devrait être fait dans le cadre du travail de quelqu’un d’autre.

4 compétences pour déléguer efficacement

Lorsque vous pratiquez l’art de déléguer, vous allez faire appel à un certain nombre de vos forces et compétences.

1. L’autonomisation. Nous définissons l’autonomisation comme le transfert de l’autorité ou du pouvoir à quelqu’un pour qu’il fasse quelque chose. Chaque fois que vous déléguez, vous avez l’occasion d’invoquer votre capacité à donner du pouvoir aux autres.
2. Coaching. Vous pouvez développer vos compétences en matière de coaching des pairs et de leadership en déléguant. Vous utilisez les conversations pour encourager les performances, guider votre équipe et permettre l’évolution de leur carrière.
3. Alignement. En clarifiant les rôles et les missions, vous aidez votre équipe à s’aligner sur les objectifs organisationnels plus larges.
4. Établissement de relations. La délégation implique intrinsèquement des relations avec les autres. Grâce au processus de délégation, vous collaborez, faites l’expérience de la mutualité et établissez de bonnes relations de travail.

Défis courants de la délégation

Si vous ne le faites pas souvent, déléguer peut ressembler à un combat.
C’est parce que déléguer est un travail difficile pour diverses raisons. Certaines personnes se sentent dépassées et ne peuvent pas vraiment abandonner la tâche.
Elles veulent tout faire elles-mêmes pour s’assurer que tout est conforme à leurs normes.
Cependant, les entreprises ne peuvent pas évoluer de cette manière et il n’est pas réaliste de penser que vous pouvez tout faire. La plupart des gens sont d’accord avec cette affirmation, alors pourquoi est-il difficile de déléguer ?
Il existe de nombreux obstacles qui peuvent faire de la délégation un processus difficile. Il s’agit notamment des erreurs dans le produit final, de la surcharge de travail de l’employé et de la difficulté à investir du temps.
D’autres facteurs contribuent également aux échecs de la délégation. Selon le Harvard Business Review, le manque d’esprit critique, d’initiative, de qualité et de rapidité sont les quatre principales raisons pour lesquelles la délégation peut échouer.
Examinons quelques-unes des principales difficultés que vous pourriez avoir à surmonter lorsque vous déléguez.

Si la tâche n’est pas accomplie correctement

L’expérience la plus frustrante en matière de délégation est lorsque vous faites tout correctement, mais que le projet que vous déléguez ne répond pas aux normes dont vous avez besoin.
C’est l’une des plus grandes craintes associées à la délégation.
Pour contrer ce défi, prenez le temps de donner des instructions appropriées et complètes. Donnez à votre employé le temps de poser des questions et d’y répondre de manière exhaustive.
Donnez beaucoup d’exemples et de conseils que l’employé peut utiliser pendant qu’il effectue la tâche.
Veillez à ne pas précipiter cette étape.
Il est essentiel de fournir des instructions complètes pour garantir la mise en place des bases d’un projet réussi et réduire le risque que la tâche ne soit pas effectuée correctement.

L’employé est dépassé par les événements

Tout le monde ne sait pas à quoi il s’engage lorsqu’il accepte une nouvelle tâche.
Il est essentiel de préparer l’employé à qui vous déléguez avant de commencer la tâche. Cela l’aidera à ajuster ses attentes et à planifier en conséquence pour éviter d’être débordé.
Vérifiez périodiquement et demandez à l’employé s’il a besoin d’une aide supplémentaire. Cela est particulièrement vrai si c’est la première fois qu’il travaille sur ce type de projet. Cela aidera à contrecarrer la menace de les submerger.
Cela peut leur donner confiance pour accomplir la tâche selon vos spécifications.

Il faut trop de temps pour déléguer

Parfois, vous avez l’impression qu’il est préférable d’effectuer une tâche par vous-même.
Dans ces cas-là, vous devriez évaluer le temps qu’il vous faudrait pour l’accomplir et le temps qu’il vous faudrait pour expliquer les instructions à un employé.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, la composante instruction de la délégation est essentielle. Vous devez être minutieux et prendre le temps d’expliquer ce que vous recherchez.
Cependant, ce processus peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous devez éduquer ou apprendre à quelqu’un comment faire quelque chose.
C’est pourquoi il est essentiel de peser les coûts en temps associés à la délégation avant de se lancer.

Dernières réflexions sur la délégation de tâches

Vous aurez probablement des revers dans la délégation. Dans ces moments-là, gardez à l’esprit l’objectif supérieur qui sous-tend votre engagement à déléguer des tâches.
Rappelez-vous quels sont les objectifs de carrière que vous accomplissez en laissant tomber votre travail antérieur. Vos compétences sont mieux utilisées en tant que leader qu’en tant que contributeur individuel.
Vous pouvez également demander l’avis des membres de votre équipe, de vos managers et de vos collègues sur la manière d’améliorer vos compétences en matière de délégation. Ils seront peut-être en mesure de voir les possibilités qui s’offrent à vous pour être plus efficace dans la délégation.
Enfin, essayez d’éviter le piège cognitif qui consiste à croire qu’il vous faudra moins de temps pour faire le travail vous-même. Mesurez le temps gagné grâce à la délégation sur le long terme, et non sur le court terme.
Déléguer peut vous aider à responsabiliser vos employés et à développer de meilleures relations avec eux. Envisagez de travailler avec RecrutementPro pour vous aider à apprendre à déléguer des tâches efficacement.