Comment définir les attentes des employés

C’est un euphémisme de dire que la façon dont nous travaillons a changé au cours des deux dernières années. De la pandémie de COVID-19 à l’essor du travail à distance, les employés comme les employeurs ont dû s’adapter à ce qui ressemble parfois à un tout nouveau monde.

Alors que nous faisons face ensemble à la « nouvelle normalité », vous vous demandez peut-être comment définir les attentes des employés. Que vous cherchiez à fidéliser vos employés, à améliorer leur performance ou à prévenir l’épuisement professionnel, la définition d’attentes peut vous aider.

Cependant, de nombreux employeurs ne fixent pas d’attentes claires. En fait, une enquête de Gallup a montré que la plupart des employés ne savent pas ce que l’on attend d’eux au travail. Cela peut entraîner une baisse de l’engagement des employés et, en fin de compte, les inciter à quitter votre entreprise.

La rotation des employés est toujours un risque, mais elle est plus pertinente que jamais aujourd’hui. Selon Microsoft, 52 % des milléniaux et des travailleurs de la génération Z envisageront probablement de changer d’employeur en 2022. Alors comment prendre de l’avance ? Apprenez à définir des attentes appropriées pour vos employés.

Définir des attentes peut vous aider à vous assurer que les nouvelles recrues et les membres de l’équipe de longue date sont équipés pour réussir. De plus, Gallup rapporte que les employés qui savent ce qu’on attend d’eux sont plus engagés, plus productifs et plus satisfaits au travail.

La gestion des performances des employés requiert certainement des compétences en matière de leadership. Voyons comment vous pouvez apprendre à définir les attentes des employés.

Quelles sont les attentes des employés ?

Apprendre à gérer les attentes au travail est clairement important. Mais d’abord, il convient de s’entendre sur ce que l’on entend par « attentes des employés ». Que sont exactement les attentes des employés ?

Dans ce cas, on entend par « attentes des employés » les attentes qu’une organisation et un dirigeant ont à l’égard d’une personne. Les employés peuvent également avoir des attentes à l’égard de leur employeur ou de leur manager, mais cet article porte sur les attentes à l’égard des employés individuels.

Les attentes des employés sont le comportement, les performances, les tâches et les résultats du travail fixés par les dirigeants ou l’équipe de gestion d’une entreprise. Ces attentes peuvent être définies de manière formelle dans un manuel de l’employé ou une description de poste. Elles peuvent également être partagées de manière plus informelle lors de réunions d’équipe ou de discussions en tête-à-tête.

Les attentes des employés comprennent généralement la façon dont les gens travaillent et interagissent avec les autres, en plus du travail lui-même. Les résultats sont un autre aspect important de la définition des attentes.

Voici quelques exemples d’attentes des employés :

• L’attente fixée par un manager pour que l’équipe de vente génère un montant X de revenus provenant de nouveaux clients pendant une certaine période.
• L’attente fixée par un PDG pour que tous les employés respectent certaines valeurs culturelles de l’entreprise, comme l’intégrité, les décisions éthiques et l’excellence.
• L’attente fixée par les chefs d’équipe pour que chaque membre de l’équipe termine ses livrables à temps et communique de manière proactive sur les obstacles.
• L’attente fixée par un manager pour que les employés arrivent à l’heure aux réunions et fassent preuve de respect, d’intérêt et de courtoisie professionnelle envers les autres.

Comment définir des attentes claires pour les employés

En tant que dirigeant, votre rôle est de contribuer à la réussite de votre entreprise. Et si vous gérez directement une équipe, l’une des meilleures façons d’y parvenir est de définir des attentes claires pour vos employés. Avec un peu d’intention, vous pouvez apprendre à définir des attentes pour votre équipe et aider vos employés à s’épanouir.

Voici nos six principaux conseils sur la façon de définir les attentes des employés :

1. Définir les attentes des employés tôt et souvent
2. Faites en sorte que les attentes soient réalisables et réalistes
3. Faites en sorte que les attentes suivent le cadre des objectifs SMART
4. Relier les attentes à des mesures claires
5. Examiner régulièrement les performances des employés
6. Soyez ouvert à la collaboration sur les attentes

Plongeons un peu plus profondément dans chacune de ces méthodes de gestion des attentes au travail.

1. Définir les attentes tôt et souvent

Dès le début du processus d’embauche pour un poste, vous définissez les attentes des employés. Même si ce n’est pas intentionnel, la description du poste peut indiquer certaines attentes en matière de performance. Il en va de même pour le type de questions d’entretien que vous posez.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez profiter de cette occasion pour commencer à définir les attentes plus tôt. Plus tôt vous clarifierez les choses, plus le nouvel employé sera susceptible de répondre à vos attentes.

Après l’embauche d’un nouvel employé, le processus d’intégration est l’endroit idéal pour continuer à définir des attentes concrètes. En fait, les performances des employés peuvent augmenter de 11 % en présence d’un processus d’intégration efficace. C’est une excellente raison de définir les rôles et les responsabilités d’un poste – et de les communiquer – dès le départ.

2. Gardez des attentes réalistes

Lorsque vous apprenez à définir les attentes des employés, n’oubliez pas de les rendre raisonnables. Demander à votre équipe de travailler de longues heures, par exemple, n’est pas toujours une attente réaliste. Il peut y avoir de rares occasions où un travail supplémentaire est nécessaire, mais cela ne devrait pas être une situation régulière.

Si vos attentes ne sont pas réalistes, vos employés pourraient s’épuiser. Ils peuvent aussi avoir l’impression qu’on leur manque de respect si vous êtes trop exigeant – et c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les gens démissionnent. Assurez-vous que ce que vous demandez à votre équipe est vraiment raisonnable et qu’il leur permet de maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

N’oubliez pas que si votre objectif est l’engagement et la fidélisation des employés, des attentes réalistes sont indispensables.

3. Faites des attentes qui suivent le cadre des objectifs SMART

Avez-vous entendu parler des objectifs SMART ? SMART est l’abréviation de :

• Spécifique
• Mesurable
• Atteignable
• Pertinent
• Limité dans le temps

Il est prouvé que les objectifs SMART aident à obtenir des résultats clés au travail. Ils peuvent également vous aider à fixer des objectifs d’équipe avec succès. Avant de communiquer une attente à vos employés, demandez-vous si elle correspond à chacune des cases ci-dessus. Si la réponse est non, votre attente n’est peut-être pas parfaite.

Si vos attentes ne sont pas claires, vos employés ne sauront pas ce qu’ils doivent faire. Ils seront alors moins motivés, ce qui les rendra moins productifs et moins épanouis au travail. C’est la dernière chose que vous souhaitez en tant que chef d’équipe. Si vous voulez apprendre à définir des attentes pour vos employés, commencez par vous assurer que vos objectifs sont SMART. Vous pouvez également demander à vos employés de décrire leurs objectifs sous la forme d’un plan sur 30-60-90 jours.

4. Relier les attentes à des mesures claires

Un autre aspect de l’apprentissage de la définition des attentes des employés ? Définissez toujours des paramètres clairs pour votre équipe. C’est l’un des meilleurs moyens de vous assurer que vos employés donnent le meilleur d’eux-mêmes.

Les indicateurs sont les repères liés à des objectifs spécifiques. Par exemple, si vous voulez que votre responsable des médias sociaux augmente l’engagement, ne vous contentez pas de le dire. Fixez une attente claire : l’engagement dans les médias sociaux doit augmenter de 30 % d’ici la fin du premier trimestre.

Il est parfois difficile d’associer des paramètres à vos attentes. Certains objectifs sont moins directement liés à des chiffres et des dates. Cependant, si vous ne pouvez pas trouver un moyen de relier vos attentes aux objectifs de votre équipe ou de votre entreprise, vous devriez peut-être repenser vos attentes.

5. Examiner régulièrement les performances des employés

Il ne sert à rien de fixer des paramètres si vous n’avez pas de processus pour les revoir avec votre équipe.

Les évaluations annuelles des performances sont un moyen de le faire, et sont courantes dans la plupart des entreprises. Ils doivent être hiérarchisés et menés chaque année (ou plus souvent) avec l’aide des ressources humaines.

Cependant, pour que les attentes des employés soient claires, les dirigeants doivent donner un feedback et examiner les performances plus régulièrement. Par exemple, si vous ne gérez que quelques personnes, il vaudrait la peine d’organiser des entretiens individuels avec elles chaque semaine. Au cours de ces réunions, vous pouvez discuter des attentes et du fait que l’employé y réponde ou non, de façon beaucoup plus proche du temps réel. De cette façon, vous pouvez rester en phase.

En outre, des contrôles plus fréquents des attentes aident l’employé à se développer. L’employé a la possibilité de comprendre et d’adapter son comportement s’il ne répond pas aux attentes. Le manager peut également adapter les attentes s’il apparaît clairement qu’elles ne sont plus pertinentes.

Si vous avez une équipe plus importante, vous devrez compter sur les responsables directs des employés pour prendre les devants. Vous pouvez toujours mettre en place un processus d’établissement de rapports qui vous permet de suivre les progrès de chacun, mais essayez d’éviter la microgestion.

6. Soyez ouvert à la collaboration sur les attentes

Lorsque vous commencez à apprendre comment définir les attentes des employés, il est préférable de prendre les devants et de vous lancer. Toutefois, la communication au sein de votre équipe s’améliorera avec le temps. À mesure qu’elle s’améliorera, vous devrez saisir les occasions de collaborer.

Les personnes qui font leur travail au quotidien sont susceptibles d’avoir une idée précieuse de ce que devraient être leurs objectifs professionnels. De plus, les employés de première ligne qui interagissent régulièrement avec les clients peuvent apporter leur expérience à la stratégie de l’équipe.

En tant que leader, votre travail consiste à écouter votre équipe et à adopter un leadership inclusif. Toutefois, n’oubliez pas qu’en fin de compte, vous devez clarifier et communiquer les attentes afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Comment communiquer les attentes des employés

Savoir comment définir les attentes des employés est une chose. Communiquer efficacement ces attentes est une toute autre histoire.

Votre employé n’est peut-être pas d’accord avec une certaine attente, ce qui vous oblige à utiliser vos compétences en matière de résolution de conflits. Ou encore, votre employé pourrait mal comprendre ce que vous demandez et faire des choses complètement différentes de ce que vous vouliez. Dans tous les cas, vous pouvez améliorer votre articulation grâce à ces conseils sur la façon de communiquer les attentes des employés :

• Toujours inclure le pourquoi lorsqu’on partage une attente, afin que les employés soient motivés pour y répondre.
• Soyez clair et suivez le cadre SMART mentionné ci-dessus, afin que les employés sachent exactement ce que vous demandez.
• Après avoir communiqué une attente, donnez la possibilité aux employés de poser des questions, afin de vous assurer que tout le monde est d’accord.
• Demandez à vos employés de vous donner leur avis sur vos attentes, afin de savoir si vous allez trop loin.
• Assurez-vous que les attentes sont documentées quelque part, afin que les employés sachent à qui s’adresser lorsqu’ils ont des questions et que chacun soit tenu responsable.

Définir les attentes des employés par rapport aux attentes de l’équipe

Maintenant que vous savez comment définir les attentes des employés, vous vous demandez peut-être si vous devez définir des attentes distinctes pour votre équipe. La réponse courte est oui, mais il y a une petite différence.

Les attentes des employés sont fondées sur le rendement d’une personne. Vous pouvez avoir des attentes similaires pour tous les membres de votre équipe. Les attentes spécifiques que vous avez pour chaque personne peuvent également différer en fonction de leur description de poste.

Les attentes de l’équipe, quant à elles, concernent la façon dont vos employés doivent travailler ensemble. Il peut s’agir de veiller à ce que l’équipe atteigne des objectifs spécifiques, comme l’exécution d’un nombre X de campagnes de marketing au cours d’un trimestre. Ou bien, vos objectifs peuvent être basés sur la stratégie globale de l’équipe.

Pour que les entreprises soient plus agiles et répondent plus rapidement à l’évolution des besoins, les équipes et les individus doivent être capables de prendre davantage de décisions. Les managers peuvent aider leurs équipes à le faire efficacement en leur fournissant les conseils et les garde-fous appropriés. Les managers créent cet environnement lorsqu’ils définissent des attentes claires et stratégiquement réfléchies concernant la réussite de l’équipe et ce à quoi elle ressemble. Sinon, les individus peuvent, avec de bonnes intentions, optimiser leur propre travail mais nuire aux performances de l’équipe.

Par exemple, disons que la stratégie de votre équipe est d’augmenter les revenus en engageant un nombre X de clients d’ici la fin du mois. Votre équipe s’attendrait à ce que, grâce au travail d’équipe, vos employés réalisent un nombre déterminé de produits livrables. Leurs efforts doivent tous contribuer à l’objectif global. Ensuite, cet objectif serait revu à la fin du projet. Les mesures de performance de l’équipe seraient également discutées.

En revanche, les attentes de vos employés seraient que chaque personne s’acquitte de ses responsabilités professionnelles individuelles. Votre responsable des médias sociaux devrait créer des posts Instagram, tandis que les spécialistes du marketing par e-mail se concentreraient sur les campagnes d’e-mailing. Chaque employé devrait avoir ses propres mesures que vous examinez séparément des résultats clés de l’équipe.

Comment définir les attentes de l’équipe

Apprendre à définir les attentes des employés est définitivement différent de définir les attentes de l’équipe. Lorsque vous avez affaire à un plus grand nombre de personnes, cela signifie plus d’opinions, de questions et, potentiellement, de conflits au sein de l’équipe. La bonne nouvelle est qu’en pratiquant une communication efficace et des compétences de leadership non techniques, vous pouvez récolter les fruits d’un excellent travail d’équipe.

Voici quelques bonnes pratiques pour définir efficacement les attentes de l’équipe :

1. Soyez aussi clair que possible lorsque vous communiquez vos attentes. Si nécessaire, expliquez davantage. N’oubliez pas qu’avec un groupe plus important, vous avez plus de chances d’être mal compris. Il vaut la peine de prendre le temps de s’assurer que tout le monde comprend bien ce dont vous avez besoin.
2. Documentez et réitérez continuellement les attentes de votre équipe. Il peut être facile de les oublier, surtout dans un contexte d’équipe. Pour qu’elles soient efficaces, il est essentiel de les rappeler souvent.
3. Laissez parfois les autres membres de l’équipe prendre l’initiative. Si vous voulez que les membres de l’équipe s’investissent dans vos attentes, donnez-leur la possibilité de s’autogérer. Ils peuvent même apporter une nouvelle perspective qui rendra tout le monde plus motivé pour répondre aux attentes de l’équipe.
4. Définissez des étapes claires pour les nouveaux projets. Lorsque vous établissez les attentes de l’équipe, définissez des points de contrôle dès le départ. De cette façon, vous vous assurez qu’il y a un temps dédié à la gestion du projet. Sinon, les attentes peuvent se perdre dans le brouhaha d’une équipe occupée.
5. N’oubliez pas de célébrer en équipe. Les gens sont souvent récompensés pour avoir répondu aux attentes des employés par des augmentations de salaire ou des promotions. Les choses sont un peu différentes lorsqu’il s’agit des attentes de l’équipe. Veillez à trouver de petites façons de récompenser l’équipe après avoir atteint un objectif – même si cela consiste à commander une pizza à tout le monde à la fin d’une longue semaine.

Aller de l’avant

Apprendre à définir les attentes des employés peut vous aider à devenir un meilleur leader et manager. Que vous cherchiez à améliorer la fidélisation des employés, la culture du lieu de travail ou la fixation d’objectifs, vous êtes sur la bonne voie.

Vous avez besoin d’un soutien supplémentaire pour améliorer vos compétences en matière de leadership ? RecrutementPro pourrait être l’outil dont vous avez besoin pour fixer des objectifs, rester concentré et devenir la meilleure version de vous-même.