Comment commencer un courriel (comme un pro)

Combien de fois avez-vous assisté à une longue réunion et vous êtes-vous dit : « Cela aurait pu être un e-mail » ?

Peut-être que le travail à distance vous aidera à réaliser votre souhait.

La main-d’œuvre d’aujourd’hui préfère largement les formules de travail hybrides et à distance. Des rapports montrent que 60 % de la main-d’œuvre américaine souhaite que le travail hybride à long terme devienne la norme. Et en 2022, 50 % des travailleurs américains travailleront déjà en mode hybride, dont 30 % en mode totalement distant.

À mesure que la culture du travail passe des interactions en face à face au bureau à des interactions hybrides ou entièrement numériques, il est essentiel d’écrire des courriels pour créer et entretenir des liens solides derrière un écran d’ordinateur. En outre, il est toujours bon de perfectionner ses compétences.

Apprendre comment commencer un e-mail pour que la conversation reste professionnelle et productive est un bon point de départ.

Dans ce guide, nous passerons en revue l’importance des salutations par e-mail et vous fournirons des conseils sur la façon de commencer un e-mail dans différentes situations ainsi que quelques exemples de salutation pour vous aider à démarrer.

L’importance d’une bonne salutation

Qu’est-ce qu’une salutation ? La salutation est un élément rituel de la conversation humaine. Chaque culture a sa salutation standard, du Japon à l’Argentine.

Les salutations sont un outil essentiel pour établir et entretenir des relations. Toute salutation est un moyen de respecter le contrat social en reconnaissant l’autre personne et en faisant preuve de respect et de politesse. Lorsque vous ne saluez pas quelqu’un de manière appropriée, vous pouvez involontairement l’offenser.

Les salutations sont la note d’ouverture de toute communication, ce qui est essentiel à la constitution d’équipes solides, à la collaboration et à la coopération, et une communication efficace a de profonds avantages à court et à long terme pour notre croissance professionnelle.

Mais la communication en ligne ne nous permet pas de saisir les nuances non verbales d’une salutation en personne, comme le ton de la voix, la poignée de main et la posture corporelle. Il est donc crucial de choisir la bonne formule de salutation pour commencer la correspondance sur une bonne note.

Voici comment le fait de renforcer vos compétences en matière de communication en ligne par des salutations et des salutations appropriées a un impact direct sur votre vie professionnelle :

• Faire une bonne première impression. Les adultes peuvent identifier et se souvenir d’un nombre potentiellement illimité de personnes à partir de leurs interactions sociales. L’une des choses dont nous nous souvenons le plus est la première impression que nous avons des gens. La façon dont nous nous présentons aux gens peut faire ou défaire le développement de cette relation potentielle.
• Indiquer le caractère. La façon dont nous communiquons est une extension de notre personnalité et un aperçu de ce que les gens peuvent attendre de nous. Même par courrier électronique, nos mots doivent refléter ce que nous sommes.
• Démontrer du respect. Les signes physiques comme le contact visuel et les affirmations verbales pendant les conversations en personne montrent que vous écoutez activement, ce qui témoigne du respect pour l’autre personne. Prendre le temps d’écrire une bonne correspondance en ligne est une forme de reconnaissance et de respect pour le destinataire lorsque les signes visuels ne sont pas possibles.

Quelle est la salutation correcte pour les e-mails ?

La salutation appropriée dépend de la formalité de l’e-mail. Un e-mail de suivi avec un nouveau responsable du recrutement nécessite un modèle d’e-mail différent de celui destiné à des collègues entretenant une relation de longue date.

Les salutations formelles doivent être utilisées pour les personnes à qui vous écrivez pour la première fois, comme des collègues seniors ou d’autres figures d’autorité, ou pour un groupe de personnes avec lesquelles vous n’avez pas de relation personnelle.

Voici quelques salutations formelles par e-mail :

• Bonjour, bon après-midi, ou bonsoir
• Bonjour [Name]
• Cher [Name]
• Hi there/everyone/team (à un groupe)

Certaines formules de salutation peuvent sembler trop formelles pour certains destinataires ou même induire involontairement une erreur de genre ou d’identification. Si vous ne savez pas comment une personne préfère qu’on s’adresse à elle, il est préférable d’utiliser un langage inclusif et non sexiste.

Voici quelques salutations formelles à éviter :

• « Cher Monsieur ou Madame »
• « Cher Monsieur »
• « Chère Madame » « Chère Madame » ou « Chère Mademoiselle »

Si vous développez une nouvelle campagne de marketing par courrier électronique ou si vous envoyez des nouvelles à une liste d’adresses électroniques d’entreprise bien établie, « À qui de droit » peut également être perçu comme désuet et impersonnel. « Bonjour, tout le monde » est plus approprié.

Les salutations informelles vont droit au but et doivent être réservées aux personnes avec lesquelles vous entretenez des relations confortables et occasionnelles. Il peut s’agir de collègues de travail, de collègues avec lesquels vous avez déjà travaillé ou de clients avec lesquels vous entretenez des relations.

Voici quelques exemples de salutations informelles par e-mail :

• Hey [co-worker’s name]c’est encore moi.
• Bonjour [boss’ name]Je vais être bref.
• Hey [client’s name]Je vais être bref.

Pour les relations professionnelles informelles, vous pouvez également personnaliser. C’est un excellent moyen d’établir et d’entretenir la confiance et des liens solides.

• Hey [co-worker’s name]comment ça se passe ?
• Salut [boss’ name]comment va la famille ?
• Hey [client’s name]comment se sont passées tes vacances ?

Comment commencer un courriel

Qu’il s’agisse de choisir entre « Bonjour » et « Chère » ou de rédiger l’ouverture correcte d’un courriel d’affaires ou de suivi d’un emploi, chaque courriel nécessite une salutation unique.

Voici quatre conseils pour commencer un courriel de la bonne façon :

1. Comprenez votre destinataire

Lorsque vous connaissez votre public, vous savez s’il faut appliquer un ton formel ou informel à votre salutation de courriel.

Les salutations les plus courantes sont les moins formelles « Hi » et « Hello » ou les plus formelles « Dear ». Voici quelques exemples pour savoir quand les utiliser :

Hi, hey, et hello sont des salutations informelles et sont appropriées à utiliser avec les personnes suivantes :

• Un collègue de travail
• Un client avec lequel vous travaillez régulièrement
• Un patron avec lequel vous avez une relation occasionnelle
• Un suivi dans une chaîne d’e-mails

Cher est une salutation honorifique et appropriée à utiliser avec les personnes suivantes :

• Un responsable du recrutement
• Un courriel froid à un employeur ou un client potentiel
• Une personne à qui vous écrivez pour la première fois.
• Une personne de haut rang ou une figure d’autorité, comme un professeur ou un PDG.

2. Utilisez leur nom

Même si vous envoyez un courriel à froid, il existe de nombreuses façons de découvrir le nom de la personne à qui vous écrivez. Les applications de médias sociaux comme LinkedIn sont un excellent point de départ. Prêtez attention à leur adresse électronique, qui contient probablement aussi leur nom.

« Bonjour [name] »ou « Cher [full name] est respectueux. Cela montre que vous avez pris le temps de faire vos recherches.

« Cher responsable du recrutement« , « Cher [company name] ou « Cher [job title] » est impersonnel. On a l’impression que vous envoyez un courriel de masse et que vous n’avez pas pris le temps de vous renseigner sur la personne qui le reçoit. Cela pourrait déplaire au responsable du recrutement.

3. Ne réinventez pas la roue

Il est bon de montrer sa personnalité et son assurance, mais il est important de rester respectueux et professionnel. Évitez d’utiliser des émojis, des smileys et des points d’exclamation. En cas de doute, optez toujours pour le professionnalisme et un langage simple.

4. Personnalisez votre message électronique

Un bon courriel permet au destinataire de savoir que vous prenez le temps de lui écrire. Utilisez les premières lignes d’un e-mail pour faire bonne impression ou entretenir une relation existante.

Voici quelques exemples :

« Bonjour [hiring manager’s name],

C’était un plaisir de vous rencontrer au salon de l’emploi hier. J’ai apprécié notre conversation et j’aimerais avoir l’opportunité de passer un entretien pour le poste junior dont nous avons discuté. Vous trouverez ci-joint ma lettre de motivation, mon CV et ma demande d’emploi. »

« Bonjour [colleague’s first name],

Excellent travail sur la présentation d’hier. J’ai vraiment apprécié vos idées. Avez-vous le temps cette semaine pour un appel téléphonique afin que nous puissions parler des prochaines étapes du projet ? »

« Cher professeur [last name],

Mon nom est [name]. J’apprécie vraiment votre cours ce semestre. J’ai quelques questions sur la lecture d’hier et je voulais savoir si je pouvais passer à votre bureau demain pour parler. Veuillez me faire savoir quel serait le meilleur moment. »

5. Définir les attentes

Les meilleurs e-mails commencent par un objet intentionnel qui permet au destinataire de connaître la raison de l’e-mail. Exprimez-vous votre gratitude, demandez-vous quelque chose ou faites-vous le suivi d’une tâche ? En laissant le destinataire savoir à quoi s’attendre, vous lui montrez que vous respectez son temps et que vous l’incitez à ouvrir le message s’il sait ce qu’il lui demande.

Voici quelques exemples :

• Suivi du contrat
• [Company name] veut travailler avec vous
• Suivi de l’interview d’hier
• Merci de me rencontrer

Comment ne pas commencer un email

Un courriel est une fenêtre sur votre façon de travailler et peut établir ou briser les attentes. Présentez-vous avec sincérité et rédigez un courriel qui exprime le respect et le professionnalisme.

Veillez à ne pas commettre les erreurs suivantes :

1. Fautes de frappe et de grammaire

Même si vous rédigez une réponse rapide, vérifiez toujours que vous utilisez correctement les virgules et autres signes de ponctuation. Si vous n’êtes pas un as de la grammaire, pensez à télécharger un widget de grammaire.

Vous n’avez aucune excuse pour mal orthographier le nom d’une personne – il figure souvent dans l’adresse électronique. Un nom mal orthographié est un excellent moyen de partir du mauvais pied.

2. Ne vous mettez pas trop à l’aise

Évitez d’utiliser des surnoms ou des noms abrégés, sauf si vous avez développé une certaine familiarité avec le destinataire. Jennifer ne se transforme pas automatiquement en Jen, et Alexander ne se transforme pas automatiquement en Alex.

3. Ne serpentez pas

La boîte de réception zéro est un rêve pour beaucoup, mais la plupart d’entre nous ont probablement une boîte de réception pleine de messages électroniques à traiter. Gardez les bavardages pour les réunions en personne et allez droit au but. Utilisez la première phrase pour saluer et passer directement à l’essentiel du message.

Un corps de 3 à 5 phrases devrait suffire pour la plupart des courriels. Si vous avez besoin de plus, demandez à programmer un appel ou une synchronisation rapide pour discuter des détails.

Saluer le succès

L’établissement de relations solides au travail est l’une des choses les plus bénéfiques que vous puissiez faire pour améliorer votre environnement professionnel et accroître la confiance au sein des équipes.

À l’heure où nous passons à des formules de travail hybrides et à distance, prendre le temps d’affiner vos compétences en matière de communication écrite et de rédiger un début d’e-mail parfait vous permettra de nouer et d’entretenir des relations professionnelles, même derrière un écran d’ordinateur.

Contextualisez votre relation avec le destinataire, réfléchissez à votre intention et vérifiez toujours votre écriture.