Boostez votre productivité en reconnaissant les distractions : Comment éviter les interruptions au travail

Combien de fois cela vous est-il arrivé ?

Vous travaillez sur un document dans un parfait état d’esprit jusqu’à ce que votre téléphone sonne avec un message important. Vous vérifiez et répondez rapidement.

Puis, puisque vous êtes là, vous décidez qu’il vaut la peine de vérifier votre courrier électronique également. Et juste après, vous pouvez jeter un coup d’œil rapide à vos réseaux sociaux.

Après tout, vous avez été productif ce matin ! Une petite pause s’impose.

Mais un quart d’heure s’est écoulé. Et lorsque vous revenez à votre document, vous ne vous souvenez plus de votre dernier train de pensées. Il vous faut encore 15 minutes pour vous réorienter et prêter toute votre attention. Si l’on additionne tout cela, ce petit message vous coûte une demi-heure !

Ce genre de distractions fait perdre du temps et de l’argent. Et, que vous travailliez à domicile à cause de la pandémie ou que vous vous réhabituiez à un espace de travail au bureau, il y a plus de choses que jamais qui peuvent vous distraire.

C’est à vous de rester concentré sur votre tâche. Pour ce faire, vous devez notamment fixer des limites entre vous et vos détracteurs potentiels. Voici nos conseils pour éviter les interruptions au travail.

Types d’interruptions au travail

Éviter les interruptions est difficile mais pas impossible – et pas toujours nécessaire. Un moyen simple d’améliorer votre productivité et votre bien-être personnels consiste à distinguer les interruptions valables des interruptions non valables. Voici une description des deux, accompagnée d’exemples d’interruptions au travail.

Les interruptions valables font simplement partie de votre travail ou sont inévitables. Vous n’avez pas d’autre choix que d’y faire face immédiatement. En voici quelques exemples :

• Si vous êtes responsable d’un stagiaire, il est important qu’il se sente à l’aise pour vous poser des questions. En supposant qu’ils aient des préoccupations légitimes, leurs interruptions sont valables.
• La collaboration peut également être un élément central de votre rôle. Si c’est le cas, vous pouvez vous attendre à des interruptions concernant des mises à jour importantes du projet.
• Si vous êtes un parent, vous pouvez vous attendre à des interruptions liées à votre ou vos enfants. Si vous travaillez depuis un bureau à domicile, ils auront probablement besoin de votre attention de temps en temps. Au travail, l’école peut appeler à tout moment s’il y a un incident.

Les interruptions non valables sont des distractions que vous n’avez pas à traiter tout de suite ou pas du tout. Par exemple :

• Un ami peut vous appeler pour faire des projets pour le week-end. Certaines choses personnelles, comme appeler la banque, peuvent être faites pendant le temps de travail. Mais faire des plans pour le week-end devrait attendre la fin de la journée.
• Les notifications téléphoniques de vos comptes de médias sociaux peuvent constamment attirer votre attention sur votre écran. À moins que vous n’utilisiez les médias sociaux pour coordonner et communiquer avec les membres de votre équipe, vous pouvez probablement les mettre en sourdine lorsque vous êtes au travail.

Comment minimiser les interruptions au travail

À l’heure actuelle, vous vous demandez comment mettre fin aux interruptions au travail. D’une certaine manière, vous ne pouvez pas. Pas complètement. Et vous ne pouvez pas éviter d’interrompre les gens. Si vous avez besoin de l’attention de votre patron, il est difficile de trouver le bon moment pour envoyer ce message lourd sur Slack. Mais vous pouvez les minimiser.

Voici ce qu’il faut faire.

1. Enregistrez vos interruptions

Essayez de tenir un journal des interruptions. Vous aurez ainsi une idée plus précise des interruptions que vous subissez quotidiennement. Vous pourrez alors rechercher des tendances et décider d’un plan d’action pour faire face à ces distractions.

Lorsque vous enregistrez une interruption, incluez ces éléments :

• La personne ou la chose qui vous a interrompu
• La date et l’heure de l’interruption
• L’objet de l’interruption
• Si elle était valide
• L’urgence de la demande

Ces informations vous permettront de savoir quand vous devez vous préparer à répondre à des questions ou fixer des limites plus strictes quant au moment où les gens peuvent vous contacter.

2. Utiliser les réunions de routine pour traiter les questions non urgentes

Si les gens savent qu’ils auront bientôt accès à vous, ils peuvent garder leurs questions, commentaires et préoccupations jusqu’à votre rencontre. Cela est particulièrement utile si vous avez une poignée de personnes avec lesquelles vous travaillez étroitement. Planifiez une réunion hebdomadaire régulière, demandez-leur de tenir une liste des choses dont ils veulent discuter, et vous pouvez faire de même. Vous pourrez alors tout aborder en une seule séance ciblée.

3. Prévoyez du temps pour les interruptions

Votre journal des interruptions peut contenir de nombreuses interruptions valables. Si c’est le cas, assurez-vous de les prendre en compte dans votre planning.

Si vous recevez régulièrement des appels téléphoniques de votre équipe de vente après le déjeuner, ne prévoyez pas de travail important pendant cette période. Vous éviterez ainsi d’être débordé si vous avez un délai à respecter mais que vous ne pouvez pas dire non à votre équipe.

Et si votre entreprise est éloignée et traverse des fuseaux horaires, essayez de les utiliser à votre avantage. Peut-être pouvez-vous faire votre travail en profondeur le matin avant que les membres de votre équipe de la côte ouest ne soient réveillés.

4. Utilisez les fonctions « disponible » et « indisponible » de votre calendrier.

Que vous utilisiez Slack, Teams ou Google, le logiciel de votre organisation dispose probablement d’une fonction « statut ». Utilisez-la pour faire savoir aux gens quand vous ne voulez pas être interrompu. Il suffit de la remettre sur « actif » une fois que votre bloc sans interruption est terminé.

Vous pouvez également utiliser une réponse automatique par courrier électronique dans le même but. Laissez un court message indiquant quand vous répondrez à vos interlocuteurs.

5. Dites poliment « non ».

Si vous êtes trop occupé, vous pouvez refuser une demande ou une tâche. Ou, à tout le moins, demander un délai supplémentaire.

Il est tentant de dire « oui » à tout quand on veut faire partie d’une équipe. Mais si vous développez des symptômes d’épuisement, vous ne ferez que nuire à votre équipe et à vous-même à long terme. Apprenez à dire « non ».

6. Gardez votre équipe dans la boucle

Vous savez déjà que la communication est essentielle. Faites savoir aux gens sur quoi vous travaillez et comment cela correspond aux objectifs de votre équipe. Cela vous aidera à gérer les attentes quant à ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire ce jour-là.

Vous pouvez le faire par le biais de réunions quotidiennes en salle de conférence, de chaînes d’e-mails ou de messages de chat le matin. Si les autres font de même, vous travaillerez mieux en sachant ce que chacun fait.

7. Configurez votre technologie pour réduire les distractions

Prenez le temps de faire en sorte que vos appareils travaillent pour vous. Votre smartphone dispose probablement d’une fonction « ne pas déranger » qui permet de faire taire la plupart des notifications. Si vous avez peur de manquer des appels importants, comme ceux de l’école de vos enfants, ajoutez un filtre pour laisser passer certains appels.

8. Prenez votre temps pour répondre à un problème

Lorsque quelqu’un demande de l’aide, le problème peut sembler urgent sur le moment. Mais il est fort probable qu’il ne s’agisse pas d’une crise. Respirez profondément, répondez calmement et évitez de tirer des conclusions hâtives. Un petit délai peut vous aider à évaluer correctement la situation.

9. Fixez vos limites et respectez-les

Certaines distractions sont inévitables. Mais lorsqu’elles surviennent, assurez-vous de fixer des limites à la conversation :

• Dites poliment que vous êtes occupé et demandez si vous pouvez en discuter plus tard.
• Sinon, définissez des paramètres pour la conversation et respectez-les. Par exemple, « Je n’ai que cinq minutes pour parler de ça maintenant ».
• Demandez-vous si vous êtes la meilleure personne pour ce problème ou cette question. Si ce n’est pas le cas, renvoyez-les poliment ailleurs.
• Si vous ne parvenez pas à trouver une solution en cinq minutes, prévoyez une réunion de suivi et demandez-leur de préparer leurs questions. Avec un peu de chance, ils résoudront leur problème avant votre rencontre.

10. Pratiquez la conscience de soi

Combien de ces interruptions pouvez-vous éviter si vous changez certains de vos comportements ? Vous pourriez peut-être améliorer vos compétences en matière de délégation, favoriser la résilience de votre équipe ou développer vos compétences en matière de leadership.

Ce type de conscience de soi peut vous aider à éviter les problèmes et à prévenir les frustrations.

Si vous avez essayé ces conseils et que vous avez toujours l’impression de ne pas pouvoir gérer les interruptions, essayez de travailler avec RecrutementPro. Nos coaches peuvent vous aider à évaluer votre situation et à élaborer un plan pour réduire les distractions au travail.

Comment se recentrer après une interruption

Les distractions font partie intégrante du travail, alors ne vous en voulez pas si cela vous arrive. L’astuce consiste à rebondir rapidement pour ne pas perdre trop de temps.

Voici comment vous pouvez minimiser les pertes de temps dues à une interruption.

1. Notez votre dernier train de pensées. Si vous êtes en train de travailler sur un document et que quelqu’un vous interrompt, notez rapidement ce que vous pensez à ce moment précis. Une simple liste à puces des prochaines étapes et idées peut vous aider à reprendre là où vous en étiez.
2. Relisez ce que vous avez écrit. Revoir ce que vous avez fait jusqu’à présent peut vous aider à retrouver votre état d’esprit d’avant l’interruption.
3. Faites une promenade. Si vous ne pouvez pas vous recentrer immédiatement, faites une pause. Levez-vous, bougez, prenez un café ou de l’air frais. Cela vous aidera à vous rajeunir pour pouvoir vous recentrer plus facilement.
4. Soyez gentil avec vous-même. Répondre aux interruptions compte comme de la productivité – alors ne vous sentez pas mal si vous n’avez pas terminé la tâche importante de la journée de travail.
5. Réglez un minuteur. Réglez un minuteur pour 15 minutes et voyez combien de temps vous pouvez faire. Il y a de fortes chances que vous passiez votre réveil en un clin d’œil. Mais si vous n’êtes toujours pas concentré après ce laps de temps, faites une pause de cinq minutes et réessayez. Ces bouffées de productivité finiront par vous remettre dans le bain.
6. Commencez par quelque chose de facile. Formatez votre document, colorez les cellules de votre feuille de calcul et ajustez les titres. Ce sont de petites choses qui peuvent vous remettre dans le bain du travail. Vous devrez les faire un jour ou l’autre, alors autant s’y mettre dès maintenant.

Ne vous sabotez pas

Les interruptions peuvent vous donner l’impression d’en faire moins qu’en réalité. Mais une liste de choses à faire comportant moins de X que vous ne l’espériez n’en a pas moins de valeur. Vous avez fait des progrès, et cela vous met sur la voie du succès pour l’avenir. Concentrez-vous sur ce que vous avez accompli, et non sur ce que vous n’avez pas pu faire.

Aider votre équipe est un travail important, et vous devriez en être fier. Mais maintenant, votre objectif devrait être d’aider vos collègues à s’épanouir autant qu’ils le peuvent sans vous.

Ces conseils sur la façon d’éviter les interruptions au travail sont un bon point de départ. En fixant des limites claires, vous les aiderez à respecter votre temps et à résoudre les problèmes de manière indépendante.

Et si jamais vous vous sentez dépassé, RecrutementPro est là pour vous soutenir. Avec nos coachs, vous pouvez discuter de vos difficultés professionnelles et trouver des solutions. Que vous souhaitiez minimiser les interruptions ou améliorer vos compétences en matière de gestion du temps, nous pouvons y parvenir ensemble.