Appareil photo allumé ou éteint ? 5 conseils sur l’étiquette du zoom

Tout bien considéré, le monde s’est acclimaté assez rapidement au monde du travail à distance.

Mais lorsque les bureaux ont fermé, les gens se sont posés des questions. Y a-t-il une étiquette Zoom à suivre ? Qu’est-ce qui est « normal » dans ce nouveau monde normal du travail à distance ? Les gens étaient prêts à accepter la gêne occasionnée si cela leur permettait de continuer à travailler à une époque de fermeture et d’éloignement physique.

Si vous parcourez les médias sociaux, vous trouverez probablement un mème ou deux (ou trois cents) sur la progression du travail à distance. Par exemple, lorsque mon bureau a fait sa première transition vers le travail à distance, je portais encore des hauts professionnels. J’ai essayé de trouver le meilleur fond d’écran dans mon appartement. J’ai utilisé mes écouteurs pour les appels, ce que je n’avais jamais fait auparavant lorsque j’allais au bureau.

Avance rapide jusqu’au travail à distance de 2022 : j’écris ce blog assis à mon bureau en tenue d’entraînement. Lorsque je participe à des appels Zoom, c’est généralement un mélange de personnes qui allument ou éteignent leur caméra. Parfois, les gens ont de beaux arrière-plans virtuels qui cachent leur environnement réel. D’autres fois, les gens (comme moi) utilisent l’effet de flou. Et comme Zoom propose de plus en plus de fonctionnalités et d’avantages supplémentaires, il est difficile de savoir ce qui est approprié ou non.

Alors, parlons de l’étiquette Zoom. Alors que nous nous acclimatons à cette nouvelle normalité, qu’avons-nous appris sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas ? Quels conseils pouvez-vous garder à l’esprit en tant que participant à une réunion ? Quelles sont les meilleures pratiques pour les hôtes Zoom ? Et, surtout, pouvez-vous remplir votre café pendant un appel Zoom ?

5 conseils sur l’étiquette du Zoom pour tous

Les données nous indiquent que les réunions ont augmenté depuis l’apparition de COVID-19 et du travail virtuel. En fait, 54 % des employés disent qu’ils assistent à plus de réunions virtuelles qu’ils ne le faisaient en personne.

Il est probable que vous passiez une bonne partie de votre journée à regarder votre écran. Que votre emploi du temps soit rempli de réunions virtuelles ou que vous n’ayez qu’un appel Zoom par-ci par-là, voici cinq conseils à garder à l’esprit.

5 conseils sur l’étiquette du zoom pour tous

1. Arriver à l’heure
2. Devenez ami avec votre bouton muet
3. Faire des pauses plus souvent dans la conversation
4. Évitez le multitâche
5. Apprenez la culture de la caméra de votre organisation

1. Arrivez à l’heure

C’est tentant, je sais. Je suis passé par là. Il est 11 h 28 et vous avez une réunion qui commence à 11 h 30. Mais votre tasse de café a besoin d’être remplie, votre chien a besoin d’être laissé dehors, votre enfant demande de l’aide pour ses devoirs et votre estomac gronde.

Vous pensez peut-être que vous pouvez faire toutes ces choses en deux minutes, mais je suis là pour faire éclater votre bulle (parce que j’ai essayé). Ce n’est pas possible.

Le travail à domicile nous offre la flexibilité dont nous avons besoin pour gérer notre vie personnelle et notre vie professionnelle dans le même espace. Mais cela peut aussi entraîner le risque d’être en retard aux réunions.

Autant que possible, arrivez à l’heure. Il est plus tentant et certainement plus facile de se connecter à une réunion avec quelques minutes de retard. Mais cela montre que vous êtes investi dans la réunion et dans la relation avec la personne assise dans la petite boîte virtuelle à côté de vous.

Une chose qui m’a aidé à arriver à l’heure aux réunions Zoom est de prévoir des réunions par tranches de 25 minutes au lieu de 30. De cette façon, vous vous ménagez une marge de cinq minutes pour les tâches  » intermédiaires « , ce qui vous permet de prendre une pause bio ou de réchauffer votre tasse de café.

2. Devenez ami avec votre bouton de sourdine

Il n’y a rien de pire que d’être dans une réunion Zoom avec un grand nombre de participants. Vous entendez un bruissement et un bruit blanc sur l’hôte de la réunion. Au début, vous pensez qu’il s’agit probablement d’un effet de retour sur votre microphone. Mais vous continuez à entendre des bruits de fond.

Vous remarquez que quelqu’un a oublié de se mettre en sourdine. Et pendant que vous essayez de déterminer si c’est vous qui avez oublié de couper le son ou si c’est un collègue, vous avez manqué les cinq dernières minutes de la réunion.

Devenez ami avec votre bouton « mute ». Vous pouvez modifier vos paramètres dans Zoom pour vous assurer que vous rejoignez la réunion en étant automatiquement mis en sourdine. Ainsi, vous n’avez pas à craindre d’interrompre ou de perturber l’appel. Et si vous voyez qu’un coéquipier s’est accidentellement débranché, envoyez-lui un message privé.

3. Faire des pauses plus souvent pour permettre la conversation

Oh, les interruptions virtuelles toujours gênantes. À mon avis, il est plus gênant de parler par-dessus quelqu’un sur Zoom qu’en personne. Et c’est un problème délicat à résoudre car nous sommes tous virtuels. Il est plus difficile de lire le langage corporel ou les indices sociaux pour savoir quand une personne va prendre la parole.

Pour éviter les interruptions fréquentes, essayez de faire des pauses plus souvent que dans une conversation. Par exemple, si vous êtes en tête-à-tête avec votre responsable, veillez à marquer une pause après chaque point de la conversation. Ou, si vous essayez de résoudre un problème difficile lors d’une réunion d’équipe, veillez à laisser à tous les participants la possibilité de partager leurs points de vue.

4. Évitez le multitâche

D’abord, parlons de l’éléphant dans la pièce. Si vous ne le savez pas, le multitâche ne fonctionne pas. Une étude a révélé que seuls 2,5 % des gens sont des multitâcheurs efficaces. Les études montrent également que lorsque notre cerveau passe fréquemment d’une tâche à l’autre, nous sommes plus susceptibles de commettre une erreur.

Mais la fonction hors caméra de Zoom (ou de tout autre outil de réunion virtuelle) est un bouton très tentant pour ceux qui veulent faire du multitâche. Je m’en suis certainement rendu coupable.

Je me suis retrouvé dans de grandes réunions où je pensais pouvoir prêter attention à l’orateur tout en effectuant des tâches plus administratives. Mais voilà : cela ne vous sert pas. Cela ne vous rend pas plus efficace ou plus productif. En fait, essayer d’être multitâche pourrait très bien faire exactement le contraire.

Aussi difficile que cela puisse être de faire une petite chose alors que vous êtes en pleine réunion, soyez présent. Concentrez votre attention sur la réunion en cours et mettez vos autres priorités de côté. La qualité de votre travail sera probablement meilleure de toute façon.

5. Apprenez la culture de votre organisation « caméra allumée ou éteinte ».

Il est difficile de donner des conseils généraux sur la nécessité de garder ou non son appareil photo. J’ai travaillé dans deux entreprises différentes et suivi des cours virtuels en ligne pendant la pandémie. Chaque organisation et hôte de réunion avait des préférences différentes en matière d’utilisation de la vidéo.

Par exemple, chez RecrutementPro, nous avons une culture d’entreprise assez souple et décontractée. Nous fonctionnons avec une confiance inhérente en nos collègues. Et je pense que pour cette raison, nous avons une culture où le fait d’éteindre sa caméra ne signifie pas que l’on est attentif.

Il y a des moments où je souffre de la fatigue du Zoom et où j’ai juste besoin d’une pause pour ne pas me regarder en vidéo. Mais d’autres fois, je garde ma vidéo allumée pendant toute la journée de réunion.

Mais chaque organisation est différente, tout comme les rôles. Par exemple, je ne travaille pas en face à face avec des clients. Mais si je devais rencontrer régulièrement des clients, j’utiliserais probablement ma caméra de manière plus systématique.

Si je rencontre quelqu’un pour la première fois, je m’assure toujours que mon appareil photo est allumé. Si je suis dans une petite réunion où tout le monde a son appareil photo allumé, je demande si je peux laisser mon appareil éteint ou si je dois l’allumer.

Il y a des nuances à cette astuce. Voici donc mon principal conseil : apprenez à connaître votre organisation, votre équipe et votre rôle. Cela vous aidera à déterminer quelle est la meilleure étiquette à adopter pour Zoom.

Étiquette du zoom pour les hôtes

Les hôtes du Zoom, il y a certaines choses à garder à l’esprit du point de vue de l’étiquette. Voici six conseils pour vous aider.

• N’invitez que les personnes qui doivent être présentes. Comme tout hôte de réunion, déterminez qui doit participer à la réunion. Assurez-vous que toutes les plateformes de réunion sont prévenues à l’avance, surtout si vous travaillez avec des personnes du monde entier. Le temps est l’une des choses les plus précieuses que nous ayons. Veillez à respecter le temps des autres.

• Créez un ordre du jour et soyez le leader de la réunion. Parfois, les gens envoient l’ordre du jour de la réunion par e-mail ou sur Slack avant la réunion de l’équipe virtuelle. D’autres fois, l’ordre du jour se trouve dans l’invitation à la réunion. Mais quoi qu’il en soit, assurez-vous que les gens savent à quoi s’attendre. Et une fois la réunion commencée, en tant qu’hôte, vous devez guider les participants à travers chaque sujet.

• Utilisez la vidéo de manière appropriée. Il est assez courant que les organisateurs de réunions laissent leur caméra vidéo allumée, surtout si vous dirigez une réunion d’équipe plus importante. Dans certains cas, comme les réunions individuelles avec un subordonné direct ou les réunions de groupes plus restreints, vous pouvez faire savoir aux participants que vous allez éteindre la caméra. Dans ce cas, encouragez-les à faire ce qu’ils veulent.
• Maintenez le contact visuel. Même si le niveau des yeux est difficile à déterminer virtuellement, essayez de maintenir le contact visuel.
• Assurez-vous que les paramètres de partage d’écran sont activés. Il n’y a rien de pire qu’un appel vidéo passé à essayer de dépanner les paramètres de votre webinaire. Assurez-vous que le partage d’écran est activé dans votre compte Zoom. Parfois, il est utile de partager le lien du document dans le chat et à l’écran pour que les participants puissent suivre plus facilement.
• Rendez vos réunions inclusives et accessibles. Zoom dispose de nombreuses fonctionnalités, comme le sous-titrage, qui permettent de rendre vos réunions inclusives. Vous pouvez également encourager les participants à utiliser la fonction « main levée » ou à participer au chat. Il peut être nécessaire de modeler les comportements et les normes souhaités, mais assurez-vous que tous les participants sont en mesure d’utiliser et de participer équitablement.

FAQ sur l’étiquette des réunions Zoom

Est-il impoli de boire du café pendant une réunion Zoom ?

Non. Si vous êtes assis à votre bureau avec une tasse à café, il n’est pas impoli de siroter votre café de temps en temps pendant la réunion.

Cependant, si vous êtes au comptoir de votre café préféré en train de commander votre boisson, réfléchissez-y à deux fois. Assurez-vous d’être pleinement attentif.

Est-il impoli de ne pas montrer son visage sur Zoom ?

Cela dépend de votre entreprise, de votre rôle et de votre culture organisationnelle. Lisez le conseil ci-dessus pour obtenir le téléchargement complet sur l’utilisation de votre caméra vidéo sur Zoom. Par exemple, si vous rencontrez quelqu’un pour la première fois ou si vous rencontrez des clients, il est probablement préférable de laisser votre caméra allumée.

Mais si vous vous sentez fatigué par Zoom et que vous avez besoin d’une pause pour votre réunion habituelle ou une réunion d’équipe, vous pouvez généralement éteindre la caméra.

Peut-on boire de l’eau pendant une réunion Zoom ?

Oh, oui. Il est bon de rester hydraté. Tant que vous ne prenez pas de grandes gorgées et que vous êtes attentif à votre son, vous pouvez boire de l’eau pendant une réunion Zoom.

Devenez un pro de la vidéoconférence

Même si les réunions en ligne peuvent se faire dans le confort de votre maison, il y a toujours une étiquette à garder à l’esprit. Par exemple, vous voulez toujours éliminer toutes les perturbations possibles pour garder toute votre attention. Vous devez vous assurer d’être présent au moment où la réunion commence. Et vous voulez vous assurer que votre réunion vidéo est productive et efficace.

Si vous n’êtes pas sûr de savoir comment naviguer sur un certain aspect de la vidéoconférence, demandez à votre coach. Votre coach peut vous servir de guide dans les situations délicates.