Amélioration continue : 6 étapes à suivre et pourquoi c'est important

La transformation humaine repose sur l’idée que nous pouvons nous améliorer et améliorer nos organisations. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’amélioration continue, il s’agit d’un investissement pour atteindre notre plein potentiel. Il ne s’agit pas d’un parcours unique lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des stratégies ou des techniques d’amélioration. Il s’agit d’un processus délibéré qui nécessite l’observation, l’analyse, la planification et l’action.

Mais l’amélioration continue repose également sur l’idée que le coaching peut aider les gens – et les organisations – tout au long du parcours. Comme le coaching, l’amélioration continue est un effort permanent. Elle repose sur le travail d’équipe, une culture d’entreprise forte et le retour d’informations. Mais elle nécessite également un soutien et des outils d’amélioration continue afin de maintenir les compétences et les capacités à niveau.

Chez RecrutementPro, nous pensons que chacun a le potentiel de se développer et de se transformer. Nous savons que les entreprises sont composées de personnes. Ainsi, lorsque vous investissez dans votre personnel, vous investissez dans le succès de votre organisation.

Parfois, l’amélioration continue est le plus petit changement qui s’additionne au fil du temps. D’autres fois, l’amélioration continue va de pair avec l’adaptation au changement et le renforcement de la résilience pour rester compétitif sur le marché actuel. Quoi qu’il en soit, le processus génère des résultats sans la douleur qui accompagne les grands changements en une seule fois.

Si vous avez l’impression qu’il y a place à l’amélioration au travail, ou si vous voulez devenir un leader du secteur qui garde une longueur d’avance, utilisez l’amélioration continue comme cadre pour apporter des changements positifs.

Qu’est-ce que l’amélioration continue ?

L’amélioration continue est le processus consistant à apporter de petits changements progressifs qui s’additionnent pour donner des résultats significatifs, sur la base d’une observation délibérée des processus actuels.

Également connue sous le nom de Kaizen, la méthode d’amélioration continue est née au Japon. Aujourd’hui, elle a été adoptée par les entreprises du monde entier comme moyen d’atteindre l’excellence opérationnelle.

L’idée principale de l’amélioration continue est qu’aucun processus n’est parfait et qu’il est toujours possible de l’améliorer. L’objectif est d’éliminer le gaspillage, d’optimiser les ressources et de donner aux employés les moyens d’apporter des changements qui améliorent les résultats de l’entreprise.

Selon Brian Ragone, consultant en amélioration des processus, il s’agit d’une « pensée systémique où nous construisons des boucles de rétroaction afin d’obtenir des informations sur les processus actuels et de réfléchir à la manière de les améliorer ».

Selon M. Ragone, l’amélioration continue comporte trois volets :

• Amélioration des outils et des matériaux
• Améliorer les personnes et les relations
• Améliorer l’environnement de travail

Cela signifie souvent qu’il faut supprimer les outils obsolètes. D’autres fois, il s’agit d’améliorer la documentation sur la façon dont vous travaillez, afin que n’importe qui puisse venir et commencer immédiatement. Il s’agit également d’améliorer les compétences de votre personnel. Enfin, il s’agit de supprimer les obstacles à la communication ou simplement les frictions dans les relations de travail.

Enfin, il s’agit d’améliorer la sécurité physique et psychologique de vos employés au travail.

Les 4 étapes de l’amélioration continue

L’amélioration continue est parfois appelée le cycle PDCA, qui signifie Plan-Do-Check-Act. Et ce sont les quatre étapes de l’amélioration continue.

Planifier : Brainstorming et planification

Identifiez une opportunité d’amélioration et élaborez un plan d’action pour la direction. Par exemple, vous remarquez que vos taux de conversion sont inférieurs à la moyenne de votre secteur. Vous décidez donc d’envoyer une séquence d’e-mails d’entretien en plus d’appeler vos clients potentiels.

Faites : Tester les solutions

Une fois que vous avez identifié une opportunité et déterminé la meilleure façon de l’aborder par le changement, mettez en œuvre ce changement à petite échelle. Nous faisons cela pour mesurer objectivement son efficacité. Pour l’exemple de la séquence d’e-mails ci-dessus, cela peut signifier n’envoyer des e-mails qu’à un petit pourcentage de prospects (20 % par exemple).

Vérifier : Vérification de l’efficacité

Le changement a-t-il fonctionné ? Nous devons le savoir avant de l’appliquer à l’ensemble de l’entreprise. Si les 20 % de prospects que nous avons testés se convertissent mieux que les 80 % restants qui ne reçoivent pas de courriels de prospection, par exemple, nous pouvons en conclure que le changement a été efficace.

Agir : Mise en œuvre de la solution

Une fois que vous avez confirmé l’efficacité de votre solution, il est temps de la déployer à l’échelle de l’entreprise pour en récolter les fruits.

Méthodes d’amélioration continue

Il existe plusieurs méthodes d’amélioration continue. En voici cinq :

• La méthode Lean
• La méthode Kanban
• Six Sigma
• Gestion de la qualité totale
• Méthodologie Agile.

Regardons chacun d’entre eux.

La méthode Lean

La méthodologie Lean est un cadre d’amélioration continue qui a été développé à l’origine pour la fabrication. Elle a depuis été adoptée par des entreprises d’autres secteurs. L’objectif de la méthode Lean est d’éliminer le gaspillage et d’améliorer l’efficacité. Pour ce faire, elle rationalise les processus et élimine les activités sans valeur ajoutée.

La méthode Kanban

La méthode Kanban est un cadre qui vous aide à visualiser votre travail et à optimiser votre flux de travail. Le principe clé de la méthode Kanban consiste à décomposer votre travail en tâches plus petites, puis à suivre la progression de chacune d’elles à chaque étape de votre flux de travail. Cela vous permet d’identifier les goulets d’étranglement et les zones d’inefficacité afin d’apporter des améliorations.

Six Sigma

Six Sigma est un cadre statistique qui vous aide à identifier et à éliminer les défauts dans votre processus. L’objectif de Six Sigma est d’atteindre une quasi-perfection en réduisant les défauts à un niveau Six Sigma. Cela correspond à un taux de défauts de 3,4 erreurs par million d’opportunités.

Gestion de la qualité totale

La gestion de la qualité totale (TQM) est un cadre qui garantit que vos produits répondent aux attentes des clients ou les dépassent. La gestion de la qualité totale repose sur l’amélioration continue. Elle met l’accent sur la nécessité d’identifier et de traiter systématiquement les problèmes de qualité.

Méthodologie Agile

La méthodologie Agile est un cadre pour la gestion des projets de développement de logiciels. Agile met l’accent sur le développement itératif, le prototypage rapide et le retour constant des parties prenantes. L’objectif est d’aider les équipes à créer et à lancer des produits logiciels de haute qualité de manière rapide et efficace.

Pourquoi l’amélioration continue est-elle importante ?

Augmentation de l’efficacité et de la productivité

Parce que vous identifiez constamment les domaines dans lesquels vos processus peuvent être améliorés, vous pouvez créer un flux de travail plus rationnel qui réduit les pertes de temps et de ressources. En conséquence, votre équipe sera plus productive.

Amélioration de l’engagement et des relations avec les employés

Comme l’a déclaré Ragone, l’amélioration continue se concentre sur les personnes et les relations tout autant que sur les outils. Les boucles de rétroaction de l’amélioration continue signifient que les employés sont attentifs aux possibilités d’amélioration de la communication.

Lorsque les employés sentent qu’ils font partie d’un processus d’amélioration continue, ils sont plus engagés et investis dans le succès de l’entreprise. Et vous aurez de meilleures relations entre les employés et les managers et un environnement de travail plus positif dans l’ensemble.

Réduction des déchets

En éliminant les défauts et en rationalisant les processus, vous pouvez améliorer la qualité de votre produit ou service. Non seulement les clients sont plus satisfaits, mais vous pouvez également réaliser des économies à long terme en réduisant les besoins de reprise et de remplacement.

Réduction des coûts

En plus de réduire les déchets, l’amélioration continue peut également vous aider à économiser de l’argent d’autres manières. Par exemple, en rationalisant votre processus, vous pouvez réduire la quantité de stocks dont vous avez besoin. Et en identifiant rapidement les erreurs, vous pouvez éviter le coût de leur réparation ultérieure.

Amélioration de la satisfaction des clients

Lorsque vous éliminez les déchets et les défauts, vous obtenez un produit ou un service qui a plus de chances de répondre aux attentes des clients. En conséquence, votre organisation connaîtra une satisfaction accrue de ses clients.

Réduction du temps de cycle

L’un des avantages d’apporter de petites améliorations est que vous pouvez le faire rapidement. Cela signifie que vous pouvez mettre votre produit ou service sur le marché plus rapidement et commencer à voir des résultats plus tôt.

Accroître l’innovation et rester en tête de la concurrence

L’amélioration continue vous aide à garder une longueur d’avance sur la concurrence en vous encourageant à explorer constamment de nouvelles façons d’améliorer votre processus. En effectuant de petits changements, vous pouvez tester de nouvelles idées rapidement et à moindre coût pour voir si elles valent la peine d’être poursuivies.

Si vous mettez en place un système permettant d’apporter de petits changements de façon continue, vous ne cesserez jamais de vous améliorer.

Permet l’agilité et l’adaptation au changement

Dans l’environnement commercial actuel, s’adapter rapidement au changement est essentiel pour réussir. Renforcer la résilience d’une organisation n’est plus une bonne chose. C’est une nécessité pour chaque entreprise. L’amélioration continue vous aide à mettre en place un système qui facilite l’expérimentation de nouvelles idées et la mise en œuvre rapide des changements.

Les 6 étapes de l’amélioration continue

Il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre l’amélioration continue dans votre organisation, mais la méthode la plus courante implique les six étapes suivantes :

1. Évaluez votre état actuel

La première étape de toute initiative d’amélioration des processus consiste à déterminer où vous en êtes aujourd’hui. Pour ce faire, vous pouvez établir une cartographie de vos processus actuels.

« Les cartes de processus vous aident à comprendre vos flux de travail actuels et vous permettent de repérer les possibilités d’amélioration (le cas échéant). »
Brian Ragone, fondateur et consultant en gestion des processus chez Puzzle.

Selon Ragone, il s’agit de l’étape la plus importante dans toutes les formes d’amélioration des processus.

Passez en revue vos processus opérationnels actuels avec les personnes concernées. Documentez chaque étape (même celles que vous jugez non pertinentes). Notez l’ordre dans lequel vos collaborateurs effectuent ces étapes jusqu’à la fin du processus.

Ensuite, créez un organigramme à l’aide d’un outil de cartographie des processus pour montrer les étapes de votre processus ordonné afin de voir chaque détail avec une vue d’ensemble.

Identifiez ensuite le rôle responsable de chaque étape de votre processus et les outils utilisés. Les outils de gestion de projet, comme Asana, peuvent vous aider dans ce processus. N’oubliez pas que l’amélioration continue concerne vos outils et matériaux, les personnes et les relations, et l’environnement.

Vous devriez commencer à repérer les lacunes et les possibilités d’amélioration dès maintenant.

2. Identifier la cause profonde des problèmes

Une fois que vous savez où votre processus est défaillant, il est temps de trouver pourquoi. Pour identifier la cause profonde d’un problème, posez ces cinq questions :

• Que s’est-il passé ?
• Quand cela s’est-il passé ?
• Qui était impliqué ?
• Que faisaient-ils ?
• Quelles étaient les conditions dans lesquelles cela s’est produit ?

En utilisant ces invites, nous pouvons découvrir que :

• Les prospects remplissent notre formulaire de demande de démo mais ne se manifestent jamais.
• Une semaine après avoir rempli le formulaire
• Le responsable, notre CRM et notre équipe de vente ont été impliqués.
• Le prospect a rempli le formulaire, notre système de gestion de la relation client nous a informé de l’existence d’un nouveau prospect, notre équipe commerciale a qualifié le prospect et lui a envoyé une invitation pour l’appel.
• Les prospects attendent deux jours pour recevoir une invitation

Cette analyse nous permet d’identifier deux causes potentielles : le temps d’attente pour les appels de démonstration et le ton de l’invitation.

3. Développer une solution

Maintenant que vous savez où votre processus est en panne et pourquoi, vous pouvez créer un plan pour résoudre le problème.

Ce plan doit impliquer les personnes qui sont responsables des étapes de votre processus. Faites un brainstorming sur les solutions possibles, puis choisissez celle qui promet d’être la plus efficace.

4. Mettre en œuvre la solution

Une fois que vous avez une solution, il est temps de créer un plan pour la mettre en œuvre.

Ce plan doit comprendre un calendrier d’exécution, une liste des responsabilités et les ressources dont vous aurez besoin. Ensuite, mettez le plan en action.

5. Evaluez les résultats

Après avoir mis en œuvre votre solution, il est temps de voir si elle a fonctionné.

Évaluez les résultats de votre solution par rapport à vos objectifs initiaux d’amélioration. Si la solution n’a pas fonctionné comme prévu, retournez à l’étape 3 et réfléchissez à une autre solution.

6. Normaliser le processus

Si votre solution a réussi, félicitations ! La dernière étape consiste à s’assurer que le processus est suivi correctement à partir de maintenant.

Pour ce faire, créez des procédures opérationnelles standard (POS) qui décrivent les étapes de votre processus. Ces SOP doivent être claires et faciles à suivre pour que tout le monde puisse les exécuter.

Vous devez également créer des listes de contrôle ou des organigrammes qui peuvent être utilisés comme référence lors du suivi du processus.

Mais n’oubliez pas que les solutions ne sont jamais définitives avec le modèle d’amélioration continue. Établissez des boucles de rétroaction qui vous permettent d’accéder continuellement à vos processus pour les améliorer.

7 façons d’améliorer l’amélioration continue

Il est toujours possible d’améliorer tout processus, même un processus conçu pour être amélioré. Voici quelques moyens de rendre vos efforts d’amélioration continue encore plus efficaces :

1. Créer des boucles de rétroaction

La meilleure façon d’encourager l’amélioration continue est de créer une culture qui la soutient. Encouragez la participation des employés en demandant et en recevant des commentaires.

Et lorsque les employés font des suggestions, prenez-les au sérieux et donnez-leur les ressources dont ils ont besoin pour apporter ces améliorations. Cela peut également contribuer à vos efforts d’engagement des employés.

2. Se concentrer sur le client

L’objectif de l’amélioration continue est de créer un meilleur produit ou service pour vos clients. Il est donc important de les garder à l’esprit lorsque vous effectuez des changements.

3. Fixez des objectifs SMART

Les objectifs SMART vous aident à évaluer vos progrès et à voir si vous faites les améliorations souhaitées.

4. Soyez flexible

N’ayez pas peur de changer vos plans si vous trouvez une meilleure façon de faire quelque chose. Tout l’intérêt de l’amélioration continue réside dans la flexibilité de notre approche du travail et des changements.

5. Soyez prêt à vous tromper

Si vous obtenez un retour d’information de la part de vos employés, il ne s’agira pas toujours d’un retour que vous appréciez. N’oubliez pas d’aborder tous les commentaires avec un esprit ouvert.

Comme Glenn Rogers, PDG de Float, le dit à son équipe : « Cherchez à vous améliorer continuellement en accueillant les commentaires au lieu de vous en défendre. Votre parcours d’auto-amélioration nécessite l’éducation, la recherche de conseils auprès des autres et la volonté d’avoir tort. »

6. Communiquez vos plans

Assurez-vous que tous les membres de votre organisation connaissent vos projets et savent comment ils peuvent vous aider. Une bonne communication aidera tout le monde à rester sur la même longueur d’onde et à travailler ensemble pour améliorer vos processus.

7. Célébrez vos réussites

Lorsque vous apportez une amélioration réussie, prenez le temps de la célébrer. Cela contribuera à motiver les membres de votre équipe et leur montrera que leurs efforts sont appréciés.

Lancez-vous dans l’aventure de l’amélioration continue

L’amélioration continue est un outil puissant pour toute organisation. En l’utilisant, vous pouvez apporter de petites améliorations progressives qui se traduisent par des résultats importants au fil du temps.

La clé du succès de l’amélioration continue est de commencer petit. N’essayez pas d’en faire trop à la fois. Apportez plutôt un ou deux changements progressifs en vous concentrant sur un domaine à la fois.

N’oubliez pas que l’objectif est d’améliorer votre processus, pas de le rendre parfait. Il sera toujours possible de s’améliorer, alors ne cherchez pas à atteindre la perfection.

Et si vous ne savez pas par où commencer, essayez RecrutementPro. Pour créer des opportunités d’amélioration, il faut d’abord réunir les bons systèmes de soutien pour vous aider à y parvenir. Un coach peut vous aider à fournir un soutien personnalisé à votre personnel afin de créer un flux de valeur performant.