8 types de communication interne (et 4 facteurs qui comptent le plus)

Le travail ne peut tout simplement pas être effectué sans communication.

En tant qu’êtres humains, nous communiquons tous les jours. Et les moyens de communiquer entre nous ne manquent pas. Textes, courriels, appels téléphoniques et réunions virtuelles : les options ne manquent pas.

Mais lorsqu’il s’agit de communication interne au sein de votre organisation, cela peut être plus difficile que vous ne le pensez. Notre main-d’œuvre a subi des perturbations massives au début de la pandémie. La plupart des organisations se sont rapidement tournées vers le travail hybride ou à distance.

Nous avons constaté un manque immédiat d’interactions et de réunions en face à face. Les réunions publiques et les réunions d’entreprise ont été soudainement réimaginées pour Zoom. Les événements à grande échelle et à l’échelle de l’entreprise, les nouvelles et les grandes annonces ont tous nécessité un soutien en matière de communication interne.

Selon une enquête menée auprès de plus de 800 professionnels de la communication interne, la pandémie a mis en évidence le besoin urgent de communication interne. En fait, 66 % des personnes interrogées ont déclaré que leur niveau d’influence sur les hauts dirigeants avait augmenté en raison de la pandémie.Mais même avant la pandémie, les employés ont signalé des lacunes en matière de communication. En fait, 74 % des employés estiment qu’ils ne sont pas informés des nouvelles et des annonces de l’entreprise.

L’élaboration d’une stratégie de communication interne efficace est essentielle à la réussite de votre entreprise. Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est la communication interne et comment elle se manifeste dans votre organisation. Vous apprendrez également pourquoi la communication interne est importante – et comment elle peut avoir un impact sur la culture de votre entreprise.

Qu’est-ce que la communication interne ?

Commençons par définir ce que nous entendons par communication interne.

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne est une fonction au sein d’une organisation chargée de communiquer avec les employés. Les équipes de communication interne sont chargées de communiquer des informations, des nouvelles, des annonces, des politiques, etc. à l’organisation.

Mais soyons clairs : la communication interne n’est pas aussi facile qu’il y paraît. Il y a beaucoup de nuances autour de ce que signifie communiquer efficacement à votre base d’employés.

8 types de communication interne

Il est courant que la communication d’entreprise appartienne à différents flux de travail au sein de l’organisation. À première vue, la « communication interne » peut sembler simple, directe et clairement définie.

La communication des employés peut s’étendre à différentes catégories et canaux de communication. Chaque sujet présente des nuances au niveau du message, de la diffusion, du public et de la voix, qui jouent toutes un rôle dans une communication interne efficace. Certaines organisations divisent la communication d’entreprise en équipes couvrant un sujet donné.

Nous avons décrit 8 types de communication interne que vous pouvez rencontrer – ou que vous souhaitez envisager pour votre organisation.

1. Communication sur la gestion du changement

Aucune organisation ne peut éviter le changement. Et le changement se présente sous de nombreuses formes différentes. Par exemple, vous pouvez être en train de restructurer votre organisation après avoir embauché de nouveaux dirigeants à la tête d’un nouveau département. Ou vous pouvez être en train de mettre en œuvre un nouveau système ou un outil numérique dans le cadre de votre stratégie de transformation numérique. Quel que soit le changement auquel vos employés sont confrontés, la communication est essentielle pour que vos équipes soient équipées pour le gérer. La gestion du changement ne peut se faire efficacement sans de solides communicateurs. Intégrez la gestion du changement dans vos plans de communication interne.

2. Communication des cadres et des dirigeants

Il s’agit d’une autre facette de la communication interne qui est essentielle pour toute organisation. Les dirigeants ont besoin d’un soutien en matière de communication – et ce type de soutien sera différent pour chaque entreprise. Par exemple, votre organisation a peut-être tendance à utiliser le courrier électronique comme principal moyen de communication. Si vous communiquez un message clé de votre PDG à tous les employés, faites appel à des experts en communication exécutive pour vous aider à rédiger le courriel. Vous pouvez aussi avoir un message plus complexe à transmettre, pour lequel un message vidéo de la direction serait le mieux adapté. Votre équipe de communication exécutive s’occupera de la stratégie, de la diffusion et de l’exécution. Quelle que soit la taille de votre organisation, il est essentiel que les employés entendent leurs dirigeants. Le manque de transparence et de communication entraîne un manque de confiance et d’engagement des employés. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez renforcer votre stratégie de communication interne par la communication des dirigeants.

3. La communication de crise

Malheureusement, notre monde et nos lieux de travail ne sont pas à l’abri des crises. Certaines crises peuvent être hors du contrôle de votre organisation, comme la pandémie mondiale de COVID-19 ou une catastrophe naturelle. Toute sorte de crise externe peut avoir un impact négatif sur vos employés. C’est pourquoi il est important de mettre en place une équipe de professionnels des communications spécialisée dans la gestion des crises. Mais vous pouvez aussi rencontrer des crises au sein de votre organisation. Avec un peu de chance, en tant que chef d’entreprise, vous n’aurez pas à faire face à des situations telles que des licenciements ou une presse négative. Mais comme nous le savons, cela arrive. Et il est important de s’y préparer.

4. Communication des technologies de l’information ou des affaires

Alors que notre monde se numérise de plus en plus, il est essentiel de communiquer pour renforcer la productivité de vos employés. Prenons l’exemple d’une organisation mondiale et internationale dont la main-d’œuvre est principalement éloignée. Chaque employé aura besoin d’un ordinateur portable, de configurations de systèmes et de ressources pour apprendre (et utiliser !) les outils nécessaires pour bien faire son travail. C’est là qu’interviennent les communicateurs d’entreprise ou des technologies de l’information. Il s’agit souvent de spécialistes de la communication interne qui savent disséquer des informations complexes et compliquées pour les rendre compréhensibles au travailleur moyen. Par exemple, votre organisation pourrait déployer un nouvel outil – comme Zoom – en plein milieu de la pandémie. Mais disons que 60 % de vos employés n’ont jamais utilisé d’outils de conférence virtuelle comme Zoom auparavant. Vos informaticiens seront en mesure de les aider à communiquer toutes les informations nécessaires. Au final, vos employés seront plus productifs, plus efficaces et plus satisfaits de leur travail.

5. La communication culturelle

Il est très important de maintenir un rythme de communication axé sur la culture, en particulier dans un environnement distant ou hybride. En ce qui concerne la communication interne, ces messages axés sur la culture peuvent prendre forme de différentes manières. Vous pouvez vouloir renforcer les comportements positifs qui correspondent à vos valeurs fondamentales et à votre culture d’entreprise. Vous faites alors appel à votre équipe de communication interne pour obtenir de l’aide. Par exemple, votre équipe de communication interne peut raconter des histoires autour de la culture, en mettant en avant une personne qui a contribué à la culture de votre organisation dans un article interne. Ou vous pouvez créer une vidéo mettant en avant des employés qui adoptent des comportements à fort impact.

6. Communication des nouvelles et des événements de l’entreprise

Lorsque les gens pensent à la communication interne, c’est probablement l’un des premiers domaines qui leur vient à l’esprit. Il est probable que votre organisation ne manque pas de nouvelles, d’événements et d’annonces. Et, dans le contexte de la pandémie, ce type de communication n’a fait que croître. Par exemple, votre entreprise est peut-être en train de conclure une nouvelle acquisition. Vous pouvez aussi organiser une réunion publique avec tous les employés le mois prochain, mais vous avez besoin d’un support de communication. Vous pouvez aussi lancer un nouveau produit ou service qui mérite d’être largement diffusé. Ou encore, vous avez atteint l’un des objectifs clés de votre entreprise et vous souhaitez remercier vos employés pour leur contribution. Quelle que soit la nouvelle ou l’annonce, il s’agit de cas où votre équipe de communication interne peut intervenir pour vous aider.

7. Communication des ressources humaines

Il s’agit d’un aspect souvent négligé du soutien à la communication, mais tellement important pour le bon fonctionnement d’une organisation. Votre équipe RH fait beaucoup de travail pour servir vos employés. Des avantages sociaux aux formations obligatoires, en passant par les programmes de développement de carrière et les politiques actualisées, les RH ont beaucoup de travail. Tout ce qui figure dans le manuel de l’employé aura probablement une sorte de support de communication. Tout ce travail qui a un impact sur vos employés nécessite un support de communication. De nombreuses organisations consacrent une partie de leur personnel de communication interne aux RH. Par exemple, chaque année, les employés doivent savoir à quels avantages ils peuvent s’inscrire pendant la période d’inscription annuelle. Vous pouvez également lancer un nouveau programme de formation sur la diversité qui nécessite un soutien en matière de communication.Assurez-vous de constituer votre équipe de communication interne en pensant aux RH. Cela permet de s’assurer que vos employés sont parfaitement informés et conscients de tout ce qu’ils ont à offrir.

8. Engagement des employés ou campagne de communication

La communication joue un rôle important dans l’engagement global des employés. Parfois, cet aspect de la communication interne peut déborder sur la sphère culturelle. De nombreuses organisations cherchent à impliquer leurs employés par des campagnes, des événements ou des initiatives communes à toute l’entreprise. Chez RecrutementPro, nous nous engageons dans une pratique appelée Inner Work® – et chaque employé dispose de quatre jours d’Inner Work® par an.Nous définissons l’Inner Work® comme des actes mentaux ou des activités centrées sur votre monde intérieur pour atteindre un but ou un résultat. Lors de ces journées d’introspection, nous demandons aux employés de partager leur expérience de travail intérieur sur Slack. C’est une façon simple et significative de connecter et d’engager les employés. Mais c’est aussi un excellent moyen de relier la mission et l’objectif de notre entreprise à chaque employé. Votre organisation cherche peut-être à mobiliser ses employés autour du bénévolat ou du bien-être. Ou bien vous mettez en œuvre une campagne de durabilité axée sur la réduction des déchets. Quel que soit le type de campagne, l’engagement de vos employés nécessite un soutien en matière de communication. Envisagez de travailler avec votre équipe de communication interne pour favoriser l’engagement des employés.

Quel est l’objectif principal de la communication interne ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la communication interne est utile à votre entreprise. Ici, nous allons passer en revue quatre raisons pour lesquelles la communication interne est importante.

Augmente l’engagement et la rétention des employés

Une communication ouverte et transparente conduit à une culture de la sécurité psychologique. Lorsque les employés se sentent en sécurité (et ont un sentiment d’appartenance), ils sont plus susceptibles de s’engager sur leur lieu de travail. Mais cela commence par la communication. Gallup a mené une étude sur l’impact de la communication interne dans les organisations. Cette étude a révélé que les employés qui travaillent dans un environnement où la communication est ouverte, opportune et précise sont plus engagés. Ils manifestent également une plus grande intention de rester dans l’organisation.

Favorise la productivité

Lorsque les employés comprennent clairement ce qu’ils doivent faire – et comment – dans le cadre de leur travail, l’entreprise en bénéficie. Une communication efficace permet d’économiser du temps, des ressources et de l’argent. En dotant les employés des connaissances dont ils ont besoin pour faire leur travail, vous renforcez la productivité sur le lieu de travail.

Atteindre efficacement les objectifs

Pour que les employés puissent atteindre les objectifs de vos équipes, ils doivent les comprendre parfaitement. À la base, la communication doit être claire, efficace et précise lorsqu’il s’agit de fixer des objectifs. Par exemple, votre organisation peut avoir des objectifs à l’échelle de l’entreprise que vous fixez chaque année fiscale. Si vos employés ne comprennent pas pleinement ces objectifs en raison d’un manque de communication, il y a de fortes chances que vous ne les atteigniez pas.

Améliore l’expérience des employés

La communication interne joue un rôle essentiel dans l’expérience des employés. Lorsque nous examinons ce qui fait une bonne expérience pour les employés, il y a un certain nombre de facteurs. Premièrement, nous savons que les employés sont à la recherche d’un but, d’un sens et de clarté. Nous savons également que les employés ont besoin de ressentir un profond sentiment d’appartenance et de confiance. Une culture de la rétroaction peut favoriser une culture de la sécurité psychologique. La communication interne est au cœur de chacune de ces composantes. Il est essentiel d’adopter des pratiques de communication interne ouvertes et transparentes pour obtenir des résultats significatifs en matière d’expérience des employés.

4 éléments clés pour une stratégie de communication interne efficace

La stratégie de communication interne de chaque organisation sera différente. Et c’est normal.

Chaque entreprise utilise des outils et des plateformes différents. Tout comme vous communiquez différemment avec les gens dans votre vie personnelle, il en va de même pour la communication interne. Il est important de tenir compte de la population des travailleurs, des types de rôles et de l’expérience globale des employés. Par exemple, une entreprise qui emploie des travailleurs de première ligne communiquera probablement de manière très différente d’une entreprise dont la totalité des effectifs travaillent à distance.

Il existe quelques éléments clés pour créer une stratégie de communication interne efficace.

1. Identifiez votre public et votre message clé
2. Soyez clair, ouvert et transparent
3. Moins, c’est plus
4. Créer des opportunités de retour d’information

Identifiez votre public et votre message clé

J’ai travaillé dans la communication interne pendant quelques années. Il n’était pas rare que les principales parties prenantes s’adressent aux services de communication interne avec un besoin – mais le message clé n’avait pas encore été identifié. Identifier le public et le message est essentiel à tout plan de communication. Il peut être utile d’impliquer les parties prenantes avec un briefing initial. Lorsque vous et votre interlocuteur définissez le plan de communication, assurez-vous de bien comprendre le message et le public visé. À partir de là, vous serez mieux équipé pour communiquer clairement le message clé – de manière significative – à votre public.

Soyez clair, ouvert et transparent

Les employés sont occupés. Nous le savons. Si vous voulez que les employés lisent et comprennent votre message, celui-ci doit être clair et succinct. Mais il doit également faire preuve d’ouverture et de transparence, en particulier sur certains sujets. S’il y a trop de jargon ou de « fluff » dans un message, les employés sont voués à l’ignorer. Il peut être utile de faire passer le message à plusieurs personnes pour un aperçu afin de recueillir des commentaires et de s’assurer que le message est clair et transparent.

Moins, c’est plus

Encore une fois, les employés sont occupés. La dernière chose dont ils ont besoin est une surcharge d’informations. Afin de capter leur attention pendant qu’ils font leur travail, le message doit être clair. Mais il doit aussi être court. Dans l’esprit du « moins c’est plus », essayez de trouver des moyens de réduire votre message à sa plus simple expression. Si votre plan de communication est alambiqué ou trop compliqué, il est probable que votre message se perdra dans la masse.

Créer des opportunités de retour d’information

La communication unidirectionnelle est isolante. Avec des canaux de communication bidirectionnels, vous favorisez une bonne communication interne entre les employés et la direction. Les employés peuvent avoir l’impression de ne pas avoir de voix ou de ne pas être entendus. Et surtout dans les cas où le message est compliqué ou difficile à transmettre, il est important que les employés se sentent entendus.

C’est pourquoi tout plan de communication interne doit prévoir la possibilité d’un retour d’information. Certaines organisations utilisent leur intranet interne ou d’autres outils de communication interne comme Slack. D’autres peuvent avoir des boîtes aux lettres électroniques surveillées ou des enquêtes. Quels que soient les systèmes ou logiciels de communication utilisés par votre organisation, assurez-vous que les employés ont la possibilité de donner leur avis.

Les commentaires des employés sont essentiels à vos efforts de communication. Réfléchissez aux moyens d’améliorer votre communication interne en gardant à l’esprit cette voie à double sens.

L’impact de la communication interne sur la culture

La recette d’une culture d’entreprise positive et significative contient une variété d’ingrédients :

• Un profond sentiment d’appartenance
• Une culture de la confiance
• Sécurité psychologique
• Une main-d’œuvre diversifiée et inclusive
• Une culture du feedback ouvert (et l’abandon des pratiques de communication descendantes)
• Des opportunités de croissance, d’apprentissage et de développement
• Des moyens d’améliorer la santé mentale et le bien-être général

Chaque ingrédient de la culture commence par une chose : la communication interne. Lorsque les entreprises adoptent des pratiques de communication interne solides, la culture d’entreprise en bénéficie.

Disons que votre organisation a créé un nouveau programme de formation sur la diversité à l’échelle de l’entreprise. Que se passe-t-il si vous ne le communiquez pas bien ? Que se passe-t-il si votre message n’est pas bien reçu ? Ou que se passe-t-il si vous informez uniquement les dirigeants de l’entreprise du lancement du programme, mais pas les employés eux-mêmes ?

Bien sûr, vous n’obtiendrez pas les résultats escomptés. Et les employés passent à côté d’un programme significatif qui pourrait favoriser ce sentiment de confiance, d’appartenance et d’inclusion. Les employés manqueraient également l’opportunité de fournir (et de recevoir) un retour d’information.

La communication est un aspect fondamental de la culture d’entreprise. Sans elle, la culture d’entreprise en pâtirait. Vous pouvez avoir mis en place d’excellents programmes, mais si les gens n’en connaissent pas l’objectif, ne savent pas comment s’engager ou ne savent même pas qu’ils existent, cela n’aura aucune importance.

Qui est responsable de la communication interne ?

Lorsque la pandémie a frappé, tout a changé. Tout comme le monde est passé à un environnement distant ou hybride, l’importance de la communication interne a changé. Plus de 90 % des personnes interrogées ont déclaré vouloir une communication au moins hebdomadaire de la part de leur entreprise. Mais qui est responsable de cette communication ?

En bref, tout le monde. Mais chaque personne au sein de votre organisation jouera un rôle différent. Voici comment.

Leaders

Votre équipe dirigeante doit s’engager pleinement dans votre fonction de communication interne. Les dirigeants doivent assurer une communication rapide, ouverte et transparente. Ils doivent également être en mesure de communiquer efficacement la vision, l’objectif et la mission de l’entreprise.

Ils sont les penseurs et les communicateurs de la vision d’ensemble, souvent visionnaires, et favorisent ce sentiment de confiance. Il est important que vos dirigeants fassent preuve d’une certaine vulnérabilité dans leur communication. Lorsque les dirigeants montrent qu’ils sont à l’écoute de leurs employés, il est probable que ces derniers ressentent un lien plus profond avec l’organisation.

Managers

Nous savons que les managers jouent un rôle clé dans l’expérience des employés. Mais à quoi cela ressemble-t-il en matière de communication ? Les managers doivent diffuser à leurs employés toutes les informations dont ils ont besoin. C’est leur rôle d’aider à faire le lien entre l’objet et les objectifs de l’entreprise et les contributions quotidiennes de leurs employés. Les managers sont souvent le tampon entre la direction et le travail sur le terrain qui peut se produire dans les organisations. Par exemple, un dirigeant peut envoyer un message important, mais les managers peuvent recevoir la plupart des questions ou des commentaires des employés. Assurez-vous que vous fournissez aux managers les ressources (comme le coaching) et les informations dont ils ont besoin pour communiquer efficacement avec leurs équipes.

Employés

Enfin, les employés jouent un rôle clé dans la communication interne. J’ai récemment commencé un nouveau rôle et j’ai été ajouté à un canal Slack pour les nouvelles recrues de ma cohorte. Presque tous les jours, je vois des employés partager des informations, des ressources, des FAQ, etc. pour d’autres employés. Les RH et l’équipe de communication interne ne peuvent pas répondre à tous les besoins de communication de l’organisation. Ce n’est tout simplement pas possible. C’est là que les employés peuvent intervenir pour aider, en particulier avec des outils de forum ouvert comme Slack.

La défense des intérêts des employés et l’image de marque de l’employeur peuvent résulter d’une communication interne forte. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez suivre les indicateurs relatifs à la défense des intérêts des employés (comme les médias sociaux) et à l’engagement.

Exercez vos muscles de communication interne

Si vous cherchez à améliorer la communication interne, vous n’êtes pas seul. Commencez par examiner l’équipe de communication de votre entreprise. Ensuite, voyez où vous pourriez commencer à développer les membres de votre équipe de communication interne.

À partir de là, travaillez à l’adoption des meilleures pratiques de communication interne. Ce faisant, votre entreprise sera bien placée pour atteindre ses objectifs commerciaux.

En examinant la communication d’entreprise, réfléchissez à la façon dont vous pouvez vous associer à RecrutementPro. En ayant accès à un accompagnement personnalisé en matière de communication, votre entreprise sera mieux placée pour réussir.