8 techniques de gestion du temps pour retrouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Si vous êtes comme moi, votre liste de choses à faire ne se réduit pas.
Et avec la vitesse à laquelle les choses peuvent changer, cette liste change probablement aussi. Les priorités changent, les projets s’étendent ou s’effondrent, et par conséquent, la liste a tendance à s’allonger. D’une manière ou d’une autre, nous ne pensons pas à supprimer des choses de la liste. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’essayer de tout faire (et de bien faire), il ne suffit pas d’espérer que les choses se passent bien.
Vous devez savoir gérer votre temps. En fait, tout le monde en a besoin.
Dans notre monde actuel de travail hybride, les gens gagnent du temps en évitant les trajets ou les voyages d’affaires. Plus de 75 % des personnes déclarent que le travail à domicile leur fait gagner du temps. Mais en même temps, nous savons que les employés sont stressés. Et les niveaux de stress ont atteint un niveau record.
En fait, 76 % des Françaiss déclarent que le stress nuit à leur productivité. Nous savons également que les employés luttent contre l’épuisement professionnel. D’autres peuvent ressentir la paralysie de ne pas savoir par où commencer ou comment gérer leur énergie ou leur temps suffisamment bien pour réussir.
Bien que le lien ne soit pas forcément évident, les compétences en matière de gestion du temps peuvent aider. Les compétences en gestion du temps peuvent contribuer à atténuer les effets négatifs du stress, de l’épuisement professionnel et de l’improductivité. Les compétences en gestion du temps ne suffiront pas à résoudre les problèmes d’épuisement professionnel, de stress et de désengagement. Mais les compétences en gestion du temps peuvent être un moyen d’aider à mieux gérer de manière holistique l’expérience des employés. Et, pour les employés, leur vie.
Nous savons que les gens ont du mal à gérer leur temps, surtout lorsque les priorités changent si rapidement. Des compétences efficaces en matière de gestion du temps peuvent faire la différence entre la prospérité et l’échec. Et il ne s’agit pas simplement de s’assurer que vous disposez de suffisamment de temps dans la semaine pour accomplir vos tâches.
Dans cet article, nous allons parler de certaines compétences clés en matière de gestion du temps que vous pouvez commencer à développer dès aujourd’hui. Nous verrons également pourquoi la gestion du temps est importante et comment vous pouvez améliorer la vôtre.
8 compétences en matière de gestion du temps
Si vous cherchez des moyens de développer des compétences efficaces en matière de gestion du temps, nous avons défini huit capacités clés.
8 compétences en gestion du temps
- Regarder vers l’avenir
- Évaluer les priorités
- Prendre des décisions
- Fixer (et comprendre) des objectifs
- Communiquer et clarifier les engagements
- Savoir quand déléguer
- Demander de l’aide
- S’organiser pour gagner
1. Regarder vers l’avenir
Une bonne gestion du temps commence par l’anticipation. Planifier à l’avance ne se limite pas à regarder votre liste de tâches pour la semaine. Nous pouvons envisager la planification à l’avance de deux manières.
Tout d’abord, il y a les éléments tangibles, plus transactionnels, des tâches à faire. Il s’agit des choses que vous devez accomplir. Il s’agit d’évaluer les tâches importantes. Que devez-vous faire pour faire avancer votre propre travail et quelles tâches sont sur le chemin critique pour que les autres avancent ?
Par exemple, disons que vous êtes chef de projet dans une entreprise technologique. Vous dirigez un projet dans le cadre duquel votre organisation lance une nouvelle campagne de marketing. Vous savez que pour préparer la prochaine réunion de lancement, vous devez définir les détails du projet. Vous devez décrire toutes les ressources nécessaires et les membres de l’équipe qui devront être impliqués. Vous devez réfléchir au temps qu’il faudra, de manière réaliste, pour mener à bien le projet.
Ensuite, il y a aussi la réflexion sur la vision d’ensemble. Penser stratégiquement à l’avenir, c’est aller au-delà de la simple définition des détails transactionnels.
Revenons à ce projet. Si vous êtes un chef d’équipe, vous savez que ce projet s’inscrit dans le cadre d’objectifs plus importants pour l’organisation. Cette campagne de marketing n’est pas une simple campagne ponctuelle. Elle est liée à la vision et à la marque de votre organisation. Vous considérez ce projet comme un projet parmi d’autres qui contribuera à jeter les bases de ce que vous essayez de réaliser avec votre marque.
Au cœur de tout cela, il faut une planification stratégique et un sens de l’avenir. Bien que l’avenir soit toujours susceptible de changer, il est préférable d’essayer d’avoir une idée de ce que l’avenir peut réserver. Le fait d’être réaliste et pragmatique quant à l’avenir peut vous aider à évaluer où vous devez passer votre temps.
2. Évaluer les priorités
La réflexion stratégique et la hiérarchisation des priorités vont de pair. Nous savons que la gestion du temps exige de bonnes compétences en matière de hiérarchisation.
Mais il faut un peu de pratique pour être capable de bien évaluer les priorités. Par exemple, vous pouvez avoir des tâches plus urgentes qui prennent moins de temps. Ou bien, vous pouvez avoir sur votre liste de tâches des éléments moins prioritaires qui prendront beaucoup de temps à être réalisés. Vous devez prendre l’habitude de mettre en balance l’importance et le temps.
Par exemple, je travaille actuellement sur plusieurs projets différents. Je sais qu’il faut absolument que j’écrive tous les jours. Mais je travaille également sur un projet d’écriture plus important qui nécessite plus de temps. J’ai décidé d’essayer de rédiger la plupart de mes textes quotidiens le plus tôt possible dans ma journée de travail.
Ainsi, je peux consacrer une bonne partie de mon temps à mon projet prioritaire. Même s’il n’est pas prévu avant un certain temps, je sais que je dois consacrer du temps tout au long de ma semaine de travail pour pouvoir le mener à bien.
Lois Melkonian, coach RecrutementPro Premier Silver, travaille avec les membres sur leurs compétences en matière de gestion du temps. Elle recommande d’utiliser un cadre appelé la méthode Ivy Lee.
« Ce soir, écrivez les six choses les plus importantes que vous devez accomplir demain. Commencez par la première demain matin, et travaillez jusqu’à ce qu’elle soit terminée avant de passer à la suivante. Si vous êtes interrompu ou si vous ne pouvez pas terminer une tâche, déplacez-la vers une nouvelle liste de six éléments pour le jour suivant. Faites cela pendant une semaine et voyez ce qu’il advient de votre gestion du temps. »
Lois Melkonian, coach RecrutementPro Premier Silver, CMC
3. Prendre des décisions
Lorsqu’il s’agit de techniques de gestion du temps, il est indispensable de prendre des décisions. Une fois que vous avez planifié et évalué vos priorités, vous devez prendre des décisions sur l’utilisation optimale de votre temps.
Votre temps est précieux. Faire les choses et respecter les délais, c’est bien. Mais vous devez faire correspondre vos décisions à vos objectifs à long terme. Ainsi, une fois que vous avez évalué vos priorités et vos responsabilités, il est temps de prendre des décisions à leur sujet.
4. Fixation des objectifs
Si vous ne l’avez pas encore remarqué, ces techniques de gestion du temps sont interconnectées. Elles s’appuient les unes sur les autres et fonctionnent les unes à côté des autres.
Lorsque vous évaluez, hiérarchisez et prenez des décisions, il est important que vous compreniez vos objectifs. Si vous n’avez pas d’objectifs, il est peut-être temps de vous en fixer. Sans objectifs, vous risquez de consacrer votre temps à des tâches sans but.
Assurez-vous de bien comprendre quels sont vos objectifs. Mais au-delà de la compréhension du « quoi », il est important de comprendre le « pourquoi ». Quelle est la raison d’être de vos objectifs ? Comment vos objectifs vous aident-ils à vous rapprocher de la réalisation de votre plein potentiel ? Que signifient vos objectifs dans le contexte de ce que vous essayez d’accomplir ?
5. Bien communiquer
Une autre composante importante des compétences en matière de gestion du temps est l’aptitude à communiquer. Nous vivons dans un monde de collaboration. Il est probable que vous collaboriez avec vos collègues sur bon nombre de vos projets. L’accomplissement des tâches est rarement une entreprise individuelle.
La communication est donc essentielle pour réussir à gérer son temps. Par exemple, si vous décidez de ne pas accorder la priorité à un projet ou à un élément de votre liste de tâches, qui cela peut-il affecter ? Comment communiquez-vous vos priorités, vos décisions et vos flux de travail aux membres de votre équipe ?
Une meilleure gestion du temps passe par une meilleure communication. Il est utile d’affiner ces compétences non techniques pour mieux collaborer et communiquer avec votre équipe.
6. Savoir quand déléguer
Reprendre le contrôle de son temps est un paradoxe. Parfois, elle s’accompagne d’une bonne dose de lâcher prise. Mais parfois, c’est vraiment difficile à faire, surtout dans un contexte de gestion d’équipe.
Savoir quand vous pouvez déléguer des tâches aux autres est une compétence importante. Avez-vous vraiment besoin de participer à cette réunion ? Devez-vous être la personne qui travaille sur un projet spécifique ? Pouvez-vous faire appel à un autre coéquipier ? Si vous êtes un manager, où pouvez-vous déléguer certaines tâches à votre équipe ?
Réfléchissez à la délégation et à la façon dont elle peut vous aider à libérer du temps que vous pourrez consacrer à vos tâches les plus importantes.
7. Demander de l’aide
Personnellement, c’est un aspect de la gestion du temps qui me pose problème. En tant que personne autoproclamée qui aime les gens, j’ai du mal à demander de l’aide. Parfois, il s’agit de lever la main et de dire que vous avez besoin de conseils, d’aide et même de ressources supplémentaires. Mais demander de l’aide n’est pas toujours ce que l’on croit.
Parfois, demander de l’aide, c’est fixer des limites. Vous devez peut-être dire non à un certain projet. Chez RecrutementPro, nous parlons beaucoup de négocier et de s’engager consciemment dans nos actions. Cela signifie que non seulement nous communiquons clairement ce que nous nous engageons à accomplir. Mais nous renégocions aussi nos engagements, nous demandons de l’aide, nous fixons des limites et nous disons non.
Ce n’est pas un muscle naturel pour moi. Et c’est une compétence sur laquelle j’ai travaillé avec mon coach. Grâce au coaching, j’ai pu mieux évaluer mes propres priorités et mes objectifs à long terme.
Je sais que pour atteindre certains de ces objectifs, je dois renégocier pour éviter l’épuisement ou le stress. Si je finis par dire oui à tout ou par m’engager à faire des choses que je ne peux pas faire, cela ne fonctionnera pas bien. Je ne vais pas mettre mon équipe et moi-même sur la voie du succès.
8. S’organiser pour gagner
S’organiser pour gagner est un sujet dont nous parlons beaucoup à RecrutementPro. L’un de nos comportements à fort impact est l’idée que nous devons mieux nous organiser pour pouvoir accomplir notre travail le plus efficace.
Les compétences en matière d’organisation ne se limitent pas à s’assurer que vos systèmes, vos fichiers, vos flux de travail, etc. sont alignés. Il s’agit également d’examiner les composantes humaines, comme la façon dont les équipes travaillent ensemble ou collaborent.
Le fait d’organiser son travail peut aider à réduire l’envie de procrastination. Il est également utile de pouvoir évaluer tous les acteurs clés et les informations dont vous avez besoin pour mener à bien une tâche importante. En fin de compte, cela peut aussi rendre certaines de ces grandes tâches importantes plus réalisables.
Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?
Les compétences en matière de gestion du temps apportent de nombreux avantages tant à l’employé qu’à l’organisation. Mais un dénominateur commun est que ces compétences aident à débloquer plus d’opportunités et, en fin de compte, plus de potentiel.
« La façon dont vous faites une chose est la façon dont vous faites tout… la plupart du temps. Lorsque vous choisissez de structurer votre journée, vous communiquez à vous-même et à votre entourage que vous avez un plan pour faire ce que vous jugez important. Même lorsque des événements surviennent, vos priorités sont claires. Plus vous vous apercevez que vous pouvez accomplir de choses, plus les occasions de vous plonger dans des domaines que vous n’auriez jamais imaginés se multiplient. »
Lois Melkonian, coach RecrutementPro Premier Silver, MCC
Pour l’employé
Tout d’abord, il y a des avantages pour l’individu et l’employé. Si vous cherchez des moyens d’améliorer vos compétences en matière de gestion du temps en tant qu’employé, c’est bénéfique pour un certain nombre de raisons.
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si vous ne gérez pas bien votre temps, cela signifie que vous sacrifiez des parties de votre vie personnelle pour accomplir votre travail. L’un des grands avantages de l’acquisition de compétences en gestion du temps est de retrouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Amélioration de la productivité. L’un des grands avantages de la maîtrise de la gestion du temps est l’amélioration de la productivité. Lorsque vous savez comment établir des priorités, prendre des décisions et utiliser votre temps au mieux, votre productivité augmente. Nos données montrent en fait qu’avec le coaching, vous pouvez augmenter votre productivité de 50%.
- Réduction du stress. La gestion du stress et la gestion du temps vont de pair. Et les recherches le confirment. La science nous dit que lorsque nous gérons bien notre temps, les niveaux de stress diminuent.
Pour l’organisation
Mais d’autre part, il y a aussi des avantages pour l’organisation. Investir dans les compétences de vos employés en matière de gestion du temps peut contribuer à donner une longueur d’avance à votre entreprise.
- Mieux positionné pour atteindre les objectifs. Votre capacité à atteindre les objectifs organisationnels dépend des compétences en matière de gestion du temps à l’échelle. Si vos employés comprennent les objectifs à atteindre, vous êtes mieux placés pour les atteindre. Cela entraîne un effet d’entraînement et des répercussions positives sur l’ensemble de l’entreprise.
- Amélioration de la productivité organisationnelle. Pour vous assurer que vous pouvez renforcer la productivité à l’échelle, il est important d’investir dans des compétences en gestion du temps. Une étude a révélé que les compétences en gestion du temps avaient un impact positif significatif sur la productivité organisationnelle. Plus précisément, le fait de veiller à ce que les employés sachent comment établir des priorités dans leur travail était la clé pour débloquer la productivité à grande échelle.
- Un meilleur alignement et une meilleure collaboration. L’une des compétences clés en matière de gestion du temps est la communication. Lorsque les équipes communiquent et s’organisent pour gagner, les entreprises constatent un meilleur alignement. Cela conduit à une collaboration accrue (ainsi qu’à une plus grande productivité) qui permet aux employés de garder plus facilement les priorités en haut de leur liste.
4 façons d’améliorer vos compétences en matière de gestion du temps
Si vous cherchez des conseils pour gérer votre temps, nous vous proposons quatre façons d’améliorer vos compétences.
1. Commencez par comprendre vos objectifs
La fixation d’objectifs est un aspect essentiel de la gestion du temps. Si vous ne savez pas où vous allez, il est difficile de comprendre ce que vous devez faire dans le présent.
Vos objectifs – et votre but – vous serviront de feuille de route. En comprenant vos objectifs à long terme et la finalité de votre travail, vous pourrez mieux placer vos priorités là où vous le souhaitez. Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez les disséquer en plus petits morceaux. À partir de là, vous pourrez déterminer la meilleure façon de hiérarchiser vos tâches (et votre temps).
2. Définissez vos priorités
Apprenez à déterminer ce qui est le plus important pour vous et votre travail. Pour moi, cela demande beaucoup de réflexion et un espace de pensée dédié.
Chaque fois que j’ai un nouveau projet ou une nouvelle tâche, j’essaie de me poser ces questions :
- Si je dépriorise ce projet, sur qui cela aura-t-il un impact ?
- Quel projet aura l’impact positif maximum sur l’entreprise ?
- Quel projet puis-je mettre en veilleuse ?
- Y a-t-il quelque chose dans mon assiette qui n’est pas aligné avec les objectifs que j’ai fixés ? Si oui, pourquoi ?
Mon coach m’a aidé à réfléchir à ma liste de choses à faire en tenant compte de l’impact et de l’effort. Cela m’aide à rester vraiment concentré sur les choses les plus importantes.
Et d’après les recherches de RecrutementPro, le coaching permet de mieux se concentrer. En fait, les membres qui avaient un faible niveau de départ voient leur niveau de concentration multiplié par 3,2 avec le coaching.
3. Fixez (et maintenez) des limites solides
C’est une question difficile et importante. Une bonne gestion du temps se traduit souvent par une bonne définition des limites. Vous vous souvenez de la partie sur le fait de dire non ? Commencez à la mettre en pratique.
Pour maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui vous permette d’être efficacement productif dans votre travail, il vous faut des limites saines. Il n’est pas possible d’accepter continuellement des piles de nouveaux travaux sans bien les gérer.
Et gérer son temps, c’est aussi gérer ses limites. Vous pouvez travailler avec un coach pour vous entraîner à fixer des limites, que ce soit avec votre équipe ou même votre supérieur.
4. Ne pensez pas que vous devez le faire seul.
Débloquer des compétences de gestion du temps à l’échelle de votre personnel est un travail qui nécessite un soutien et des ressources supplémentaires. Il faut également un soutien et une attention individualisés, allant du développement de relations solides entre les managers et les employés à la mise en place d’un développement professionnel adapté.
Vos employés ont besoin d’un soutien supplémentaire pour acquérir les compétences et les capacités dont ils ont besoin pour aider votre organisation à réussir. Et pour ce faire, il est important de reconnaître qu’il s’agit d’un investissement dans votre personnel.
Réfléchissez à la manière dont RecrutementPro peut vous aider à atteindre vos objectifs organisationnels. Grâce à un coaching individuel personnalisé, vous pouvez aider vos employés à développer de meilleures compétences et une plus grande conscience de soi afin de donner la priorité à ce qui compte. Chaque employé aura ses propres forces et opportunités. Il est important de les rencontrer là où ils se trouvent pour les aider à exploiter pleinement leur potentiel.
