8 conseils pour rédiger un courriel professionnel (avec des exemples)

L’homme envoie 332 milliards de courriels par jour.

Pour beaucoup d’entre nous, l’envoi d’un courriel est si courant que nous pouvons oublier l’importance de la rédaction d’un bon courriel pour nos objectifs professionnels.

Nous pouvons toujours nous efforcer d’améliorer nos compétences, et apprendre à rédiger un courriel professionnel pour communiquer plus efficacement et établir des liens plus solides au travail en fait partie.

Vous n’êtes pas seul à vous être posé la question : Comment exprimer mes intentions de manière concise ? Quel est le bon ton pour être professionnel sans être guindé ? Dois-je commencer par « Bonjour » ou « Cher » ?

Dans ce guide, nous passerons en revue l’anatomie d’un e-mail et vous donnerons des conseils pour en rédiger un de manière efficace et professionnelle. Nous expliquerons également les situations dans lesquelles il est essentiel pour votre carrière de rédiger un e-mail formel en respectant les règles de l’étiquette et nous vous proposerons quelques exemples pour vous montrer par où commencer.

Pourquoi est-il important de savoir comment écrire un courriel professionnel ?

Notre monde est de plus en plus numérique – et nos vies professionnelles ne sont pas différentes.

La plupart de nos communications se font en ligne. Aux France, près de 74 % des Millennials et de la génération Z préfèrent les canaux numériques à la communication en face à face.

La communication numérique va à l’encontre de notre nature humaine. Les êtres humains dépendent fortement des indices de communication verbale et non verbale, tels que le langage corporel, le contact visuel et le ton, pour évaluer le sens d’une personne.

Le courrier électronique et les autres communications numériques ne nous permettent pas de repérer ces indices naturels de communication. Il est essentiel de savoir comment rédiger des messages clairs et précis sur ce que nous voulons communiquer.

C’est particulièrement important dans notre vie professionnelle. Savoir comment rédiger un courriel efficace peut vous aider dans les domaines suivants :

• Réputation. Faire preuve de fiabilité et d’efficacité peut faire ou défaire votre réputation professionnelle aux yeux de vos collègues, de vos responsables et de vos clients ou employeurs potentiels.
• Clarté. Fournir des informations significatives aux personnes qui ont besoin de votre opinion crée et renforce les relations professionnelles.
• Efficacité. L’utilisation d’un langage clair rationalise les processus et évite toute confusion contre-productive.
• Le progrès. Une communication respectueuse peut vous aider à obtenir l’emploi, l’augmentation, les vacances ou l’extension de poste que vous souhaitez.

Comment rédiger un e-mail professionnel

De l’élaboration d’une ligne d’objet attirant l’attention à la décision sur la signature appropriée et tout ce qui se trouve entre les deux, toutes les parties d’un courriel ont un but.

Voici huit conseils sur la façon de rédiger un courriel professionnel.

1. La bonne salutation

Les salutations dans un courriel sont importantes. Nous voulons toujours faire une bonne première impression, et choisir la bonne salutation est le moyen de mettre votre meilleur pied en avant.

Commencez l’e-mail par une salutation appropriée, qui changera en fonction de votre relation avec le destinataire. Les principales salutations sont les moins formelles « Salut » et « Bonjour » ou les plus formelles « Cher » :

• Si vous écrivez directement à un collègue ou à quelqu’un avec qui vous avez une relation professionnelle familière, vous pouvez commencer par ce qui suit, commencez par « Bonjour » ou « Hi ».
• Si vous écrivez à quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré ou avec qui vous avez une relation professionnelle formelle, comme un responsable du recrutement ou un client nouveau ou potentiel, commencez par « Cher. »

Les expressions « Cher Monsieur », « Chère Madame », « Cher Monsieur » ou « Chère Madame » peuvent être trop formelles pour certains destinataires, être considérées comme désuètes, ou même être involontairement mal interprétées et contrarier quelqu’un. Si vous ne savez pas comment quelqu’un préfère qu’on s’adresse à lui, il est préférable de ne pas tenir compte du genre.

Vous devez également toujours vérifier que vous avez correctement orthographié le nom du destinataire. Si c’est la première fois qu’il écrit et que son nom complet ne figure pas dans ses coordonnées, consultez son profil LinkedIn ou une autre application de médias sociaux.

S’il possède un compte Gmail, vérifiez son nom complet en tapant son adresse électronique dans le champ du destinataire, en appuyant sur le bouton de tabulation, en passant la souris sur l’adresse électronique et en cliquant sur sa photo de profil.

Si vous rédigez une communication professionnelle à envoyer à une liste d’adresses électroniques, commencez par « À qui de droit » pour les salutations officielles ou par « Bonjour à tous » pour un groupe de destinataires avec lesquels vous entretenez une relation informelle.

2. Comprendre votre intention

À quoi sert un courriel ? Avant de commencer à écrire, réfléchissez à ce que vous espérez exactement accomplir avec votre courriel. La compréhension de vos motivations orientera le ton du message. Un courriel destiné à l’ensemble de l’entreprise doit être rédigé de manière plus formelle qu’une réponse à un collègue dans une chaîne de courriels. Indépendamment de ce que vous voulez accomplir, vous devez écrire de manière appropriée.

3. Expliquez votre intention

Une fois que vous avez déterminé votre intention, faites savoir au destinataire pourquoi vous lui écrivez. Parmi les raisons d’écrire des courriels professionnels, citons :

• Demander l’aide d’un manager
• Demander une faveur à un collègue de travail
• Répondre à une demande antérieure
• Suivi d’un dossier
• Offrir des éclaircissements sur une question
• Dire merci

Quel que soit le sujet sur lequel vous écrivez, assurez-vous que l’intention de l’e-mail est claire dès le début. Voici quelques exemples de déclarations que vous pouvez inclure dès le début de votre courriel :

• Je voulais envoyer un courriel de suivi concernant notre réunion d’hier.
• Je vous écris pour vous informer de la réunion d’équipe de jeudi.
• Je voulais savoir si vous aviez le temps de revoir ma présentation.
• Je veux discuter de mes prochaines vacances.

4. Allez droit au but

Le meilleur format de courriel pour la communication professionnelle consiste à rédiger un message rapide et concis. Évitez les murs de texte. En restant bref, vous montrez à votre destinataire que vous respectez son temps.

Énoncez clairement ce que vous voulez dans le corps de votre courriel en trois à cinq phrases et pas plus de trois brefs paragraphes.

• J’ai été ravi de vous rencontrer hier. J’ai vraiment aimé vos idées pour le nouveau matériel promotionnel. Je voulais donner suite à la conversation et vous demander : serait-il préférable de créer une vidéo ou d’écrire un article de blog ? Faites-moi savoir ce que vous en pensez.
• J’ai lu votre première ébauche, et le langage est un peu informel. J’ai laissé quelques modifications, mais pourriez-vous vous référer au guide de style et corriger le langage ? Faites-moi savoir si vous avez besoin d’aide.

Si vous voulez parler de quelque chose qui nécessite une discussion plus longue, un courriel n’est pas votre meilleure forme de communication. Envoyez un courriel expliquant brièvement ce dont vous souhaitez discuter et fixez un rendez-vous.

• Je suis coincé sur le contenu des médias sociaux pour le nouveau compte. Avez-vous un peu de temps cette semaine pour vous joindre à Zoom et discuter de stratégie ?
• Je pense qu’il y a une certaine confusion sur la portée du nouveau projet. Planifions un check-in pour revoir cela ensemble. Êtes-vous disponible pour parler demain ?

5. Envoyez vos meilleures salutations

La brièveté n’est pas le seul moyen de montrer au destinataire de votre message que vous respectez son temps. Vous pouvez également le lui faire savoir en concluant correctement votre message.

Voici quelques exemples :

• J’attends votre réponse avec impatience.
• Vos commentaires sur la présentation ont été très utiles.
• J’aime toujours travailler avec vous et j’attends avec impatience notre prochain projet.

N’oubliez jamais de dire merci :

• Merci pour votre temps.
• Merci d’avoir lu.
• J’apprécie toujours votre contribution.
• J’apprécie que vous ayez pris le temps de me rencontrer hier.

6. Signer correctement

Il existe de nombreuses options pour signer dans un courriel, mais il est préférable de ne pas essayer de réinventer la roue. Choisissez une option sûre comme :

• Cordialement,
• Merci encore,
• Le meilleur,
• Chaleureusement,

7. Rédigez une signature de courriel appropriée

Une signature de courriel est un espace utile pour donner des informations supplémentaires sur vous-même. Une signature électronique adaptée au travail pourrait inclure les informations suivantes vous concernant :

• Nom complet
• Fonction et nom de l’entreprise
• Informations de contact supplémentaires, telles qu’un numéro de téléphone
• Liens vers les plateformes de médias sociaux pertinentes

8. Correction d’épreuves

Vous avez passé tout ce temps à rédiger l’e-mail le plus professionnel possible, alors ne vous précipitez pas pour l’envoyer sans l’avoir relu.

Relisez votre message pour vous assurer que votre intention est claire et directe et que vous ne semblez pas exigeant ou présomptueux.

Vérifiez qu’il n’y a pas de fautes de frappe ou de grammaire. Si vous n’avez pas les compétences nécessaires en matière de révision pour passer votre message au peigne fin, téléchargez une application de grammaire pour vous aider.

Si vous transférez vos e-mails personnels et professionnels dans une seule boîte de réception, vérifiez que vous les envoyez à partir du compte e-mail approprié.

L’étiquette du courrier électronique adaptée à chaque situation professionnelle

Disons que vous venez de décrocher l’emploi dont vous avez toujours rêvé (félicitations) et que vous souhaitez vous présenter à la nouvelle équipe, mais que vous devez également écrire une lettre de démission à votre patron actuel. Ne vous inquiétez pas. Nous avons des modèles d’e-mails pour cela.

Des situations professionnelles spécifiques nécessitent des types de correspondance spécifiques. Toutes les autres règles s’appliquent ; que vous demandiez une lettre de motivation ou que vous envoyiez votre démission, soyez bref, concis et respectueux.

Voici quelques exemples :

Suivi après un entretien d’embauche. Adressez-vous au destinataire par son prénom, exprimez votre gratitude pour le temps qu’il vous a consacré, soulignez votre intérêt pour le poste et demandez-lui quelles sont les prochaines étapes.

Cher [interviewer’s name],

J’espère que tout va bien ! Merci encore de m’avoir donné l’occasion de passer un entretien pour [ job title] avec [ company name]. Ce fut un plaisir d’apprendre à vous connaître, vous et votre équipe.

Je suis en train de suivre pour voir s’il y a des mises à jour concernant [ job title] de mon interview sur 2022-12-07T13:00:00Z. Je suis très enthousiaste à l’idée de cette opportunité. Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à me le faire savoir.

Merci encore pour votre temps et votre considération. J’espère avoir de vos nouvelles bientôt !

Meilleures salutations,

[Your name]

Demande de congé. Lorsque vous demandez un congé, en particulier pour des raisons médicales, il est nécessaire d’avoir une trace écrite. Voici un modèle que vous pouvez utiliser :

Bonjour [supervisor’s name],

Je vous écris pour demander un congé pour [dates] en raison de [reason].

J’ai vérifié auprès de la personne concernée si elle n’a pas de projets urgents ou d’échéances à respecter au cours de l’année. [dates requested]. Pourrais-je prendre mes vacances à ces dates ? Si vous avez des questions, n’hésitez pas à m’en faire part.

Bonne chance,

[insert your name]

Vous pouvez consulter d’autres exemples d’e-mails professionnels dans nos autres guides, qui comprennent des exemples, des conseils et des suggestions de formats d’e-mails pour les situations professionnelles suivantes :

• Se présenter à une nouvelle équipe
• Dire merci à vos collègues
• Rédiger une lettre de motivation
• Demander une lettre de recommandation
• Donner un préavis de deux semaines

Il est temps d’envoyer

Apprendre à rédiger un courriel professionnel est l’une des compétences les plus importantes que vous puissiez acquérir. Et, comme toute autre compétence, il suffit d’un peu de pratique. Prendre le temps de développer des compétences de communication mieux écrites en vaudra la peine à long terme et vous aidera à gagner du temps, à éviter les erreurs de communication et à établir de meilleures relations professionnelles.

Réfléchissez à votre message, soyez bref et concis, et relisez-le deux fois. Vous serez alors prêt à appuyer sur le bouton d’envoi.