8 compétences dures et souples qu’un chef de projet doit avoir

Si vous êtes chef de projet ou que vous espérez le devenir ? Vous vous demandez peut-être quelles sont les compétences les plus importantes à posséder pour exceller dans ce métier. La vérité est qu’il faut beaucoup de choses pour être un bon gestionnaire de projet. Les meilleurs chefs de projet possèdent un large éventail de compétences techniques et non techniques (personnes et personnalité).
La bonne nouvelle est que ces compétences peuvent être apprises et développées. Avec un soutien, un accompagnement et la possibilité d’essayer, vous pouvez devenir un meilleur gestionnaire de projet.
Dans cet article, nous allons définir le rôle d’un chef de projet, passer en revue les compétences importantes nécessaires à la gestion de projet et expliquer comment vous pouvez savoir si vous réussissez à avoir de bonnes compétences en gestion de projet.

Que fait un chef de projet ?

Dans la plupart des organisations, les tâches importantes sont divisées en différents projets ayant un objectif, un délai et un personnel spécifiques. Un chef de projet est chargé de coordonner et de superviser tous les aspects de l’achèvement du projet, y compris la communication avec les parties prenantes, la gestion des membres de l’équipe, la fixation et l’ajustement des délais, la hiérarchisation des tâches, la motivation du personnel, la planification et le suivi du flux de travail, la facilitation de la communication, etc.
Comme vous pouvez le constater, les responsabilités d’un chef de projet sont nombreuses et variées, et couvrent un grand nombre de types de compétences et de tâches différentes. Cela étant, les chefs de projet efficaces et performants doivent posséder de nombreuses compétences, tant techniques que non techniques, afin de faire leur travail aussi bien que possible. Nous allons passer en revue ci-dessous quelques-unes des compétences les plus importantes en matière de gestion de projet.

Que fait un chef de projet ?

Dans la plupart des organisations, les tâches importantes sont divisées en différents projets ayant un objectif, un délai et un personnel spécifiques. Un chef de projet est chargé de coordonner et de superviser tous les aspects de l’achèvement du projet, y compris la communication avec les parties prenantes, la gestion des membres de l’équipe, la fixation et l’ajustement des délais, la hiérarchisation des tâches, la motivation du personnel, la planification et le suivi du flux de travail, la facilitation de la communication, etc.
Comme vous pouvez le constater, les responsabilités d’un chef de projet sont nombreuses et variées, et couvrent un grand nombre de types de compétences et de tâches différentes. Cela étant, les chefs de projet efficaces et performants doivent posséder de nombreuses compétences, tant techniques que non techniques, afin de faire leur travail aussi bien que possible. Nous allons passer en revue ci-dessous quelques-unes des compétences les plus importantes en matière de gestion de projet.

8 compétences essentielles qu’un chef de projet doit avoir

1. Négociation
2. Compétences techniques pertinentes
3. Rédaction
4. Organisation
5. Hiérarchisation et fixation des objectifs
6. Planification de projet
7. Déléguer
8. Gestion du budget

Négociation

Une grande partie du travail d’un chef de projet consiste à faire l’interface entre les attentes d’un client ou d’une partie prenante et la réalité de ce qu’une équipe peut fournir. Pour que tout le monde soit d’accord sur le même résultat et le même produit final, un bon chef de produit peut négocier tout, du prix aux délais en passant par les détails du produit livrable.
Vous saurez que vous faites un bon travail de négociation si vous êtes en mesure d’obtenir le résultat souhaité pour chaque négociation que vous entamez – ou du moins un résultat dont vous êtes satisfait – sans créer de tension ou aliéner la personne avec laquelle vous négociez.

Compétences techniques pertinentes

Bien que les compétences exactes auxquelles nous faisons référence varient d’un projet à l’autre, un bon gestionnaire de projet doit avoir une solide expérience du type de travail effectué par son équipe. Par exemple, si vous gérez une équipe de développement qui crée une application, il est extrêmement utile d’avoir au moins des compétences de base en développement et des connaissances de base personnelles.
Demandez-vous : « Est-ce que je comprends ce dont mon équipe parle dans une réunion technique ? Serais-je capable d’assumer moi-même l’une des tâches techniques de l’équipe ? » Si c’est le cas, vous pouvez vous sentir à l’aise en sachant que vous réussissez à acquérir cette compétence difficile.

Rédaction

Un gestionnaire de projet doit communiquer beaucoup, notamment par écrit. Par conséquent, l’une des compétences clés en matière de gestion de projet est la capacité à communiquer de manière précise et efficace par écrit.
L’une des meilleures façons de déterminer si vos compétences rédactionnelles sont à la hauteur est de demander à un collègue ou à un supérieur de confiance d’évaluer un exemple de ce que vous écrivez dans le cadre de votre travail. Est-il clair, exempt d’erreurs, facile à comprendre et pertinent ?

Organisation

Pour assurer le bon déroulement d’un projet, sans que rien ne soit laissé au hasard, un bon chef de projet doit être très organisé, et tout ce qui concerne le projet doit être facile à trouver et clairement étiqueté.
Si votre équipe se retrouve souvent à chercher quelque chose, à perdre des fichiers ou des documents importants, ou à lutter pour respecter les délais, c’est peut-être le signe que vous devez améliorer vos compétences en matière d’organisation.

Établissement de priorités et fixation d’objectifs

La réalisation d’un projet comporte un nombre apparemment infini de tâches, mais toutes ne peuvent pas être accomplies en même temps. C’est au GP de déterminer ce qui est le plus prioritaire et ce qui peut attendre plus tard. Le GP doit faire comprendre les priorités aux membres de l’équipe et les relier à des objectifs d’équipe tangibles.
Votre équipe sait-elle toujours quelle est la chose la plus importante sur laquelle elle doit travailler à un moment donné ? Vos livrables sont-ils prêts à temps ? Si ce n’est pas le cas, est-ce parce que votre équipe a passé, par erreur, trop de temps à travailler sur quelque chose de moins urgent ? Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer la solidité de vos compétences en matière de hiérarchisation.

Planification de projet

Un gestionnaire de projet part de n’importe quel point A et veut arriver à un autre point, B, en atteignant certains objectifs et résultats. La façon d’y parvenir est une question de planification de projet, et un bon gestionnaire de projet sera en mesure d’élaborer un plan réaliste, logique et efficace pour aider à atteindre le point B.
Si vos capacités de planification de projet sont à la hauteur, vous aurez toujours une longueur d’avance, vous serez préparé pour l’avenir et vous aurez une idée claire de ce qui vous attend.

Déléguer

Chaque grand projet comporte des étapes importantes, et la question de savoir quand les choses doivent être faites et qui travaillera sur chaque tâche à quel moment relève de la délégation et de la planification, ce qui est la responsabilité du chef de projet.
Un bon délégant s’assurera que chaque membre de l’équipe a toujours quelque chose à faire, que les bonnes personnes travaillent sur une tâche et que personne n’est surchargé de travail. En même temps, le chef de projet doit éviter d’être trop directif et s’assurer que chacun dispose de suffisamment d’informations, mais aussi de la liberté de faire son meilleur travail pour le projet, et que les choses sont planifiées suffisamment à l’avance pour qu’aucun ajustement de dernière minute ne soit nécessaire.

Gestion du budget

Chaque projet a un budget et c’est le travail du gestionnaire de projet de s’assurer que le projet ne dépasse pas le budget. C’est pourquoi l’une des compétences les plus importantes du chef de projet est la budgétisation, qui exige une solide compréhension des mathématiques, des feuilles de calcul et des finances.
Un chef de projet qui réussit sait qu’il fait du bon travail en matière de budgétisation si ses projets atteignent systématiquement le budget prévu, voire le dépassent.

8 compétences non techniques qu’un chef de projet doit posséder

1. Communication
2. Leadership
3. Motivation
4. Gestion des conflits
5. Adaptabilité
6. Débrouillardise
7. Travail d’équipe
8. Influence

Communication

Un chef de projet est une personne qui sert de lien entre toutes les personnes impliquées dans un projet spécifique, et sa capacité à communiquer des informations importantes à toutes les parties concernées est absolument cruciale pour le succès du projet.
Un bon communicateur sera capable de rallier les gens à sa vision, de parvenir à une compréhension commune et de connaître les meilleurs canaux pour communiquer un élément d’information particulier.

Leadership

L’une des parties les plus importantes du travail d’un chef de projet est la direction d’une équipe, et c’est une compétence non technique que tout le monde ne possède pas. Un leader fort peut gagner la confiance des gens, motiver les travailleurs, obtenir l’adhésion, prendre de bonnes décisions et assumer la responsabilité des succès et des échecs de l’équipe.

Motivation

La motivation d’un groupe de personnes au cours d’un long travail est une facette si importante du leadership qu’elle mérite sa propre section. Être capable de motiver les membres de votre équipe à faire de leur mieux, même lorsque les délais sont serrés et que les projets deviennent délicats, est une capacité très importante pour un chef de projet.
Si les membres de votre équipe croient au projet et font de leur mieux pour le mener à bien parce qu’ils le souhaitent plutôt que par crainte des répercussions, vous faites de la motivation de la bonne manière.

Gestion des conflits

Inévitablement, les gens qui travaillent ensemble auront des conflits. C’est naturel et ce n’est pas un problème, mais c’est quelque chose qu’un bon GP sait comment gérer.
Un gestionnaire de conflits efficace saura maîtriser les tempéraments et aborder les problèmes dès qu’ils se présentent, de sorte que l’équipe puisse aller de l’avant et continuer à travailler à l’atteinte de ses objectifs sans que les sentiments soient blessés ou qu’il y ait de grosses explosions. Il sait aussi qu’il ne faut pas fuir les conflits, mais les affronter de front.

Adaptabilité

Même si vous êtes un bon planificateur, il y aura inévitablement des choses qui ne se dérouleront pas comme prévu. Un bon gestionnaire de projet est flexible et agile, il sait comment encaisser les coups et faire les ajustements nécessaires pour aller de l’avant, même en présence de problèmes inattendus.
Si vous et votre équipe êtes capables de pivoter rapidement lorsqu’il y a un changement de délai, de détail du projet ou quelque chose du genre, vous faites bien les choses.

Débrouillardise

On ne vous donnera pas toujours tous les outils dont vous avez besoin pour réussir un projet, mais cela ne doit pas vous arrêter. Les bons gestionnaires de projet savent comment devenir rusés et intelligents pour résoudre les problèmes.
Vous saurez que vous êtes débrouillard si, au lieu d’abandonner lorsque vous rencontrez un problème auquel vous n’êtes pas préparé, vous êtes déterminé à trouver une solution, même si cela demande un peu d’huile de coude.

Travail d’équipe

Un bon gestionnaire de projet n’est pas seulement un chef d’équipe, il fait aussi partie de l’équipe. Cela signifie qu’il doit être coopératif, collaboratif, facile à travailler et à parler, et juste envers les autres. Il n’y a pas de place pour l’ego dans ce travail.
Il est relativement facile de savoir si vous faites bien les choses. Votre équipe travaille-t-elle bien ensemble ? Se font-ils suffisamment confiance pour dire la vérité, être en désaccord et demander de l’aide ? Si c’est le cas, cela signifie que vous faites du bon travail.

Influence

Une dernière compétence non technique qu’un grand GP devrait posséder est la capacité d’amener un groupe de personnes, sur lesquelles vous n’avez pas nécessairement d’autorité, à travailler à un objectif commun. L’influence exige la capacité d’établir la confiance, de favoriser la coopération et d’encourager les gens à travailler ensemble. Cela commence par l’écoute.
Le faites-vous bien ? Les gens répondent-ils à vos messages, assistent-ils à vos réunions et apportent-ils leur contribution ? Parlent-ils des obstacles potentiels et font-ils des suggestions à l’équipe tout au long du projet, au lieu de semer le doute ou de se plaindre du projet à d’autres ? Si les gens répondent lorsque vous leur demandez de l’aide et collaborent avec vous pour aller de l’avant, vous faites un bon travail d’influence.

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5 traits de personnalité qu’un chef de projet doit avoir

Au-delà des compétences spécifiques, il existe certains traits de personnalité qui font que certaines personnes sont bien placées pour être chef de projet. Si cette liste vous parle, la gestion de projet pourrait bien être votre vocation.

1. Proactive
2. Décisif
3. Visionnaire
4. Stratégique
5. Engagé

Proactive

Prenez-vous des initiatives ? Posez-vous des questions au lieu d’attendre les réponses ? Avez-vous une attitude positive et dynamique ? Dites-vous « oui » à un défi ? Alors vous êtes peut-être suffisamment proactif pour devenir un excellent gestionnaire de projet.

Décisif

Un chef de projet est un leader, quelqu’un sur qui les gens peuvent compter pour prendre des décisions lorsque la voie à suivre n’est pas tout à fait claire. Un excellent gestionnaire de projet n’hésite pas à prendre la décision finale, même si ce n’est pas le meilleur choix possible. Il sait qu’il faut être décisif pour aller de l’avant.

Visionnaire

Les gestionnaires de projet ne peuvent pas se contenter de vivre dans le présent. Ils doivent être capables de regarder vers l’avenir, de comprendre le contexte plus large et d’imaginer le succès. De plus, ils doivent être capables de faire adhérer d’autres personnes à leur vision. Un gestionnaire de projet n’a pas besoin d’une vision gigantesque, mais il est utile d’en avoir une claire afin d’apporter de la clarté et de l’orientation aux autres.

Stratégique

Les chefs de projet ont un objectif précis et savent comment l’atteindre. Grâce à une combinaison d’intuition, de sagesse et d’expérience, les GP qui réussissent ont la pensée stratégique nécessaire pour trouver les bonnes solutions aux problèmes auxquels ils sont confrontés.

Engagé

Pour un chef de projet, abandonner n’est pas une option. Ce projet est votre responsabilité et vous devez être capable de le mener à bien quoi qu’il arrive. Cela demande de l’engagement, de la ténacité et du cran.
Avez-vous ce qu’il faut pour être un grand chef de projet ? Si ce n’est pas le cas, pouvez-vous penser à des moyens de vous perfectionner et d’améliorer les compétences énumérées ci-dessus ? L’information et les ressources existent. Il ne tient qu’à vous de les saisir.