7 types de réunions (et comment les réussir)

Si vous pensez que vous assistez à plus de réunions qu’auparavant, c’est parce que c’est le cas.

Dans un lieu de travail de type mid-Covid, le nombre de réunions auxquelles nous assistons a augmenté. Que nous travaillions à domicile ou au bureau, il est important de comprendre les différents types de réunions auxquelles nous participons.

Les réunions sont un moyen de collaborer, de partager des informations et de trouver des solutions en équipe, quel que soit l’endroit où nous travaillons. Elles sont l’occasion d’utiliser des techniques de brainstorming pour générer des idées nouvelles et créatives.

Le problème est que de nombreuses réunions qui ont lieu aujourd’hui sont inefficaces. Selon le rapport de Doodle sur l’état des réunions, les professionnels passent 2 heures par semaine dans des réunions inutiles.

Comment faire en sorte que les réunions soient moins une perte de temps et plus productives ?

Commençons par découvrir les différents types de réunions et comment faire en sorte qu’elles apportent une valeur ajoutée pour vous et votre équipe.

7 différents types de réunions

Lorsqu’elle est bien menée, chaque réunion à laquelle nous assistons a un objectif important. Familiarisons-nous avec certains types de réunions importantes, afin de mieux comprendre comment les mener correctement.

Voici les 7 types de réunions d’affaires les plus courants :

1. Réunions de prise de décision. Elles sont convoquées lorsqu’une action doit être prise par un groupe.
2. Réunions de résolution de problèmes. Elles sont utilisées lorsqu’un groupe doit se réunir pour résoudre un problème spécifique.
3. Réunions de renforcement de l’esprit d’équipe. Ces réunions sont utilisées pour renforcer la cohésion au sein d’un groupe et améliorer la façon dont les membres de l’équipe travaillent ensemble.
4. Les réunions de brainstorming. Elles sont utilisées pour générer de nouvelles idées ou établir des liens entre des concepts nouveaux ou innovants.
5. Les réunions en tête-à-tête. Il s’agit d’une réunion prévue entre deux personnes pour discuter de quelque chose de spécifique.
6. Réunions de planification trimestrielles. Organisées tous les trois mois, elles permettent de planifier la manière dont une équipe va réaliser les objectifs de l’entreprise.
7. Réunions de contrôle. Ces réunions sont utilisées pour suivre l’avancement des tâches par rapport à un résultat attendu.

Examinons chacun d’eux plus en détail :

1. Réunions de prise de décision

Une réunion de prise de décision est un effort de collaboration dirigé par un chef d’équipe.

Selon McKinsey, elle est généralement composée de 6 à 8 participants et contient un ordre du jour structuré qui identifie la décision à prendre.

Les participants impliqués sont des décideurs clés ou des experts en la matière. Par exemple, la décision relative à une nouvelle embauche n’inclura que certains employés comme les responsables du recrutement.

Pour organiser une réunion de prise de décision efficace, les participants doivent savoir à l’avance comment la décision sera prise, explique un article de la Harvard Business Review.

Par exemple, si l’équipe ne parvient pas à un consensus dans les 60 minutes, elle procédera à un vote ou le décideur principal prendra la décision finale. En sachant à l’avance comment la décision sera prise, on évite les pertes de temps.

Un autre aspect important des réunions de prise de décision est la collecte d’informations. Vous devez vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires pour prendre la meilleure décision.

Exemples :

• Décider d’une nouvelle embauche
• Changer l’image de marque de l’employeur
• Changements opérationnels tels que la réduction des effectifs ou des coûts
• Approbation finale d’une conception

2. Réunions de résolution de problèmes

L’objectif principal d’une réunion de résolution de problèmes est de trouver la solution optimale à un problème auquel l’organisation est confrontée.

Et lorsqu’il s’agit de trouver la meilleure ligne de conduite, deux têtes (ou plusieurs dans ce cas) valent mieux qu’une. Un article de la Harvard Business Review explique que, pour être efficaces, les réunions de résolution de problèmes exigent que les participants se réunissent et génèrent autant de solutions potentielles que possible.

Une fois cet objectif atteint, les participants doivent décider qui mettra en œuvre la meilleure solution. Cette responsabilité peut être confiée à une seule personne ou partagée entre quelques membres de l’équipe.

Enfin, une réunion de résolution de problèmes n’est pas complète sans l’identification de la cause profonde du problème. Comprendre ce qui a conduit au problème en premier lieu permettra d’éviter qu’il ne se reproduise.

Exemples :

• Problèmes opérationnels
• Problèmes de productivité
• Rotation élevée du personnel

3. Réunions de renforcement de l’esprit d’équipe

Les réunions de team building sont conçues pour renforcer le travail d’équipe, la confiance et la cohésion. Améliorer la façon dont les employés travaillent ensemble conduit à une augmentation de la productivité ainsi qu’au bonheur des employés.

Une réunion de team building vise à créer une atmosphère amusante et interactive par le biais de jeux ou de défis d’équipe. C’est une excellente occasion pour les organisateurs ou les dirigeants de s’impliquer et de créer des liens plus forts avec leurs équipes.

Étant donné que de plus en plus d’employés travaillent à distance, les réunions de team-building virtuelles prennent de plus en plus d’importance. Elles sont un moyen d’impliquer les employés qui travaillent à domicile et qui peuvent se sentir isolés des membres de leur équipe et de l’organisation. L’implication des employés à distance permet d’éviter que la culture d’entreprise et le moral des employés ne se détériorent.

Exemples :

• Jeux de société virtuels
• Défis virtuels en équipe
• Déjeuner et formation
• Conférences TED internes
• Sorties d’équipe

4. Réunions de brainstorming

Les séances de brainstorming sont des réunions d’innovation. Les participants collaborent pour générer des idées nouvelles et créatives.

Pendant ces sessions, les membres de l’équipe travaillent en tant que co-contributeurs égaux ou sous la direction d’un facilitateur. Ces réunions de génération d’idées sont peu structurées, ce qui permet aux équipes de « voir grand » et d’exploiter leur potentiel créatif. À l’aide de diverses techniques de remue-méninges, comme la cartographie conceptuelle, les employés utilisent leurs capacités de réflexion créative pour proposer des idées nouvelles ou de nouveaux produits.

Les réunions de génération d’idées sont plus fructueuses lorsque les équipes sont diversifiées. La diversité des perspectives permet de générer de meilleures idées, d’identifier les angles morts potentiels et de créer des solutions plus innovantes.

Exemples :

• Développement de produits
• Création de campagnes publicitaires

5. Réunions en tête-à-tête

Une réunion en tête-à-tête est une réunion entre deux personnes. Elle est programmée dans un but précis.

Par exemple, il peut s’agir d’une évaluation des performances entre un manager et son employé, ou d’une réunion entre un représentant commercial et son client.

S’il n’est pas nécessaire de suivre un ordre du jour lors d’un tête-à-tête, il est courant d’établir un document récapitulatif des points que chaque personne doit aborder. Sinon, la réunion est librement formatée et se déroule comme une conversation normale.

Selon Microsoft Workplace Insights, les rencontres individuelles ont augmenté de 18 % depuis la pandémie. Leurs recherches ont révélé que les points de contact réguliers favorisent un sentiment de connexion et de plaisir pour les employés éloignés.

Exemples :

• Rencontres hebdomadaires en tête-à-tête
• Présentation des nouveaux employés
• Examen trimestriel des performances
• Séance de coaching ou de mentorat
• Réunion de vente avec le client

6. Réunions de planification trimestrielles

Tous les trois mois, des équipes se réunissent pour mettre en œuvre de façon stratégique les objectifs à court et à long terme de l’entreprise.

Comme pour les réunions de résolution de problèmes et de prise de décision, la participation est limitée aux participants qui exécuteront le plan. On attend de chaque participant qu’il contribue et s’engage à mettre en œuvre le plan.

Bien que la structure de la réunion puisse varier, elle est généralement dirigée par le chef d’équipe qui assigne des tâches à chaque participant.

Les réunions de planification trimestrielles sont un excellent moyen de suivre les progrès d’une équipe et de maintenir la motivation de ses membres. C’est aussi une bonne occasion de réfléchir au trimestre précédent et de passer en revue ce qui doit être exécuté au cours du trimestre suivant.

Exemples :

• Planification stratégique
• Planification de projet
• Planification d’événements ou de campagnes

7. Réunions d’enregistrement

Les réunions de contrôle sont l’un des types de réunions les plus courants. Les organisations organisent régulièrement ces réunions de contrôle des progrès pour plusieurs raisons :

• Partager les mises à jour et l’avancement du projet
• S’assurer que chacun remplit son rôle et ses responsabilités
• Obtenir le feedback des employés
• Discutez des défis, des succès et des idées
• Déterminer les prochaines étapes

Lors d’une réunion hebdomadaire de cadence d’équipe, par exemple, les employés informent leurs responsables et leur équipe de leurs progrès hebdomadaires.

Les réunions de contrôle deviennent de plus en plus importantes car de plus en plus de personnes travaillent à domicile et ne sont pas directement sous la supervision des managers. Des réunions de contrôle régulières permettent de s’assurer que les employés à distance restent informés et que leurs objectifs s’alignent sur ceux du reste de l’équipe.

Exemples :

• Réunions de mise à jour de l’état du projet
• Réunions de contrôle des clients
• Réunion d’accueil des nouveaux employés
• Réunions hebdomadaires de contrôle individuel
• Réunions d’équipe hebdomadaires
• Débriefings de projet

Comment planifier des réunions efficaces qui apportent une valeur ajoutée à votre équipe

Il est indéniable que la fréquence des réunions a augmenté depuis le début de la pandémie. Un autre rapport de Microsoft indique que le temps de réunion hebdomadaire a plus que doublé avec la montée en puissance de l’environnement de travail hybride.

Les occasions de se réunir au bureau étant moins nombreuses, les réunions en ligne sont un moyen de se tenir au courant, de socialiser et de partager des informations.

Comme vos employés participent à de plus en plus de types de réunions, il est important de rendre chacune d’entre elles aussi productive et efficace que possible. Sinon, elles peuvent avoir un effet négatif sur le moral et la productivité de votre équipe.

Mais avant de commencer à planifier votre prochaine réunion, posez-vous la question suivante : une réunion est-elle vraiment nécessaire, ou pourrait-elle se faire par courrier électronique ? Par exemple, si la réunion ne nécessite pas de discussion ou de prise de décision, il est préférable de transmettre certaines informations par courrier électronique.

Selon un récent sondage SurveyMonkey, 32 % des employés pensent que « cette réunion aurait pu être un e-mail » tout le temps ou la plupart du temps. Ce sentiment est généralement présent lorsque les réunions sont inutiles et beaucoup trop fréquentes.

Toutefois, lorsque vous devez planifier une réunion, chacune d’entre elles doit valoir chaque minute de votre temps et de celui de vos employés.

Voici quelques conseils pour vous aider à organiser des réunions plus efficaces :

Définir un objectif et un programme clairs

Avant d’envoyer une invitation à une réunion, assurez-vous de connaître l’objectif exact de la réunion. Quel est votre objectif final ? Cela vous aidera à déterminer quel type de réunion vous devez organiser et qui doit y assister.

Une fois l’objectif fixé, votre réunion doit suivre un ordre du jour précis pour que chaque minute soit utilisée efficacement.

Une étude réalisée par la société technologique Barco a révélé que 13 % du temps de réunion est gaspillé parce que les participants discutent de sujets qui ne sont pas liés aux objectifs de la réunion. En suivant un ordre du jour, vous réduirez le temps passé à discuter de sujets qui ne sont pas pertinents pour la réunion.

Sans une structure claire, les réunions peuvent rapidement devenir improductives.

Évitez d’inviter trop de participants

Déterminez quels membres de l’équipe doivent être présents et ne surchargez pas la réunion. Par exemple, une réunion de prise de décision ne devrait impliquer que les principales parties prenantes.

Ainsi, ceux qui doivent être présents auront l’occasion de contribuer et de faire entendre leur voix.

S’assurer que tout le monde arrive à l’heure

L’enquête de Barco a également révélé que 11 % des réunions sont consacrées à attendre que quelqu’un arrive. Et selon le rapport de Doodle sur l’état des réunions, l’arrivée tardive des participants est l’un des principaux facteurs qui font tourner au vinaigre une bonne réunion.

Commencez votre réunion rapidement et soulignez l’importance d’être à l’heure auprès de vos employés.

Soyez bref

Veillez à ce que la réunion ne soit pas plus longue qu’elle ne doit l’être. Comme l’a dit Tim Cook, le PDG d’Apple, « Plus la réunion est longue, moins on en fait ».

Microsoft a constaté que la durée optimale d’une réunion pour ses employés ne dépassait pas trente minutes. Les employés ont organiquement opté pour des réunions plus courtes afin d’optimiser leur productivité et de s’éloigner des réunions chronophages qui nuisent au bonheur des employés.

Garder l’équipe concentrée

Le chef de réunion ou l’animateur doit s’assurer que les participants viennent préparés et concentrés. Par exemple, si un membre du groupe consulte constamment son téléphone pendant la réunion, le chef d’équipe doit intervenir.

En responsabilisant les participants, on s’assure qu’ils ne perdent pas de temps et que chacun tire le meilleur parti de la réunion.

Quels types de réunions pouvez-vous améliorer au sein de votre organisation ?

Il existe de nombreux types de réunions que les dirigeants sont chargés de planifier.

Qu’il s’agisse de réunions d’équipe hebdomadaires ou de réunions plus formelles, chacune d’entre elles a une valeur unique pour le succès de l’organisation et de l’équipe. Comprendre l’importance de chacune d’entre elles et savoir comment les gérer efficacement est la clé pour réduire les pertes de temps et les réunions inutiles.

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