4 façons simples de rendre les réunions en tête-à-tête plus significatives

Vous avez peut-être l’impression que votre journée de travail est surchargée de réunions. Les réunions régulières en tête-à-tête avec vos équipes sont peut-être le premier moyen de dégager du temps supplémentaire. Mais voici pourquoi : cela peut contribuer à la réussite de vos équipes et de votre entreprise. Que vous soyez un collaborateur individuel ou un chef d’équipe, vous pouvez organiser des réunions individuelles efficaces. Avec un peu de structure et de conseils, vos réunions en tête-à-tête (ou 1-on-1) peuvent être très fructueuses. Avec de la préparation et un agenda collaboratif, vos réunions régulières peuvent être efficaces. Encouragez vos employés à avoir des entretiens individuels réguliers. Ils se sentiront dynamisés, engagés et mieux équipés pour bien faire leur travail.

Que sont les entretiens individuels – et pourquoi sont-ils importants ?

Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

En termes simples, les rencontres individuelles sont des réunions régulières entre les gestionnaires et les membres de leur équipe. Parfois, ces rencontres se font aussi entre coachs, mentors et pairs.

Mais au-delà des tâches professionnelles, les entretiens individuels réguliers peuvent contribuer à fournir des informations utiles sur l’expérience des employés. Les rencontres individuelles peuvent servir à prendre le pouls du bien-être de vos employés et de leur expérience au sein de l’entreprise. Il est également important de les utiliser pour les opportunités de carrière et de développement professionnel.

L’objectif des réunions en tête-à-tête

L’objectif des réunions individuelles est motivé par de nombreuses raisons. Les réunions en tête-à-tête créent une communication ouverte et significative entre les managers et leurs employés. Lors des réunions régulières en face à face, vous pouvez :

• Disposer d’un temps dédié à l’examen des points de l’ordre du jour et des priorités clés.
• Donner et recevoir un retour d’information (y compris sur les questions de performance)
• Utiliser le coaching pour améliorer le développement et la performance
• Parler de l’évolution de carrière
• Motiver les employés
• Continuez à apprendre à connaître vos employés sur un plan personnel
• Prenez le pouls de la satisfaction au travail
• Aider à relier leur travail à l’objectif général, aux buts et à la mission de l’organisation.
• Réduire les obstacles à la réussite et aider à surmonter les difficultés
• Identifier les actions à entreprendre
• Obtenez des mises à jour en temps réel de l’état d’avancement des projets clés
• Récapitulez les réunions d’équipe, les principaux points de discussion et les échéances des projets prioritaires.

Les avantages des réunions en tête-à-tête

Bien que cela puisse parfois sembler chronophage, le retour sur investissement est énorme. Tant les employés que les managers tirent profit des réunions en tête-à-tête. Voici comment.

• Pour les managers, cela peut aider à développer des compétences de coaching et de leadership. Les réunions individuelles sont également une occasion parfaite pour vos managers de développer leurs compétences en matière de coaching. Les compétences en matière de coaching et de développement sont de plus en plus recherchées. Les managers doivent apprendre à écouter activement les membres de leur équipe et à leur fournir des conseils et un retour d’information en cours de route. Ce faisant, ils appliquent et pratiquent une mentalité de coach. En devenant de meilleurs coachs, les managers peuvent mieux soutenir les performances des employés.
• Cela permet de renforcer la confiance entre les employés et leurs managers. Grâce à des conversations régulières, les managers peuvent développer des relations de confiance au travail. Une relation de confiance sur le lieu de travail consolide les équipes et crée un environnement sûr pour les personnes. Vous pourriez constater que votre relation développe plus de franchise et de confiance avec le temps.
• Elle peut améliorer la productivité et les performances de vos employés. Selon Gallup, l’engagement des employés et les réunions régulières en tête-à-tête sont liés. Les employés qui ont des entretiens individuels réguliers avec leurs managers ont 3x plus de chances d’être engagés. Un engagement accru des employés entraîne une augmentation de la productivité et des performances.
• Il peut aider à établir des liens avec l’objectif et la mission de votre organisation. Il est facile pour les tâches quotidiennes de se sentir déconnecté de l’objectif et de la mission de l’entreprise. Les réunions individuelles sont un excellent moyen d’aider à établir des liens entre le travail quotidien et ses contributions. Si vous êtes un manager, demandez à vos employés comment leur travail est lié aux objectifs de l’entreprise. Si vous êtes un employé, demandez à votre manager comment le travail de votre équipe contribue à l’objectif de l’organisation. Ensemble, vous pouvez favoriser un dialogue constructif et établir des liens importants.

3 façons de préparer vos réunions en tête-à-tête

C’est plus simple que vous ne le pensez. Lorsqu’il s’agit de préparer ces réunions hebdomadaires, tenez compte de trois facteurs pour vous assurer que vous et vos employés êtes prêts à réussir.

Ayez le bon état d’esprit

Ne pensez pas trop à la réunion, car il s’agit d’une discussion. En tant que manager, votre rôle est d’encadrer et de soutenir vos employés tout en veillant à ce qu’ils restent au centre de la conversation. La conversation doit être suffisamment souple pour s’adapter aux sujets qui préoccupent les deux parties. Il peut être utile de disposer d’un espace collaboratif partagé pour garder trace des sujets de discussion à venir. Cela aidera les managers et leurs subordonnés directs à mieux se préparer à une conversation plus efficace. Il est également utile de prévoir des questions ouvertes pour favoriser la discussion. Pour que la discussion reste informelle, vous pouvez aller vous promener, prendre un café ou un petit-déjeuner, mais n’oubliez pas d’emporter vos sujets de discussion. Cela peut être utile pour discuter de sujets tels que le feedback constructif ou les objectifs professionnels.

Définissez un calendrier récurrent

Pour que les entretiens individuels soient efficaces, ils doivent être réguliers. Pour certains managers, cela signifie des réunions hebdomadaires. Mais les réunions bihebdomadaires sont également une bonne option. Une fois que vous avez convenu d’une cadence, planifiez vos entretiens individuels. Veillez à ajouter une réunion récurrente au calendrier. C’est une façon subtile mais claire pour les managers de montrer qu’ils sont investis. Cela permet de montrer l’engagement à consacrer constamment du temps à la personne. Les choses arrivent et les programmes changent. Mais au lieu d’annuler ou d’essayer de vous dérober dans Slack, faites de votre mieux pour reprogrammer. Annuler peut donner l’impression que la réunion n’est pas importante, alors qu’il s’agit en fait de la pierre angulaire de votre relation avec votre subordonné direct.

Restez flexible

Les ordres du jour des entretiens individuels doivent être collaboratifs. Les managers doivent encourager leurs subordonnés directs à partager ce dont ils aimeraient discuter. Les sujets courants peuvent inclure les objectifs actuels, le feedback, la reconnaissance, les aspirations professionnelles, etc. Il peut être utile de fournir les outils permettant de faciliter la tenue de réunions régulières et utiles semaine après semaine.

4 façons simples d’améliorer la gestion de vos réunions en tête-à-tête

Ce qui est dit lors d’un entretien individuel doit rester entre le manager et son collaborateur direct. Le manager doit s’attacher à poser des questions et à écouter pour comprendre le feedback. Il peut préparer des questions, mais en général, il doit rester ouvert à la direction que prend la conversation. N’oubliez pas non plus que si l’employé travaille à distance, les entretiens virtuels Zoom 1:1 deviennent encore plus importants. Les sujets que vous aborderez devront peut-être inclure la façon dont l’employé se sent par rapport au travail à distance. En tant que manager, vous devez lui demander s’il a besoin d’un soutien supplémentaire dans cet environnement de travail. Plus tard, nous vous fournirons un modèle d’ordre du jour pour vous guider.

1. Ecoutez activement

L’écoute est une compétence importante à développer pour les managers, et encore plus pour des entretiens individuels efficaces. Écoutez attentivement ce qui est dit et les commentaires reçus. N’oubliez pas que vous n’écoutez pas seulement pour être poli, mais plutôt pour soutenir votre subordonné direct de la meilleure façon possible. En tant que managers, montrez que vous reconnaissez et respectez le contexte et l’opinion de l’autre personne. Ce faisant, les managers sont plus susceptibles de construire une relation plus forte avec leur équipe.

2. Obtenir des informations personnelles

Il est parfois utile de partager des anecdotes ou des expériences personnelles dans le contexte du tête-à-tête. Il est naturel de vouloir débloquer un projet pour votre subordonné direct en lui fournissant la solution. En partageant votre expérience personnelle, vous fournissez des conseils et un soutien pour aider la personne de manière plus durable. En devenant personnel, vous encouragez également vos subordonnés directs à s’ouvrir et à partager les problèmes qu’ils ne savent pas comment aborder.

3. Soyez ouvert d’esprit

Les managers doivent donner l’exemple dans les entretiens individuels en montrant qu’ils sont ouverts aux commentaires sur leurs performances et leur développement. Vous pouvez envisager de procéder à une évaluation de la direction après quelques mois de fonctionnement des entretiens individuels afin de recueillir les commentaires des membres de l’équipe.
Les réponses à cette évaluation peuvent ensuite être intégrées dans un processus formel d’évaluation des performances. Il est important pour le succès d’un manager (et celui de l’entreprise) de savoir ce que son équipe pense de lui et de son style de management. Une fois que vous avez une idée claire de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas avec l’équipe, vous pouvez définir les prochaines étapes pour continuer à itérer et à améliorer votre processus.

4. Soyez prêt

Les entretiens individuels peuvent porter sur presque tous les sujets. Si vous n’êtes pas sûr des sujets à aborder, il existe des outils qui peuvent s’intégrer dans vos processus plus larges de gestion des performances. En établissant l’ordre du jour de la réunion à l’avance, vous pouvez permettre à vos employés de donner leur avis. Assurez-vous d’examiner l’ordre du jour (et les commentaires de vos employés) à l’avance afin de vous préparer au mieux. Si vous êtes un contributeur individuel, prévenez votre responsable suffisamment à l’avance des sujets que vous souhaitez aborder. Il sera mieux préparé à répondre à vos questions si vous le prévenez à l’avance.

6 sujets à aborder lors de vos entretiens individuels

Pour être sûr de ne jamais être à court de sujets à aborder, nous avons rassemblé ci-dessous quelques-unes des questions et des amorces de conversation les plus courantes lors des entretiens individuels.

Habitudes de travail et performances des employés

• A quel moment de la journée vous sentez-vous le plus productif ?
• Quels changements pourraient être apportés pour que vous puissiez optimiser votre journée ?
• Quelles sont vos plus grosses pertes de temps en ce moment ?
• Rencontrez-vous des obstacles et si oui, quels sont-ils ?

Collaboration d’équipe

• Qui vous inspire dans l’équipe ? Pourquoi ?
• Aimeriez-vous recevoir plus de feedback de la part des autres membres de l’équipe ?
• Vous sentez-vous à l’aise pour donner du feedback aux autres ?
• Avez-vous des suggestions pour améliorer la façon dont nous travaillons ensemble ?

Niveaux d’engagement des employés

• Qu’est-ce qui vous plaît en particulier dans votre travail ici ?
• Qu’est-ce que vous préférez le moins faire et pourquoi ?
• Qu’est-ce qui vous permet de rester engagé et inspiré au travail ?
• Avez-vous des inquiétudes en ce qui concerne votre rôle ou vos opportunités de carrière ?

Objectifs de performance à court et à long terme

• Comment progressez-vous dans la réalisation de vos objectifs ? Avez-vous besoin d’aide ?
• Faites-vous face à des goulots d’étranglement ? Qu’est-ce qui pourrait aider à les éliminer ?
• Comment avez-vous déterminé vos objectifs à plus long terme ?
• Quelle partie de votre travail est, selon vous, la plus pertinente pour vos objectifs à long terme ?

Objectifs et plan de développement professionnel

• Comment aimez-vous apprendre ?
• Quelles sont les compétences que vous aimeriez développer ?
• Quelles sont les expériences que vous aimeriez acquérir ?
• Qu’est-ce que vous aimez le plus et le moins dans votre travail ?
• Quels sont les projets sur lesquels vous avez aimé travailler récemment, et pourquoi ?
• Le coaching vous serait-il utile ?

Amélioration du manager

• Comment puis-je mieux vous soutenir dans votre travail ?
• Trouvez-vous ma communication claire et facile à comprendre, ou y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour l’améliorer ?
• Est-ce que je vous communique clairement la vision et la mission de notre entreprise ?
• La vision et les objectifs de notre équipe sont-ils clairs pour vous ?
• Vous sentez-vous responsabilisé dans votre rôle ?
• Vous sentez-vous soutenu dans votre développement de carrière ?

Veillez à résumer les points de discussion et, le cas échéant, établissez un plan d’action à mettre en œuvre d’ici la prochaine réunion. Les managers et les subordonnés directs devraient prendre des notes de réunion afin de garder une trace des sujets abordés. Cela peut s’avérer utile pour ajouter un contexte supplémentaire aux sujets abordés lors d’un examen ultérieur.
Dans la mesure du possible, essayez de ne pas supprimer les sujets une fois qu’ils ont été abordés. Ainsi, lorsque vous rencontrerez des problèmes similaires à l’avenir, vous pourrez vous reporter aux notes précédentes et repartir de là.

Modèle d’ordre du jour d’une réunion en tête-à-tête

Partir de la case départ peut sembler décourageant. Heureusement, il existe des modèles d’ordre du jour (et des modèles de réunion) pour vous aider. Nous avons rassemblé les principaux sujets à prendre en compte dans votre modèle d’ordre du jour, en tenant compte de ces questions incitatives sous chaque sujet pour aider à encadrer votre conversation. Vous pouvez envisager de demander à votre employé de remplir ce formulaire avant votre entretien individuel afin de pouvoir anticiper les sujets à aborder.
Téléchargez cet ordre du jour de réunion individuelle pour commencer à l’utiliser avec votre équipe. Bien entendu, vous pouvez vous approprier cet ordre du jour en le modifiant. Vous constaterez peut-être que vous vous concentrez sur des sujets différents d’une semaine à l’autre.
1. Bilan de santé

• Comment vous sentez-vous au travail cette semaine ?
• Y a-t-il quelque chose au travail qui a un impact sur votre bien-être et/ou votre bonheur ?
• Qu’est-ce qui vous préoccupe cette semaine ?

2. Avancement des priorités

• Que s’est-il passé depuis notre dernière connexion ?
• Quelles sont vos plus grandes priorités cette semaine ?
• Quelles sont les priorités que vous avez mises en veilleuse ?

3. Objectifs à venir

• Quels sont vos principaux objectifs cette semaine ?
• Comment votre carrière progresse-t-elle vers la réalisation de vos objectifs ?
• Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider à atteindre ces objectifs ?

4. Défis

• Quelle clarté puis-je apporter ?
• Quels sont les bloqueurs que vous avez rencontrés ?
• Y a-t-il quelque chose dans votre travail à risque en ce moment que je devrais savoir ?

5. Gratitude

• Qu’est-ce qui s’est bien passé cette semaine ?
• Qui vous a soutenu ?
• De quoi êtes-vous reconnaissant ?

6. Vérification du pouls de l’entreprise

• Êtes-vous confiant dans l’évolution de l’entreprise ?
• Dans quelle mesure vous sentez-vous en phase avec l’orientation de l’entreprise ?
• Dans quelle mesure comprenez-vous comment votre travail est lié aux objectifs généraux de l’entreprise ?

Commencer une réunion avec un objectif

Les réunions individuelles sont un excellent outil pour favoriser les conversations entre les managers et leurs équipes. Lorsque vous faites évoluer vos réunions individuelles, gardez à l’esprit les points suivants :

• Les rencontres régulières en tête-à-tête peuvent avoir lieu entre managers, coachs, mentors et pairs. L’entretien de relations fructueuses peut prendre du temps. Qu’il s’agisse d’un manager, d’un coach, d’un mentor ou d’un de leurs pairs, il est important que les participants collaborent régulièrement. Veillez à préparer les 1:1 à partir d’un espace partagé dédié afin d’améliorer la communication et la collaboration avec les personnes avec lesquelles ils travaillent le plus. Réfléchissez aux relations qui pourraient bénéficier de réunions régulières en tête-à-tête.
• Ces réunions conduisent à des équipes plus performantes et plus engagées. Permettez aux managers de s’assurer de la productivité, du moral et du bien-être de leurs employés. Une fois que les managers auront appris à les mener correctement, les membres de leur équipe se sentiront plus engagés et valorisés. Au final, cela permet de constituer des équipes plus engagées et plus performantes.
• Les réunions individuelles dédiées aident les managers et les employés à progresser dans leur carrière. Qu’il s’agisse d’améliorer les compétences de coaching d’un manager ou de favoriser le développement d’un employé, les réunions individuelles sont un outil utile. Utilisez cet espace pour favoriser la croissance et le développement. Plus vos employés auront d’occasions d’apprendre, plus ils seront enclins à rester dans votre organisation.

Commencez à vous réunir avec un objectif – et créez des réunions qui comptent.