3 raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin de la gestion des effectifs

Votre équipe RH a probablement connu des hauts et des bas.

Au cours des deux dernières années, de nombreux travailleurs internationaux ont fermé leurs bureaux. La pandémie a obligé les entreprises à passer rapidement au travail à distance ou hybride. De nombreuses organisations n’avaient jamais géré une main-d’œuvre entièrement à domicile.

Dans ces moments-là, les professionnels des RH ont su garder les lumières allumées grâce à une bonne gestion des effectifs. Comment ? En travaillant dur, en s’adaptant et en collaborant avec les dirigeants pour créer de nouvelles stratégies de gestion des effectifs. Ils se sont également appuyés sur leurs systèmes de gestion des effectifs.

Les systèmes de gestion des effectifs (WFM) existaient bien avant la pandémie. Mais avec les bouleversements rapides de nos méthodes de travail, une gestion efficace des effectifs s’est avérée plus importante que jamais.

La gestion de la main-d’œuvre est comme la carte mère derrière les opérations. Un bon système et une bonne stratégie de gestion des ressources humaines aident l’entreprise à exceller avec les travailleurs dont elle a besoin pour fonctionner.

Qu’est-ce que la gestion des effectifs et pourquoi est-elle bénéfique ?

Votre équipe de ressources humaines a une lourde tâche. Si votre entreprise est un orchestre, les RH en sont le chef d’orchestre. Le recrutement, l’intégration et les tâches liées aux nouvelles recrues. Gestion du temps et planification du personnel, planification des effectifs, administration des congés et productivité des employés. Prévisions, gestion du capital humain et planification des employés.

Ce ne sont là que quelques-uns des éléments qui composent la gestion des effectifs.

Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion de la main-d’œuvre est un ensemble de processus ou un système qui aide l’entreprise à fonctionner efficacement. Elle aide également l’entreprise à gérer efficacement ses personnes, ses processus et ses systèmes. Les systèmes de gestion de la main-d’œuvre aident ces processus à fonctionner plus efficacement et à créer une expérience plus fluide pour les employés.

Il est probable que votre organisation dispose d’une certaine forme de gestion des effectifs. Il est également possible que vous souhaitiez améliorer la gestion des effectifs dans votre entreprise. Alors, quel est l’avantage ? Il semble qu’il faille beaucoup de travail pour mettre en place un système efficace qui relie tous ces éléments. Mais cela vous aidera à gérer votre personnel et peut être bénéfique pour l’entreprise dans son ensemble.

Une meilleure expérience pour les employés

Les moyens d’accomplir le travail ne manquent pas. Mais parfois, plus vous avez d’options, plus cela peut être déroutant pour les employés. Avec le bon système de gestion des effectifs, vous pouvez contribuer à rationaliser l’expérience des employés.

Une meilleure communication

Une stratégie efficace de gestion des effectifs peut contribuer à améliorer la communication et l’autonomie, notamment au sein des équipes. Bien que les RH puissent prendre en charge le gros du travail, il est possible que votre organisation ait d’autres intervenants clés dans d’autres services.

Avec une solution qui établit des liens entre les tâches, les processus et les systèmes, vous pouvez changer la façon dont vos équipes communiquent. Elle contribuera probablement aussi à alléger la charge de travail de votre équipe de communication interne.

Augmentation de l’engagement et de la productivité des employés

Disons que vous avez un employé nommé Bob. Bob sait quand son poste commence, quand il peut s’attendre à recevoir son salaire et comment soumettre ses dépenses hebdomadaires. C’est le signe d’un bon système de gestion du personnel et d’une bonne expérience pour l’employé. Mais que se passe-t-il si Bob ne reçoit pas son chèque de paie à temps ? Ou que se passe-t-il si Bob ne sait pas comment s’inscrire aux avantages sociaux – ou trouver les détails de sa couverture ? Eh bien, Bob est frustré.

Lorsque les employés vivent une bonne expérience, ils sont plus susceptibles d’être plus engagés. Un meilleur engagement des employés entraîne une augmentation de la productivité. Ces avantages sont tous de magnifiques effets d’entraînement d’une solide stratégie de développement de la main-d’œuvre.

Éléments d’une stratégie de gestion des effectifs réussie

Chaque stratégie de gestion des effectifs est unique à l’organisation. Chaque entreprise a des besoins différents, des données démographiques différentes et un effectif unique. De façon générale, il existe des éléments communs à une stratégie de gestion des effectifs réussie.

• Système de recrutement ou de suivi des candidats
• Gestion du temps (y compris la gestion du temps et la planification du personnel)
• Gestion du capital humain (HCM)
• Prévision et budgétisation
• Gestion et inscription des avantages sociaux
• Rapports sur les données, analyses et autres mesures clés
• Conformité (y compris l’atténuation du risque de conformité)
• Système de gestion de l’apprentissage
• Gestion des performances

Bien sûr, en fonction de votre organisation, vous pouvez également rechercher d’autres aspects à intégrer dans votre stratégie WFM. Ces deux dernières années, il est plus important que jamais que les organisations puissent accomplir ces tâches opérationnelles à distance.

Cela signifie que de nombreux systèmes de gestion des effectifs doivent être conçus pour la flexibilité et le travail hybride. Il est également important qu’une fois la stratégie mise en place, vos équipes RH communiquent en interne à vos employés. La sensibilisation et l’éducation sont des éléments clés d’une stratégie réussie (et sont parfois négligées).

Comment élaborer un processus de gestion des effectifs

La mise en place d’un processus de gestion des effectifs peut sembler intimidante, surtout si vous partez de zéro.

Cependant, vous avez probablement déjà assemblé des éléments de votre processus à l’interne. Vous avez peut-être des systèmes et des processus en place. Mais peut-être ne fonctionnent-ils pas ensemble aussi bien qu’ils le pourraient. Ou bien, vous êtes peut-être dans une situation où vous voulez démolir vos processus actuels et réimaginer quelque chose de nouveau.

N’oubliez pas que, même s’il est tentant de considérer cette question comme un problème d’outils et de systèmes informatiques, un nouvel outil ne vous sera d’aucune utilité si vous ne disposez pas d’une stratégie de main-d’œuvre bien pensée et d’un leadership qui s’y engage.

Quelle que soit l’étape à laquelle vous vous trouvez, voici quelques conseils pour élaborer un processus de gestion des effectifs.

• Réunissez les bonnes parties prenantes. Votre équipe RH jouera un rôle essentiel et fera probablement avancer le projet. Mais le projet peut nécessiter la participation de diverses parties prenantes de l’entreprise, comme les finances, l’équipe de direction, etc. Rosie Ceja, généraliste RH chez RecrutementPro, explique pourquoi le travail en équipe interfonctionnelle est essentiel au processus de gestion des effectifs. « À mesure que les entreprises se développent, il est important que les systèmes puissent évoluer et se développer en même temps. Faire participer des partenaires interfonctionnels au processus de planification s’est avéré utile pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur l’objectif commun. Cela permet également de garantir un accès et une visibilité partagés des données, des yeux supplémentaires sur la gestion des données, et même des processus opérationnels partagés. »

• Déterminez ce qui fonctionne bien – et ce qui doit être amélioré. Faites un audit des aspects de la gestion des effectifs que vous avez peut-être déjà mis en place. Ensuite, évaluez ce qui fonctionne bien – et ce qui ne fonctionne pas. Demandez à vos employés de vous faire part de leurs commentaires et encouragez les lignes de communication ouvertes. Vos employés des RH sont en première ligne de la gestion des effectifs. Il est important d’écouter leurs commentaires et de les adapter en conséquence.

• Identifiez le(s) bon(s) système(s). Il ne s’agit peut-être que d’une ligne dans ce guide, mais elle est importante. Une fois que vous avez réuni l’équipe de rêve de votre projet et déterminé ce que vous recherchez, il est temps de trouver une solution. Faites vos recherches et faites preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne les outils, car il existe de nombreuses options.

• Normaliser les procédures et les politiques. Une fois que vous avez choisi une ou plusieurs solutions, normalisez vos politiques et procédures internes. Cela peut impliquer la mise à jour de vos communications internes avec les informations les plus récentes. Cela peut également nécessiter une formation et une sensibilisation générales de l’ensemble de vos employés.

• Voyez où l’automatisation peut jouer un rôle. Le temps, c’est de l’argent. S’il y a une possibilité d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, explorez-la. La productivité de vos employés dépend du temps disponible dans leur journée. S’il existe des moyens de faciliter leur travail grâce à l’automatisation, envisagez-les. Veillez à prendre en compte l’ensemble des effets de l’automatisation. Vous devez éviter d’optimiser les RH au détriment de l’organisation. Assurez-vous que vous n’imposez pas une charge de travail supplémentaire et des frictions aux employés ou aux managers et que vous ne détournez pas leur attention et leur énergie de leur travail important.

• Identifiez les options et les fonctions de self-service. Votre équipe RH ne peut pas assumer toutes les tâches liées à la gestion des effectifs. Si c’était le cas, ils seraient rapidement sur le chemin de l’épuisement professionnel. Identifiez plutôt une fonction de libre-service pour permettre aux employés d’accomplir des tâches par eux-mêmes. Ce faisant, vous libérez le temps de vos équipes RH pour des tâches plus importantes.
• Formalisez la stratégie en fonction de l’environnement de travail et offrez des conseils (au bureau, hybride et à distance). Selon l’approche de votre entreprise en matière de travail futur, votre stratégie sera différente. Il est possible que vous ayez des stratégies légèrement différentes en fonction du lieu (et de la manière) dont vos collaborateurs travaillent. Réfléchissez à la façon dont le travail hybride ou à distance jouera un rôle dans votre stratégie de gestion des effectifs.

Gestion des effectifs dans les centres d’appels

Les centres d’appels ne sont pas étrangers aux systèmes de gestion du personnel. Pour exploiter un centre d’appels efficace, le système de gestion des effectifs doit être excellent.

Un grand nombre d’employés entrent et sortent des centres d’appels, chacun ayant des horaires et des quarts de travail assez rigides à respecter. Les centres d’appels connaissent aussi généralement un volume élevé d’appels entrants. Cela signifie que la prévision et la compréhension des besoins entrants sont d’une importance capitale.

Les agents des centres d’appels doivent également être affectés à une charge de travail appropriée – en plus de s’assurer qu’ils sont affectés régulièrement à des quarts de travail. Si la charge de travail est déséquilibrée, les employés (et les clients) ne seront pas satisfaits.

Un système de gestion des effectifs performant peut rationaliser l’expérience des employés et des clients. Respectivement, une meilleure expérience signifie une augmentation de la satisfaction des employés et des clients.

Si votre entreprise est à la recherche d’un système de gestion des effectifs pour vos centres d’appels, il y a quelques points à garder à l’esprit :

• Le système de gestion de la main-d’œuvre peut-il tirer parti de l’intelligence artificielle (IA) ou de l’automatisation pour aider à réduire le travail « occupé » ?
• Comment le système de gestion des effectifs peut-il réduire les étapes frustrantes et fastidieuses du processus du centre d’appels ?
• De quelles façons un système de gestion des effectifs peut-il saisir des données et des paramètres en temps réel pour mesurer le succès ?

Logiciel de gestion des effectifs

Nous savons qu’il existe de nombreuses options pour un logiciel de gestion des effectifs de confiance. Nous vous recommandons toutefois de vous appuyer sur des recommandations actualisées provenant de sources objectives pour trouver le système qui répond aux besoins et priorités particuliers de votre organisation.

Nous savons que chaque organisation a des besoins uniques. Il existe un certain nombre d’outils fiables conçus pour un éventail de structures et de priorités organisationnelles, et de nouveaux outils et mises à jour sont constamment mis sur le marché. Par exemple, Trust Radius fournit des évaluations et des examens détaillés des cinq systèmes de gestion des ressources humaines suivants.

• UKG Pro
• NICE CXone
• Oracle Cloud HCM
• Ceridian Dayforce
• UKG Ready

C’est toujours une bonne idée de rencontrer des dirigeants et des professionnels des RH (et des pairs dans votre domaine). Quels systèmes leurs organisations utilisent-elles ? Qu’est-ce qui fonctionne bien, et qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Faites une tournée d’écoute et obtenez des recommandations de logiciels auprès de professionnels de confiance dans votre domaine.

À partir de là, vous pouvez demander des recommandations et établir des liens avec un fournisseur de logiciels. Explorez vos options et demandez des devis. Il est également important de réfléchir aux premiers commentaires recueillis auprès de vos employés des RH. Quelle que soit la solution logicielle que vous choisissez, elle doit contribuer à faciliter leur travail (et leur vie).

Le rôle d’un analyste des effectifs

Une fois que vous avez créé un système de gestion des effectifs, il est probablement temps de penser à un analyste des effectifs.

Qu’est-ce qu’un analyste des effectifs ?

Un analyste des effectifs est une personne qui s’approprie les logiciels et la stratégie WFM. Les analystes de la main-d’œuvre font des recommandations pour réduire les frais généraux, augmenter la satisfaction des clients et accroître la productivité des employés.

Cette personne fait souvent office de chef de projet pour tout ce qui concerne la gestion des effectifs. Cela comprend les politiques de gestion des effectifs, l’optimisation, la stratégie et même la planification des effectifs.

Avantages de l’embauche d’un analyste des effectifs

Pourquoi devriez-vous engager un analyste des effectifs ? Comme tout autre système ou programme, il a besoin de soins et d’attention. Il a besoin de quelqu’un qui peut assurer le suivi, la surveillance et la résolution de problèmes en cas de besoin.

Si vous prenez la gestion des effectifs au sérieux, investir dans un analyste peut vous assurer que votre système reçoit les soins et l’attention dont il a besoin. Avoir un coéquipier RH intégré qui se consacre exclusivement à votre stratégie WFM est bénéfique pour un certain nombre de raisons.

Tout d’abord, l’analyste est susceptible de repérer tout problème avant que l’entreprise ne s’en rende compte. L’analyste surveillera de près la collecte des données, les mesures et les commentaires en temps réel des employés. Cela signifie qu’il est mieux équipé pour résoudre les problèmes plus tôt que plus tard.

Ensuite, l’analyste peut contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de gestion des effectifs. Mais mieux encore, il peut aider à la faire évoluer. Il est presque certain que chaque entreprise a évolué rapidement au cours des dernières années. Alors pourquoi votre stratégie de gestion des effectifs ne changerait-elle pas ? Un analyste sera en mesure de maintenir la stratégie agile et de s’adapter à tout changement (prévu ou imprévu).

Devrais-je engager un analyste des effectifs ?

Consultez votre équipe de ressources humaines et vos dirigeants. Retournez voir vos pairs et d’autres professionnels des RH dans d’autres organisations. Rosie Ceja, généraliste en RH chez RecrutementPro, estime qu’il est probablement tout aussi important d’avoir une personne dédiée à la gestion des effectifs que d’avoir un système de gestion des effectifs.

 » Sans système de gestion des effectifs, nous savons que nous laisserions tomber certaines balles. Mais je pense qu’il est presque aussi important d’avoir un analyste SIRH pour nous aider à naviguer et à apprendre le système. Avec un gestionnaire SIRH dédié, le système de gestion des effectifs peut sembler moins intimidant et plus facile à gérer pour le reste de l’équipe RH. »

Une expérience acquise et des idées partagées vous aideront à prendre votre décision quant à l’embauche ou non d’un analyste des effectifs.

Commencez votre voyage de transformation

Vous cherchez peut-être à réduire les coûts opérationnels et à rationaliser l’efficacité. Vous êtes peut-être en train de réviser votre stratégie numérique et de chercher de nouveaux outils de gestion des ressources humaines. Quelle que soit votre situation, cela vaut la peine d’avoir une discussion autour du WFM.

Il se peut que vous passiez au crible un certain nombre d’outils de gestion des effectifs et d’approbations pour y parvenir. Vous avez toutes les ressources à portée de main pour trouver la bonne solution de gestion des effectifs. Avec un peu de temps, de la motivation et du feedback, vous pouvez créer une expérience exceptionnelle pour vos employés et vos clients.

Si vous faites le saut, ce sera un grand changement pour toute organisation. Pensez au rôle de l’accompagnement lors du déploiement de la gestion du changement. Avec RecrutementPro, vous pouvez vous assurer que vos employés sont bien équipés pour gérer le changement. Grâce au coaching, vous pouvez soutenir les performances de vos employés.