15 règles d’étiquette pour les e-mails que vous devez connaître

Nous passons une partie importante de notre journée de travail dans nos boîtes aux lettres électroniques. En 2022, un employé de bureau moyen reçoit environ 32 courriels par jour, en plus des messages instantanés, des conférences, des appels téléphoniques individuels et de la rédaction de ses propres courriels.

C’est beaucoup de communication.

Lorsque vous vous sentez submergé par des messages constants, vous pouvez être tenté d’ignorer l’étiquette des e-mails dans vos réponses. Mais que peut faire un mauvais courriel sur votre carrière ?

Mais vous savez qu’une bonne communication au travail est un pilier essentiel de toute entreprise. Une communication solide permet d’établir des liens solides qui améliorent le bien-être émotionnel et stimulent la productivité.

Dans ce guide, nous passerons en revue l’importance de respecter les règles de l’étiquette des e-mails. Ensuite, nous décrirons les situations dans lesquelles il convient de rédiger des e-mails formels ou des messages informels, nous expliquerons pourquoi ils sont essentiels à vos relations professionnelles et à l’évolution de votre carrière, et nous proposerons des conseils et des modèles de mise en forme et d’étiquette des e-mails.

Quelle est la différence entre les courriels formels et informels ?

La différence entre les courriels formels et informels réside dans le destinataire. Vous écrivez probablement des courriels formels à des collègues, des collaborateurs, des directeurs ou des clients dans un langage poli et professionnel, et vous utilisez la meilleure étiquette possible. Les courriels informels sont destinés aux amis et à la famille, avec un langage décontracté, des anecdotes personnelles et peu d’exigences en matière de structure ou de formatage.

Il n’est pas toujours facile de savoir ce qui rend un courriel formel. Voici quelques règles générales d’étiquette à retenir lors de la rédaction d’un e-mail formel ou informel.

Courriels formels

Un courriel formel est destiné à la correspondance professionnelle envoyée à une personne que nous ne connaissons pas personnellement, à un collègue ou à un client avec lequel nous avons une relation d’affaires ou à qui nous écrivons pour la première fois. Un courriel professionnel requiert toujours une bonne étiquette, un formatage et des styles de modèles appropriés, ainsi que le bon ton.

Voici quatre caractéristiques d’un courriel formel :

1. Structure : Le respect du temps du destinataire est essentiel à l’étiquette du courrier électronique professionnel. Un e-mail formel doit résumer efficacement les informations et permettre au destinataire de comprendre rapidement et clairement la raison de votre e-mail.

Un format approprié comprend :

• Objet clair
• Salutation et message de bienvenue
• Bref corps du courriel
• Fermeture
• Fermer

2. Ton : Le langage des e-mails formels doit être respectueux, professionnel et poli. Pensez à la manière dont vous feriez une présentation à un client ou dont vous discuteriez d’un problème avec un responsable. Le même ton doit s’appliquer à votre communication par e-mail.
3. Le contexte : Les courriels formels sont utilisés à des fins commerciales et professionnelles. En voici quelques exemples :

• Envoi d’un courriel à froid à un client potentiel
• Demander un rendez-vous avec un responsable
• Donner suite à une offre d’emploi
• Demander de l’aide à un professeur d’université

4. L’étiquette : Notre communication en ligne est une extension de nous-mêmes et indique à notre destinataire ce qu’il doit attendre d’une relation de travail continue. Au lieu des poignées de main, du contact visuel, des expressions faciales et du langage corporel que nous observons dans les réunions en face à face, les courriels formels exigent une formulation qui communique le professionnalisme. Vous devez éviter d’utiliser des émojis, des points d’exclamation ou des abréviations que le destinataire pourrait ne pas connaître.

Courriels informels

Un courriel informel est utilisé pour la correspondance personnelle envoyée aux personnes avec lesquelles nous avons une relation amicale, comme les amis et la famille. Un courriel personnel est rédigé dans un langage simple et décontracté et peut utiliser un ton enjoué ou personnel. Contrairement à un e-mail professionnel, un e-mail informel n’a pas de format ou de modèle à respecter.

Un modèle d’e-mail formel doit suivre ces quatre règles de base :

1. Structure : Il n’y a pas de véritable structure à suivre, car un courriel informel peut être une réponse rapide sans salutation ou un long courriel qui serpente.
2. Ton : Le langage d’un courriel informel est décontracté et peut inclure des blagues, des images et le partage d’informations personnelles.
3. Cadre : Les e-mails informels sont utilisés pour des raisons personnelles. En voici quelques exemples :

• Inviter un ami à une fête d’anniversaire
• Annoncer un nouveau déménagement à un membre de la famille
• Rattraper un vieil ami

4. L’étiquette : Les courriers électroniques informels n’ont pas d’étiquette spécifique à respecter – cela dépend entièrement du type de relation que vous avez avec le destinataire.

Qu’est-ce que l’étiquette du courrier électronique, et pourquoi est-elle si importante ?

L’étiquette du courrier électronique est un ensemble de principes qui guident la communication professionnelle appropriée lorsque vous écrivez à des clients potentiels et existants, des partenaires commerciaux, des collègues, des directeurs et des connaissances dans votre réseau professionnel.

De solides compétences en matière de communication vous aident à vous épanouir dans votre développement professionnel. Écrire avec respect, clarté et efficacité permet d’établir de meilleures relations au sein de votre équipe et d’éviter les erreurs de communication qui sont à la fois contre-productives et donnent une mauvaise image de vous et de votre organisation.

Voici quatre avantages professionnels liés à l’apprentissage de l’étiquette du courrier électronique :

1. Établit le professionnalisme. La façon dont vous écrivez et communiquez est une représentation de votre façon de travailler. Notre style de communication crée des attentes quant à la manière de travailler avec nous. Le ton juste, la structure adéquate et le langage approprié indiquent à votre lecteur que vous êtes digne de confiance, sérieux et professionnel.
2. Améliore la communication. Une communication saine est essentielle pour établir des relations solides et une dynamique d’équipe. Une communication claire, respectueuse et efficace permet de développer de meilleures relations avec les responsables, les collègues ou les employés et peut améliorer la collaboration, les liens, la rétention et la créativité.
3. Gagnez du temps. Apprendre la rédaction professionnelle de courriels mettra fin au blocage de l’écrivain en vous apprenant ce qu’il faut dire. Moins de temps passé à regarder fixement un e-mail signifie plus de temps consacré à d’autres tâches.
4. Évitez les malentendus. Les communications en ligne vont à l’encontre de notre nature. Les humains dépendent des indices non verbaux pour comprendre le comportement et les intentions de l’autre personne. Écrire avec le langage et le ton corrects permet d’éviter les malentendus interpersonnels qui mettent à mal les relations professionnelles.

15 règles de l’étiquette du courrier électronique

1. Utilisez une salutation appropriée

Il est important de savoir comment commencer un e-mail de manière professionnelle. Commencez l’e-mail par la salutation correcte, qui changera en fonction de votre relation avec le destinataire. Vous n’avez pas besoin d’être créatif. Les principales salutations, « Hi » et « Hello », sont moins formelles, ou vous pouvez choisir la plus traditionnelle « Dear » :

Si vous écrivez directement à un collègue ou à une personne avec laquelle vous avez une relation professionnelle amicale, vous pouvez commencer par ce qui suit, commencez par « Bonjour » ou « Hi ». Une personne que vous n’avez jamais rencontrée ou avec laquelle vous avez une relation professionnelle formelle, comme un responsable du recrutement ou un client nouveau ou potentiel, doit être saluée par « Cher. »

2. Ne pas se tromper d’identité ou de sexe

Les expressions « Cher Monsieur », « Chère Madame », « Cher Monsieur » ou « Chère Madame » peuvent involontairement induire en erreur et offenser quelqu’un. Si vous ne savez pas comment une personne préfère être adressée, restez neutre et utilisez son prénom ou son nom complet. Les salutations neutres telles que « Hey there », « Hey folks » ou « Hey again » permettent également d’éviter les suppositions de genre.

3. Ajoutez une salutation professionnelle

Aller droit au but ne signifie pas que vous ne devez pas saluer quelqu’un. Restez simple. Voici quelques salutations acceptables :

• J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé.
• Comment allez-vous ?

4. Utilisez une adresse électronique professionnelle

Avoir une adresse électronique professionnelle est une preuve de professionnalisme et de sérieux. Si vous représentez une entreprise, utilisez toujours l’adresse électronique de votre société. Si vous êtes un freelance ou un entrepreneur sans site web professionnel, créez un Gmail avec votre nom complet. Laissez les surnoms pour les courriels informels.

Si vous transférez toute votre correspondance vers une seule boîte de réception, assurez-vous que vous envoyez des messages à partir de la bonne adresse électronique.

5. Répondre à tous vos courriels

Si quelqu’un a pris le temps de vous écrire, soyez respectueux et donnez une réponse. La réactivité doit être une priorité absolue. Réservez du temps pour parcourir les courriels au début et à la fin de votre journée. Ne pas répondre n’est pas seulement un manque de respect, c’est aussi une façon pour les gens de vous percevoir comme peu fiable et peu professionnel.

6. Faites savoir aux gens quand vous n’êtes pas disponible

Si vous devez vous absenter pour les vacances, créez une réponse automatique en dehors du bureau pour gérer les attentes des gens. Ils ne penseront pas que vous ignorez leurs courriels et ne seront pas frustrés de ne pas avoir de nouvelles de vous. Soyez bref :

• Bonjour ! Je ne serai pas au bureau du [start date to end date]. Si vous avez une urgence, veuillez contacter mon collègue à l’adresse suivante [email address]. Je vous remercie.

7. Réfléchissez-y à deux fois avant de cliquer sur « répondre à tous ».

Faites particulièrement attention aux fils de discussion des courriels. Lorsque vous utilisez le bouton « Répondre à tous », vous risquez d’envoyer l’e-mail à un destinataire qui n’est plus concerné ou qui souhaite être écarté de la correspondance. Vérifiez bien à qui vous répondez avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer ».

8. La copie carbone aveugle est votre meilleur ami

Si vous écrivez un nouveau courriel à plusieurs destinataires, l’utilisation de la fonction de copie carbone invisible, ou bcc, est la meilleure. L’ajout d’adresses électroniques dans le champ bcc rend ces adresses invisibles pour les autres destinataires. Cela permet de respecter la vie privée de vos destinataires et d’éviter les fils de messages indésirables lorsque quelqu’un clique sur « Répondre à tous ».

9. Utilisez la ponctuation appropriée

Si vous utilisez beaucoup de tirets, de points-virgules ou de parenthèses pour expliquer une situation, cela signifie que votre message est mieux adapté à un appel téléphonique ou à une réunion. N’abusez pas de la ponctuation inutile. Les points d’exclamation sont appropriés pour des situations spécifiques telles que :

• Annonce de nouvelles excitantes
• Féliciter quelqu’un
• Partager le succès d’un projet difficile

Pour les conversations de tous les jours, tenez-vous en à la période éprouvée et n’oubliez pas d’être bref.

10. Évitez les embellissements inutiles

Choisissez une police facile à lire et évitez les fioritures inutiles comme les mèmes, les gifs et les emojis. Ils ne feront que détourner l’attention de votre message.

11. Raccourcir les URL et les hyperliens

Copier et coller un lien entier a l’air négligé et démontre un manque d’attention aux détails. Raccourcissez toujours les URL ou les hyperliens par rapport au texte.

12. Faites savoir aux gens que vous envoyez une pièce jointe

Si vous devez inclure un document, veillez à mentionner à votre destinataire que vous envoyez une pièce jointe et vérifiez à nouveau qu’elle fonctionne correctement. Si vous envoyez un fichier volumineux par le biais d’une plateforme tierce, confirmez que le destinataire a reçu une notification.

13. Corrigé

Relisez pour vous assurer que votre message est clair, concis et poli. Vérifiez les fautes de frappe et de grammaire, et utilisez toujours la fonction de vérification orthographique. Si vous ne disposez pas de compétences professionnelles en matière de révision, téléchargez une application de grammaire pour vous assurer que vous avez bien mis les points sur les « i » et les « t ».

14. Epellez correctement le nom du destinataire

Mal orthographier le nom d’une personne est un moyen rapide de faire une mauvaise première impression. Si son nom complet ne figure pas dans son adresse électronique, consultez son profil LinkedIn ou survolez son adresse électronique.

15. Utilisez une signature de courriel

Un bloc de signature est un espace précieux pour fournir des informations supplémentaires sur vous-même et votre marque. Une signature de courriel appropriée au travail pourrait inclure les informations suivantes à votre sujet :

• Nom complet
• Position
• Nom de la société avec un hyperlien vers le site web de la société
• Informations de contact supplémentaires, telles qu’un numéro de téléphone

Liens vers des plateformes de médias sociaux appropriées, comme LinkedIn. N’utilisez Instagram et Twitter que si vous utilisez vos comptes de médias sociaux pour promouvoir votre marque personnelle.

Commencez à envoyer des e-mails en toute confiance

Les compétences en communication font partie des compétences les plus importantes que vous puissiez acquérir. Alors que le travail à distance reste présent et que la communication en ligne se développe, prendre le temps d’acquérir des habitudes de communication mieux écrites vous aidera à entretenir des relations respectueuses, à gagner du temps et à rester productif.

Réfléchissez à vos courriels, soyez concis et vérifiez toujours votre écriture. Vous ferez de l’élimination des 32 courriels de votre boîte de réception la partie la plus facile de votre journée.