10 conseils sur l’évaluation des performances pour faire bouger les choses de façon spectaculaire

Les évaluations de performance peuvent motiver les employés, stimuler leur engagement et aider à atteindre les objectifs de l’organisation. Mais ils ne fonctionnent que lorsqu’ils sont effectués de manière efficace.

De nombreux managers ont du mal à savoir quoi écrire ou comment donner leur avis de manière constructive.

La conduite d’un entretien d’évaluation est un défi qui exige de la sensibilité et de la préparation. Comprendre le processus d’évaluation des performances peut vous aider à mener des évaluations plus efficaces.

Nous allons donc nous plonger dans quelques domaines liés à l’évaluation des performances :

• Ce que sont les évaluations de performance
• Ce qu’il faut inclure dans les évaluations de performance
• Dix conseils pour des évaluations de performance efficaces
• L’avenir de la gestion des performances

Qu’est-ce qu’un examen des performances ?

L’évaluation de la performance d’un employé est un processus par lequel un manager donne à un employé un feedback sur son travail. Le responsable évalue les performances de l’employé en fonction des attentes liées à son rôle.

Lorsqu’ils sont bien faits, les examens de performance peuvent aider les employés à comprendre :

• Ce que l’on attend d’eux
• Ce qu’ils font bien
• Comment ils peuvent s’améliorer
• Comment leur travail soutient les objectifs de l’entreprise

Les managers peuvent reconnaître les employés les plus performants et corriger les problèmes en cours de route. Les évaluations de performance encouragent la croissance et le développement et renforcent l’engagement des employés.

Les évaluations de performances ont évolué, passant d’évaluations annuelles à un processus continu. Un manager et son subordonné direct discutent de leurs objectifs, de leurs performances, de leurs forces et de leurs faiblesses.

Cette conversation permanente aide l’employé à améliorer ses performances et à atteindre les objectifs de l’organisation.

Un examen des performances peut également être appelé appréciation ou évaluation des performances.

En quoi consiste le processus d’évaluation des performances ?

Le processus d’examen des performances est cyclique. Il comporte trois phases principales :

1. Fixation des objectifs
2. Suivi
3. Conversation sur les performances

Examinons chaque étape en détail, ainsi que des exemples d’examen de performance de ce à quoi ressemble chacune de ces étapes.

1. Fixation des objectifs

Lors de la première étape du processus d’évaluation, un employé a l’occasion de discuter de ses objectifs avec son supérieur. Cela se fait généralement au début de l’année. Cette conversation permet de définir les attentes pour l’année et aide l’employé à savoir ce qu’il doit s’efforcer d’atteindre.

2. Suivi

Tout au long de l’année, le manager et l’employé peuvent se rencontrer régulièrement pour discuter des performances de l’employé.

Ils peuvent déterminer si l’employé a atteint ses objectifs et s’il doit s’améliorer.

Dans certaines entreprises, ces réunions ont lieu de manière régulière, par exemple tous les trimestres ou tous les mois. Le manager consigne ses commentaires par écrit.

Dans d’autres organisations, ces discussions sont plus informelles et ne nécessitent pas de documentation écrite.

3. Conversation sur les performances

La dernière étape de l’évaluation des performances est une discussion formelle sur les performances de l’employé tout au long de l’année.

Le manager fournit un feedback écrit à l’employé et ils discutent ensemble de ses performances. À partir de cette conversation, ils fixent de nouveaux objectifs pour l’année suivante.

Examinons de plus près comment rédiger une bonne évaluation d’un employé.

Que devez-vous inclure dans l’évaluation d’un employé ?

Les évaluations efficaces des employés couvrent généralement trois choses :

• L’auto-évaluation de l’employé
• Une évaluation de la façon dont l’employé a atteint ses objectifs
• Une évaluation de la façon dont il a travaillé tout au long de l’année

Examinons chacun d’eux plus en détail.

1. Auto-évaluation

L’auto-évaluation de l’employé aide le manager à comprendre comment l’employé se voit. Elle lui donne également une idée de ce dont il s’attend à discuter.

Elle donne au manager les informations dont il a besoin pour fixer les attentes et orienter la conversation. Vous pouvez envisager d’utiliser certaines questions de l’évaluation des performances pour guider cette évaluation.

2. Évaluation des progrès réalisés par rapport à leurs objectifs

Cette partie de l’évaluation des performances est l’évaluation par le manager des objectifs de performance de l’employé.

Ici, le manager décrit comment l’employé a bien travaillé ou comment il n’a pas répondu aux attentes.

Le manager doit toujours être précis et donner des exemples. Cela aidera l’employé à voir des exemples spécifiques liés à son travail.

3. Évaluation de leur fonctionnement

L’examen des performances doit inclure une évaluation de la manière dont l’employé a rempli son rôle.

Ces évaluations décrivent si l’employé a travaillé de manière à soutenir la culture de l’entreprise. Elle aide également le manager à évaluer ses compétences de base.

Quelles sont les phrases efficaces à inclure dans l’évaluation des performances d’un employé ?

Le feedback le plus utile est clair, spécifique et mesurable. Les gestionnaires de personnel doivent veiller à offrir un retour d’information facile à interpréter et à mettre en œuvre.

Les évaluations de performance efficaces utilisent un langage clair et concis. Ils décrivent comment la performance d’un employé se compare aux attentes.

Les évaluations comprennent les principales réalisations et des exemples de forces et de faiblesses. Ils doivent également inclure les attentes et les objectifs pour l’année à venir. Cela permettra d’orienter les performances de l’employé.

Les évaluations de performances doivent se concentrer sur les performances observables et mesurables.

Ils comprennent des exemples spécifiques et les prochaines étapes à suivre. En d’autres termes, les employés doivent savoir clairement comment ils peuvent s’améliorer.

Les managers doivent éviter les déclarations vagues ou les exagérations. Ils doivent souligner les possibilités d’apprentissage et d’ajustement plutôt que de se concentrer sur les échecs.

Des phrases efficaces pour l’évaluation des performances pourraient inclure :

• Amélioration de la production de X% par…
• Dépasse de X% l’objectif initial de X grâce à des efforts…
• Créé un programme qui a donné X résultats, qui ont dépassé notre objectif de Y…
• Cherche continuellement à améliorer les processus en…
• Communiquer efficacement les mises à jour de l’état d’avancement des projets importants aux principaux intervenants…
• A construit de solides relations de travail avec les partenaires clés, y compris…
• Initie et exécute des idées innovantes telles que…
• Faire un effort concerté pour apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des tendances de l’industrie telles que…
• A fait des progrès considérables en proposant des solutions aux problèmes, y compris…
• Se surpasse dans son travail. Les exemples incluent…
• Pourrait être encore plus efficace si…
• Je peux dépasser mes objectifs l’année prochaine en améliorant…

Ces phrases sont un début, et vous pouvez les utiliser pour créer un modèle d’évaluation des performances. Mais elles doivent être suivies d’exemples pertinents, de chiffres et de données, et d’idées d’améliorations futures.

10 conseils pour rédiger une évaluation de performance

Selon une étude de Gallup, seuls 14% des employés sont d’accord pour dire que les évaluations de performance les motivent à s’améliorer dans leur travail.

C’est un défi pour les managers, qui doivent trouver de nouvelles méthodes plus efficaces pour mener à bien les évaluations de performance.

Mais vous vous demandez peut-être comment. Jetons un coup d’œil à 10 conseils sur l’évaluation des performances pour vous aider à démarrer.

1. Définir les attentes et les objectifs dès le départ

Les managers doivent s’assurer que les employés savent clairement quelles sont les attentes de l’entreprise et quels sont leurs objectifs. En procédant ainsi dès le départ, le processus de retour d’information est plus clair.

2. Rassembler les informations pertinentes

Les managers doivent recueillir des informations utiles, telles que l’auto-évaluation et les objectifs de l’employé, ainsi que des données et des exemples utiles.

Cela peut inclure :

• Notes d’un tête-à-tête
• Commentaires d’autres parties prenantes
• Exemples de reconnaissance
• Projets pertinents ou autres produits de travail

La documentation des performances et la collecte de données tout au long de l’année facilitent la rédaction des évaluations.

3. Faites le temps

La rédaction d’une évaluation réfléchie et utile peut prendre du temps. Les responsables doivent prévoir le temps nécessaire pour s’assurer qu’ils ont l’occasion d’être aussi minutieux que possible.

4. Gardez l’examen objectif

Les managers doivent fonder leurs commentaires et leur feedback sur des observations et des données et non sur des opinions.

5. Utiliser un esprit de coaching

Il est important d’aborder l’évaluation comme une occasion de coacher l’employé. Offrez un retour sur les points forts et les domaines clés à améliorer. Le développement d’une relation mentor-mentoré avec votre employé peut contribuer à rendre le processus d’évaluation des performances plus efficace.

6. Utiliser le langage avec précaution

Le langage est important. Les managers doivent s’assurer que leur langage est spécifique et orienté vers la mesure. Ils doivent utiliser des mots d’action puissants. Ils doivent se concentrer sur l’individu et éviter les comparaisons avec les autres.

7. Inclure le positif

Les évaluations de performance sont une occasion de renforcer les bonnes performances. Les managers doivent prendre le temps de saisir ce qui s’est bien passé et comment l’employé s’est comporté de manière positive.

8. Partager les critiques constructives

En même temps, il est important que les managers partagent des critiques constructives dans l’examen.

Les critiques constructives peuvent permettre aux employés de savoir clairement comment ils peuvent s’améliorer pour être encore plus efficaces.

9. Éviter les préjugés

Lorsqu’ils rédigent des évaluations, les managers doivent faire très attention à éviter les principaux préjugés.

Éviter :

• L’effet de halo (voir tout ce que fait un employé comme positif)
• L’effet de corne (voir tout ce que fait un employé comme négatif)
• Le biais du « juste comme moi » (évaluer quelqu’un positivement parce que vous le percevez comme similaire au manager).

10. Préparer la discussion

Au-delà de la rédaction d’une critique, les managers doivent prendre le temps de préparer la discussion.

Pensez-y :

• Comment allez-vous partager vos commentaires ?
• Quelles questions allez-vous poser à l’employé ?
• Comment allez-vous structurer la discussion ?

La discussion sur l’évaluation des performances est essentielle pour clarifier les attentes et façonner les performances futures.

Quel est l’avenir de la gestion des performances ?

Les évaluations de performance ont une longue histoire au sein des organisations et continueront d’évoluer à l’avenir.

Il y a quatre grandes tendances à observer au fur et à mesure de l’évolution des évaluations de performance :

1. Utilisation d’un logiciel de gestion des performances
2. Fréquence
3. Orientation future
4. Faut-il faire des évaluations de performance ?

Examinons de plus près chaque tendance.

1. Logiciel de gestion des performances

La plupart des organisations ne s’appuient plus sur des versions papier des évaluations. Des systèmes logiciels de gestion des performances sont désormais disponibles pour rationaliser le processus d’évaluation.

Les logiciels d’évaluation des performances aident à :

• Guidez le processus
• Aidez le manager à documenter les commentaires utiles
• Encouragez le responsable et l’employé à suivre toutes les étapes du processus.

Ces outils encouragent la collaboration et la transparence dans le processus d’évaluation des performances. À l’avenir, de plus en plus d’organisations utiliseront ce type de logiciel pour leurs évaluations de performance.

2. Fréquence

De nombreuses organisations repensent la fréquence à laquelle les examens ont lieu.

Nous savons depuis longtemps qu’un feedback fréquent est plus efficace et permet d’orienter les performances des employés. Des conversations permanentes permettent de s’assurer que les employés comprennent ce qu’ils doivent faire pour s’améliorer avant que trop de temps ne se soit écoulé.

Le modèle traditionnel de feedback annuel est trop peu fréquent. De nombreuses organisations sont passées à des évaluations hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles.

Mais les entreprises devront trouver un équilibre entre le besoin de feedback des employés et la nécessité de ne pas créer trop de travail pour les managers.

3. Orientation future

De nombreuses entreprises envisagent de rendre leur processus d’évaluation des performances plus axé sur l’avenir. Cela contraste avec les évaluations traditionnelles qui se concentrent sur les performances passées.

Dans une enquête de Deloitte, plus de 58 % des cadres ont déclaré que leur système d’évaluation des performances ne donnait pas les résultats escomptés parce qu’il était trop axé sur le comportement passé.

Ils ont constaté que leur processus traditionnel d’évaluation des performances ne répondait plus à leurs besoins. Le fait de fixer des objectifs et de recevoir un retour d’information annuel ne leur donnait pas l’agilité nécessaire pour relever les nouveaux défis.

Deloitte a donc orienté ses évaluations de rendement vers l’avenir plutôt que vers le passé.

Ils examinent la façon dont l’employé prévoit de travailler et les comportements qu’ils s’attendent à voir. De nombreuses organisations suivent cet exemple en remaniant leurs processus d’évaluation des performances.

4. Faut-il ou non procéder à des évaluations des performances des employés ?

Les employés aiment la prévisibilité de savoir quand ils recevront un feedback. Cependant, les évaluations de performance ont été critiquées au cours de la dernière décennie pour les nombreuses raisons évoquées ici.

C’est pourquoi certaines organisations ont expérimenté l’élimination pure et simple des évaluations de performance formelles. Elles les remplacent par des conversations plus informelles sur les performances.

Pour certaines cultures organisationnelles, l’élimination des évaluations de performance s’est bien passée.

Les managers ont pris l’initiative d’offrir un retour d’information plus continu, et ils ont renoncé aux formalités du processus.

D’autres entreprises ont supprimé les évaluations, mais ont constaté que les employés ne recevaient plus de commentaires.

Les managers doivent continuer à trouver des moyens d’aider les employés à comprendre ce que l’on attend d’eux. Pour cela, ils doivent s’assurer qu’ils reçoivent un retour d’information sur leurs performances.

Cela peut se faire dans le cadre d’un processus traditionnel d’évaluation des performances ou d’un processus complètement différent.

Le temps nous dira si davantage d’organisations élimineront les évaluations de performance ou trouveront simplement des moyens de les rendre plus pertinentes.

L’évaluation des performances au travail évolue

L’objectif est que l’évaluation des performances soit précise, opportune et axée sur l’avenir.

Plutôt que de passer trop de temps sur le passé, les évaluations de performance efficaces se concentrent sur les actions futures de l’employé.

Les meilleurs managers fixent les attentes, revoient les priorités, donnent un feedback et fournissent des conseils en cours de route. Quel que soit le processus d’évaluation des performances suivi par une entreprise, les managers doivent être habilités et formés correctement.

L’avenir de la gestion des performances favorise la rapidité, l’agilité et l’apprentissage permanent. C’est bon pour l’employé et bon pour l’entreprise.

Si vous avez besoin d’aide pour adapter votre processus d’évaluation des performances, découvrez comment les coachs experts de RecrutementPro peuvent vous aider.